计算机信息技术在档案管理工作中的应用

张毅

摘  要：档案对一个企业、单位或者国家的持续发展具有指导作用，提升档案管理质量必须顺应我国信息技术发展的实际情况，真正把计算机信息技术融入到档案管理工作实际环节，构建新型、信息化的新时期档案管理体系有利于加快社会的发展历程。本文以档案管理工作为载体，就如何应用计算机技术提出合理化建议。

关键词：计算机  信息技术  档案管理  工作

分类号：G270.7

档案管理工作具数据量大、内容丰富和繁琐的基本特征，长期以来受制于传统低效档案管理模式耗费了大量的人力和物理实际的工作质量难以言述，伴随着我国步入大数据和互联网“+”时代计算机技术的应用范围不断拓展，巧妙设计引入档案管理工作中实现了提升市档案馆整体工作效率的目标。经济水平的发展和信息化建设的加快使得我国各行各业迎来了良好的发展机遇，科学技术和现代化的设备逐步进入我们日常的学习和生活之中发挥了不可替代的重要作用，在市档案馆档案管理工作中结合实际情况针对性的引入计算机技术实现了数据的精确记录，很大程度上推动我国档案管理工作效率和质量的全面提升。因此，面对复杂多样繁琐的市档案馆的工作需要领导和相关工作人员革新理念，充分应用计算机信息技术的优势来提高工作效率，确保档案管理工作条理清晰、系统高效和科学完善。

一、档案管理工作中计算机信息技术的应用价值

在信息技术快速发展的今天，档案管理的信息量不断增加，相应的管理要求也不斷提升，传统以人为主的管理模式逐渐无法满足当下档案管理新要求。传统以人为主的管理模式的效率低下，且会浪费大量人力、物力与财力。通过在档案管理工作中创新融入计算机信息技术，可以推动档案管理的智能化与自动化建设进程，主要价值表现如下：一是可以便捷、高效地收集档案信息与资料。基于大数据技术可以高效地采集档案资料，不仅可以减少使用纸质档案资料，节约相关资料收集时间，同时可以将档案资料存储于U盘、硬盘等存储介质中，有效简化了资料收集流程，资料收集效率大大提升。二是可以便捷地保存档案资料。档案资料借助数字化处理之后可以便捷地存储于各种存储介质当中进行保存，并且可以做好备份工作，有利于避免这些资料丢失。特别是即便档案资料出现丢失或受损等问题，都可以借助备份数据库来进行快速恢复，保证最大程度提升档案资料的可靠性。三是可以高效地查询及检索档案资料。基于自动化的档案管理系统，只需要在搜索框中添加检索档案资料的条件即可快速明确所需的全部档案资料，同时可以便捷地、及时地更新相关档案资料，这是以往人工管理模式所无法胜任的。

二、档案管理工作中计算机信息技术的应用策略

2.1 更新档案管理指导理念，发挥计算机信息技术优势

现阶段无论是我国的企事业单位还是市档案馆在档案管理工作过程中存在诸多问题，面对复杂的信息资源如果无法找到合适的管理方式会造成混乱和效率低下的状况，逐步改变档案管理工作理念为引入计算机信息技术创设了良好的条件。市档案馆负责人需要深刻认识到档案管理的专业化、信息化和体系化基本特征，找到影响档案管理效率的根本原因突出思想的束缚，找到合适的切入点引进先进的科学技术和设备使得信息技术在档案管理全过程中发挥实际的作用。市档案馆的工作主体是基于网络体系的档案资源，针对档案收集记录、查阅修订和其他服务工作建立健全规章制度，使得档案信息具有高度的可靠性和准确性。

计算机信息技术应用于市档案馆的工作中是社会发展的必然趋势，作为先进的技术工具计算机在操作快捷、信息丰富和应用范围广的方面具有明显的优势，符合现代化档案管理工作的真正需求从根本上提升了档案管理工作的质量和效率。应用计算机信息技术来管理档案保证档案信息的齐全性和实效性，以网络信息传输为载体实现了信息资源共享突破了时间和空间的限制条件，逐步规范档案管理需要引入最先进的信息技术更新软件设备，保证档案信息在安全、可靠和准确的情况下发挥其根本性作用。信息技术记录的市数字化或者电子版的档案资源，集中计算机技术、网络技术、虚拟技术和转化技术实现了档案的储存和传输，通过计算机进行全程操控真正把传统档案管理模式的缺陷克服在源头。

2.2 切实创新档案管理形式，基于计算机完善档案数据

计算机信息技术凭借本身的操作快捷、功能强大和资源丰富基本特征与档案管理工作高度契合，特别是在我国科技水平日益提高的背景下档案效率的地位水涨船高，为经济水平提升和社会的快速发展提供了很大助力。计算机信息技术在档案管理中应用范围十分广泛，包括计算机档案信息检索系统、计算机档案管理系统和计算机网络数据库等等，创新和优化信息技术在档案管理工作中的应用模式可以满足不同对象的基本要求，探索功能强大、数据库完整和查找便利的计算机应用途径真正提升了档案管理质量。建设电子档案库是当前应用信息技术的主要内容，电子档案作为特殊形式可以将往来各类文档进行处理、归档或者检索，使得工作人员可以随时调用使得工作效率全面提升。

创新档案管理形式是应用计算机信息技术的核心要素，构建全新的计算机信息检索系统把信息处理和数据传输的功能最大化，围绕信息处理、存取或者调用的不同环节设计适应现代化档案管理的要求，开发和二次利用档案信息对于我国未来的发展起到了重要作用。计算机文档管理系统作为市档案馆常用的软件具备文档安全储存、文件加密、版本追踪的强大功能，实现了市档案馆内部的信息共享和协调工作，结合档案管理存在的问题为工作人员提供了更大的便利。

2.3 加强工作人员培训指导，提高计算机档案工作效率

影响市档案馆工作效率的最主要因素是人，从领导层面而言政策制定、统筹引导起着导向性的作用，从基层工作人员来讲工作效率的高低与计算机信息技术应用紧密相关，充分发挥以人为本的理念目的在于提高员工的自身能力和素养顺应我国信息化建设的发展趋势。市档案馆要想加强档案管理需要加强对工作人员计算机操作技术的培训，定期让他们参与专业性和技能性强的培训活动有利于提升专业素质，只有广泛实践和综合应用方可以发现计算机技术在档案管理工作中应用的优势和不足，从而做到扬长避短提升档案信息资源的安全性和保存性。特别是针对那些现有年龄偏大的档案管理人员，要将他们作为档案管理培训的重点对象，因为他们本身的年龄偏大，在认识及接受这些信息化档案管理方面知识与技术方面较年轻人更缓慢，学习效率也比较低，所以可以结合现有档案管理队伍中的人员构成情况等，科学地制定信息化档案管理方案，力求最大程度提高档案管理队伍的信息化管理素质。

2.3 构建档案线上共享平台，完善信息化档案管理机制

在推进信息化档案管理建设进程期间，为了进一步发挥信息化档案管理在提高当纳管理质量与效率方面的积极作用，还要注意加快购机及应用档案资料线上共享平台，持续改进及完善信息化档案管理机制，保证可以以此来有效提升档案管理质量与效率。比如，可以创新应用云技术来构建多终端平台的档案资料共享平台，以此可以将智能手机、电脑等众多终端联系起来，这样可以更加方便不同档案管理终端更加便捷、高效地查询及处理相关档案资料，同时也有利于借助档案资料的共享来推进档案资料的规范化、统一化管理进程，最大程度推进档案资料管理的标准化進程。

在构建信息化档案共享平台基础上，还要注意持续改进及完善信息化档案管理机制，保证可以持续规范及约束档案管理人员的行为。首先要在档案管理中创新运用大数据、互联网等一些先进的信息化技术，之后紧密联系档案管理工作的实际情况与需求等来科学出台一些档案管理方面的标准化使用规范，以及强化档案管理工作的监督机制，保证档案管理主体可以依据这些标准规则及工作制度开展各项工作。此外，要注意建设信息化档案管理安全防护制度，保证可以为档案管理工作创设一个安全的氛围，如要注意做好档案信息的安全防护，避免其被黑客或病毒等攻击，同时要注意定期杀毒以及升级病毒库，配合防火墙和杀毒软件等有效应用来全面确保整体档案资料的安全性。这样就可以保证最大程度发挥数字化档案工作模式在提升档案管理水平方面的积极作用。

总之，信息化社会利用计算机技术进行档案管理已经成为不可或缺的重要组成部分，逐步把档案管理的重点从传统的纸质载体转移到各类电子文件，迎接信息时代的档案管理工作挑选必须从提升工作人员的信息素养做起来寻找突破口。工作人员也需要不断学习适应社会的主流发展趋势，与时俱进接受先进的理念提升自己的计算机操作技能，更新档案管理理念增强自身素质可以有效提升档案管理效率。设置监督管理人员目的在于规范工作人员的操作流程，做好信息处理和备份做到了档案信息的划分和整理，构建了全面、丰富和内容详实的档案体系。

总而言之，在我国的市档案馆档案管理全过程中合理应用计算机信息技术可以取得至关重要的作用，一方面扩展档案资源内容、构建完备的体系实现了信息的共享，另一方面从实际出发转变档案管理理念提升计算机应用水平为我国的档案管理探索了道路。

参考文献

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1866501186348