档案管理现代化存在的问题及对策

尚明毅

摘  要：现代化档案管理工作可以在档案管理过程中发挥其智能、高效和科技的优势，有助于档案管理节省大量的人力、物力和财力成本，使得档案管理在形成、管理、存储、利用、分享等方面都能产生翻天覆地的变化，将极大地提高档案管理的效率。鉴于此，文章从档案管理现代化入手，首先分析了当前档案管理工作存在的问题，然后提出了具体的解决对策，以供参考。

关键词：电子信息技术;档案管理;应用研究

分类号：G271

一、档案管理现代化存在的问题分析

先进的档案现代化管理理念是做好档案现代化管理工作重要的前提和基础，如果管理理念落后，即使使用先进的设备、合理的技术、聘请专业化水平高的人才，也很实现档案现代化的管理。在档案管理工作中，缺乏科学的管理理念主要表现在领导不重视管理理念的构建，相关工作人员对管理理念的认识不足等等。如果领导不重视，就会投入少量的财力、人力、物力到档案管理工作中，进而出现人员不足，设备过于陈旧等先现象，面对档案管理中阻碍现代化进程的新问题和新情况，相关部门和人员不能够深入的分析和研究，导致问题的危害不断加大，没有及时制定应对的措施。目前，我国很多档案管理人员对于档案现代管理的认识仅仅停留在表面上，他们的管理理念滞后，缺乏工作的主动性和积极性，他们认为档案不丢失、不损坏，就已经完成了工作任务。如果档案管理人员不对档案进行科学的、合理的、系统的归置，那么，即使使用了先进的计算技术进行管理，也不能将海量的档案信息科学分类，有效率的归置，在一定程度上增加了档案管理工作的失误率，阻碍档案管理工作的现代化进程。

二、档案管理现代化建设措施研究

1.树立现代化建设的思想理念

为了做好档案管理工作的现代化建设，首先，领导干部和档案管理工作人员要树立现代化建设的思想理念，了解市场发展环境，加大人力、物力和財力的投入、紧跟时代的步伐、重视创新工作。不断更新和引进先进的管理技术设备，为档案管理工作现代建设提供硬件支撑;重视管理模式的改革和创新，努力研究和制定符合自身发展，满足现代化管理需求的工作制度;合理配置和调整档案管理工作人员，适应新形势下工作的需要。除此之外，档案管理人员应该树立管理创新和依靠科技进步的现代化的思想理念，增强档案管理意识，积极改变落后的、保守的、仅仅重视经济效益的工作理念，从原有的被动档案管理逐渐转变为主动档案管理，从原有的原地踏步逐渐转变为积极创新，为档案管理现代化建设提供动力，促进档案管理现代化稳步发展、有计划的进行。

2.加强档案管理队伍的建设

为了保证档案管理工作的顺利开展，相关部门和领导人员必须重视档案管理人员业务能力和写综合素养的培养，做好现代化管理队伍建设工作，有效调整和整合档案管理人才，充分发挥人才优势，加快档案现代化建设的进程。首先，相关部门要重视档案管理人员基本素养和工作能力的培养，培养他们乐于奉献、爱岗敬业的精神，引导他们端正工作态度，认真学习和充分掌握档案管理的基础知识和专业知识，进而有效的提升档案管理工作的质量和效率。其次，相关部门要加强对档案管理人员计算机技术的培训，使用完善的奖罚制度，调动其学习信息化计算机操作和网络技术应用等知识的主动性和积极性，进而提升档案管理人员的综合素养，建设一支高素质的人才队伍。

3.提升档案管理信息化程度

3.1构建规范化的管理制度

（1）档案管理标准的统一化。要想真正实现档案信息化管理，必须要制定一套标准化管理模式，其中需要包含档案统计标准、整理标准、提供服务标准以及不同类型的信息化建设技术标准。通过构建统一的标准，实现档案管理工作的规范化管理，确保整个档案信息网络的畅通，最终完成档案信息管理工作的资源共享任务。（2）档案资源信。数字化建设是档案信息化建设工作的重点，也是当前档案管理信息化建设的首要任务。随着人们对档案信息的重视，许多国有企业档案信息化建设也会得到规范化发展。档案信息的数字化建设，可以促进档案信息资源服务工作效率的提升，并能为信息需求者提供更优质、精准的档案信息内容。

3.2提升档案信息化管理水平

伴随着大量计算机档案网络的建立，很多具有较高机密性的文件在网络上进行传输，选择电子档案文件的安全管理工作具有的重要性越来越明显。利用电子文件对档案信息进行管理，不仅能够将档案信息具有的作用和价值最大程度发挥出来，而且对档案信息的长久保存起到了积极作用。根据对加强电子文件管理力度展开的大量实践调查研究能够发现，想要有效实现这一目标，可以从以下几个方面入手：（1）建立具有较高管理能力的技术部门，对维护档案资源网络以及管理档案信息进行辅助与管理，从而使电子档案文件归档具有较高的专业化和制度化特点，使档案具有的管理能力进一步强化。（2）加强对电子文件相关处理工作的有效控制与管理，工作人员应该在对电子文件进行管理的过程中，对电子档案进行及时接收、处理、保存、更改格式的等工作，从而使电子文件管理工作具有较高有效性。（3）国有企业档案管理部门需要从各个角度入手，结合自身情况为档案信息安全建立具有较高预防功能的策略，从而将安全问题的发生从根源进行有效解决。还应该对档案系统进行加密保护，使信息化管理体系得到真正落实的同时，对相关技术进行逐步优化，不断将先进的管理理念结合其中，使相关工作人员的专业素养得到同步提升。

结束语

综上所述，档案资料记录了该单位各项工作及活动开展的情况，是人们了解历史客观情况最重要的证据，对该单位今后各项工作的开展具有指导价值，同时，还能促进该单位的健康、有序发展。因此，相关管理人员必须转变思想认识，改善工作中存在的不足，尽全力做好档案管理工作，提高日常工作效率，使档案资料真正发挥出应有的作用。

参考文献

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