浅析档案管理信息化在档案管理中的发展趋势

杨扬

[摘要]目前，互联网和电子计算机开始大范围的普及，信息时代开始到来。信息技术在不同行业中也都有了大范围的运用，这在某种程度上对人们的生活方式和观念有了较大的改变。信息技术在档案管理中的运用有效推动了档案管理信息化的发展。文章主要就档案管理的信息化进行了简单探讨，并就其未来的发展趋势进行分析，希望能够更好的推动档案管理工作的有序开展。

[关键词]档案管理;信息化;发展趋势

一、引言

档案一方面是重要的文化和知识资源，另一方面还是重要的信息资源。当前我国已进入信息技术时代，在很大程度上提高了信息资源的战略性地位，信息、材料和开始处于同等重要的地位，极大的推动着社会经济的发展进步，继而改变了人们收集、管理与利用档案信息的方式方法。新时期，传统的档案管理暴露出了许多不足与缺陷，档案管理信息化已是大势所趋。

二、档案管理信息化的发展趋势

档案管理的信息化，主要是指把现代化的信息技术融合到档案管理工作当中，更好地实现档案信息的存储、处理以及应用，并建立在互联网的基础之上，实现信息的共享。从目前的发展来看，档案管理的信息化已经开始得到了很多行业的重视，并将其作为一个重要目标来对待。从目前的发展来看，其具有着重要意义，但是过程中还是存在有局限性，但是从整体上来看，还是表现出了一个不断前进的发展态势。

1.加强档案信息化管理的重要性分析

当前我国已进入信息技术时代，建立在互联网基础之上的信息数量和种类都表现出了明显增加的。在这一社会背景之下，从事档案管理的工作人员担负着巨大的压力，所以，信息技术在档案管理中的应用就显得极为重要。一方面，这是信息化时代背景之下，档案管理的信息化是主流;另一方面则对档案管理工作提出了更高的标准。目前，人们工作、生活与学习的各个方面都渗透进了信息技术，与信息技术有关的各种丰富多样的活动也在有序进行着。在这一时代背景之下，档案管理工作需要和实际情况紧密的联系起来，因而在档案管理当中融入信息技术时一定要注意符合实际需要。传统模式下的档案管理十分缺乏主观能动性，在信息大爆炸时代，这一问题更为凸显。所以，加强信息化建设尤为迫切，如此方能有效推动档案管理的准确性与全面性。

2.档案信息化管理存在的不足

第一，具有一定的安全隐患，目前，互联网技术迅猛发展，安全问题也越发的不可小觑，且许多风险都十分隐蔽，黑客的攻击、病毒以及盗用账号等都会造成档案信息被遗失和破坏。但是从目前的发展来看，我国尚未建立起较为完善的相关法律体系，这给了不法分子可乘之机，其借助信息技术入侵到别人的档案管理系统中，对企业和机构造成较大的损失。第二，要想实现档案管理的信息化就要求管理人员所掌握的信息技术水平要达到一定程度，网络安全意识要强，这就对其综合素质提出了较高的要求，但是目前，很多管理人员因为受到了传统思想理念的限制，在操作计算机这块存在有较大的问题，不能有效提升档案管理的信息化水平。第三，目前我国还没有针对互联网来建立起完善的档案管理监督机制，部分缺乏职业道德素质的工作人员为自身利益而做出违规违法之事，会造成一定的经济以及社会损失。

三、档案管理未来的发展趋势

目前，在各行各业的现代化发展过程当中都不可避免的应用到了一个重要手段，即信息化发展。社会的经济文化与政治、科技都与档案管理工作密切相关。从最近几年的发展情况上来看，档案管理的信息化进程已大致确定了下来，管理体系也在发展的过程中不断的完善，取得了突出成效。所以，后续还是应该以信息化作为研究的对象，就档案管理信息化未来的发展趋势进行系统性地研究。

1.不断健全网络安全管理机制

从某个层面上来分析，档案管理工作屬于社会性的问题，如果过程中出现安全问题，造成安全风险，会导致比较严重的社会损失，需要关注管理的安全性。信息时代下，现代互联网技术与安全管理需要密切相关，因此需要我们要做好计算机安全防护系统的优化升级工作，减少外部力量对信息系统的入侵，避免信息出现外泄的情况，保障档案信息的安全。

2.强化档案管理人员的整体素质

目前，在信息技术水平方面，我国档案管理人员还有待提高，整体水平偏低，而随着档案管理信息化进程的加快，这些不足也越来越明显，由此可见，档案管理人员的技术培训工作在接下来较长一段时期里都将是各企业单位的重要工作内容之一，要将其作为提升管理素质的重要手段，如此方能有效提高我国档案管理的信息化水平。然后，企业和单位还应当积极引进信息技术水平比较高的综合性档案管理人才，希望能够实现档案管理人才结构的优化升级;再次，信息技术在档案管理中的运用，这会改变传统档案管理人员的管理职责与责任，会对社会经济、文化和科技的发展起到重要的推动作用，调查了解得知，在这几年的档案管理人员当中有越来越多的信息化人才，这点需要相关部门加以重视，要积极的做好人才的培养。

3.建立健全管理制度

近些年来，现代档案管理信息化发展是大势所趋，新环境与新的管理理念下要求传统的档案管理制度必须要革新。所以，各企业单位应当结合自身实际情况来优化调整其档案管理制度。第一，网络的档案管理监督机制需要尽快建设和完善起来，这样才能将管理人员的主动性、积极性以及责任心最大限度的激发出来;第二，网络安全管理机制须确定下来，互联网内部安全管理的补充工作也要得到高度重视，为档案管理的安全性提供根本保障;第三，管理与参考价值会伴随着管理人员其职能的变化而得以更加凸显。

四、结束语

由此可见，当前在人们工作、学习与生活的各个领域都渗透了信息技术，信息化的时代开始到来，在这一时代背景之下，档案管理的信息化是大势所趋，需要相关部门加以重视，共同推进档案管理工作的有序进行。

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