“智能+”时代档案管理方法创新探讨

李岩

摘 要：为了能够有效提升档案管理质量，本文对“智能+”时代档案管理方法创新进行研究，首先阐述了“智能+”时代档案管理方法创新意义，然后提出了明确自身需求，提升档案智能化管理意识、突破技术瓶颈，促进创新智能化应用场景这两个创新策略，希望可以提供给相关人员参考。

关键词：“智能+”时代;档案管理;管理方法创新

分类号：G271

引言

最近几年，随着我国信息技术不断发展，“智能+”时代到来了。在“智能+”时代背景下，给档案管理带来了较大的挑战和契机。传统的档案管理模式，已经无法满足新时代需求，这就需要对档案管理方法进行创新。基于“智能+”时代，在档案管理中利用数字技术，不仅可以有效提升档案管理的智能化水平，还可以有效缓解档案管理人员的工作压力，提升档案管理工作效率和质量。因此，在实际工作中，档案管理工作人员需要结合实际情况，基于“智能+”时代特点，通过多样化的手段，对档案管理方法进行创新，进而充分发挥出数字技术的作用和价值，从根本上提升档案管理效果。

一、“智能+”时代档案管理方法创新意义

1.管理业务需要

在“智能+”时代背景下，档案资源逐渐趋向电子化、数据化，且类型多样、增长迅速，这给档案管理工作带来了较大的挑战[1]。在该情况下，怎样收集大量档案、怎样有效鉴定、怎样检索半结构化和非结构化文档、怎样管理数据档案，已经成为了当下档案管理人员思考的重点问题。最近几年，虽然在档案管理中利用了很多技术，但是档案管理工作仍然在很大程度上依靠人力，难以顺应时代发展需求，急需利用新思路和新模式进行创新。“智能+”时代，重复的、程式化的、仅仅凭借记忆和练习便可以掌握的技能，是没有价值的，大部分都可以由机器来完成。在档案管理工作中，这样的业务大量存在，只有对人工智能进行更好的学习、融合、应用，才可以有效提升档案管理工作质量，促使档案管理工作进一步发展。

二、“智能+”时代档案管理方法创新策略

1.明确自身需求，提升档案智能化管理意识

在档案管理工作中应用数字技术，可以有效解放档案管理人员，保证管理效率;并且通过挖掘和重组档案数据，能够及时产生对用户有价值的知识与信息，提供给用户良好的参考咨询服务。因此，在实际工作中，档案管理人员需要打破传统档案管理思维的束缚，意识到智能化档案管理的重要意义，在注重专业技能的同时，对前沿技术的理论和实践经验进行学习，对档案滚利工作中的难点、痛点进行及时发现与总结，深入分析哪些业务可以对相关数字技术进行引入，有效提升管理效率[3]。此外，档案管理人员需要对研究领域进行拓展，更多的关注档案智能管理方面，在收集、整理、保管、利用档案中，注重对数字技术的应用研究。例如，以人工智能知識库系统为基础，智能检索档案;以协同过滤技术为基础，个性化推荐档案信息;以档案数字资源为基础，智能管理和挖掘分析等等。档案管理人员可以和业界进行深度合作，通过互相促进，有效促进档案智能化管理发展。

2.突破技术瓶颈，促进创新智能化应用场景

在“智能+”时代下，在档案管理工作中，怎样利用数字技术智能管理、数据挖掘、提供利用档案数据，是当下档案管理人员思考的重要问题。首先，档案管理人员需要结合当下各个业务环节中的难点，对档案智能化应用场景进行不断拓展。例如，在档案价值鉴定环节中，可以利用专家系统、自然语言处理等技术，结合档案数字化全文中提名关键词、文号、责任者、时间等关键要素，对智能化软件进行研发，对文件判断是否归档、划分保管期限等工序进行自动实现;在档案整理环节，可以通过智能化软件，对全文中关键词进行提取，并把其作为档案必要著录项目，自动进行文件级著录;在档案提供利用环节，可以通过自然语言处理、大数据等技术，自动关联和聚类当心信息内容，且利用三维可视化、虚拟现实等技术，多维度展示档案信息资源[4]。其次，因为智能机器人和人们相比，情绪态度较为稳定，不需要休息，可以准确快速的对用户问题进行解答，所以在档案管理工作中可以灵活利用智能机器人提供给用户一般性咨询服务、陈列解说、展览等服务。并且，在统计环节中，档案管理人员也可以通过智能化软件，对各类工作数据进行提取，进而自动形成各类档案管理统计报表。在档案数字化加工环节中，档案管理人员可以利用智能化技术，实现自动处理图像、分件、自动检测纠错，还可以通过网络空闲时间进行自动挂接。此外，档案管理人员还可以利用语言识别、机器视觉等技术，保证档案智能化安全保管。现阶段，库房安全是较为常见的一种应用场景，例如，人脸识别、虹膜识别、指纹识别、语音识别等职能识别技术，在这样的安防系统下，可以有效通过传感器进行智能监控库房环境，有效保证档案安全。

三、结束语

总而言之，在“智能+”时代下，档案管理方法创新是非常重要的，不仅可以有效提升档案管理效率和质量，还可以促进档案管理进一步改革发展。目前，由于受到多种因素影响，档案管理还存在一些问题，没有充分结合时代特点开展工作，严重影响到了管理效果。因此，在实际工作中，档案管理人员需要意识到“智能+”时代下档案管理方法创新的重要性，并结合实际情况和“智能+”时代的特点，通过科学合理的手段，不断优化和创新档案管理方法，进而有效提升工作效率和准确性。

参考文献：

[1]史江，罗紫菡.“智能+”时代档案管理方法创新探讨[J].档案学研究，2021（02）：54-59.

[2]薛圆圆.人工智能时代档案管理创新路径研究[J].兰台世界，2021（01）：84-86.

[3]宋朝霞.人工智能时代档案管理革新路径分析[J].参花（下），2020（12）：41-42.

[4]周枫，吕东伟.基于“智能+”档案管理初探[J].北京档案，2019（09）：39-41.

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