数字管理平台下的现代档案管理体系发展趋势

李梅

摘要：社会经济不断发展，科学技术水平不断提升，计算机技术的出现与发展对社会生产生活具有重要作用，将计算机技术应用到各个行业发展中，对行业进步与发展起着推动作用。档案管理部门在计算机应用过程中，加快了现代化管理步伐，将数字化管理平台作为基础，构建科学化以及完善化的现代化档案管理体系，对档案管理工作的更新换代具有重要作用。本文通过对数字管理平台下的现代档案管理体系建设进行分析，为档案管理体系建设提出参考意见，促进档案管理体系的现代化进步。

关键词：数字管理;现代;档案管理;体系

中图分类号：G270.7

以往的档案管理工作开展主要是将人力输出作为主要方式，工作效率不高，经常出现事物现象，难以满足现阶段发展的档案系统需求。技术水平不断提升，信息网络化以及自动化技术建设开展，档案管理模式的有效创新和优化是目前十分重要的工作。基于技术优势，逐渐建立数字化管理平台，促进档案管理工作效率提升。在数字管理平台基础上，现代化档案管理体系不断完善，管理体系趋于系统化以及科学化，不断冲击传统化的档案管理，纸质档案管理形式在未来发展将会被完全取代。

一、现代档案管理體系特性概述

现代化档案管理体系是在传统化档案管理体系上发展而来的，实现档案记录、管理以及信息手术的技术处理。相比于以往的档案管理体系，现代化档案管理结合先进化的信息网络技术，可以将传统化的纸质文件转化为数字化信息。比较常见的有电子文档，利用计算机技术可以储存以及管理电子文档，各个区域的企业可以有效查阅，档案信息的共享性质凸显。在现代化档案管理体系中，需要将网络平台作为基础，在这一基础上，相关企业可以获得比较完整的档案管理服务，提高企业员工档案查阅的便利性，增加档案管理系统的使用效率。传统化的档案管理，需要利用人工方式记录以及保存纸质文件，占用的空间较大，同时存在地域限制性，在档案保存过程中，经常出现缺失的情况。现代化档案管理需要网络平台的有效支持，在查阅过程中较为方便，现代化档案管理工作仅需要计算机，空间、人力成本有效降低，提高档案存储的安全性，防止档案由于自然灾害或者是人为破坏等情况出现档案缺失，档案管理的安全性以及有序性有效提升[1]。

二、现代化档案管理体系的完善措施概述

现代化档案管理体系完善的措施手段为硬件配备以及软件优化，档案管理在数字平台基础上需要管理人员将纸质文件的内容经过键盘输入转化为电子文件形式，使用这一方式的弊端是纸质文件上具备的图章或者是印鉴难以使用键盘录入的方式记录到计算机系统中，人力资源也存在较大浪费，工作效率难以提升，降低工作质量。结合这一问题，现代化档案管理过程需要为工作人员配备电子扫描仪等相应设施，可以有效提高工作的工作效率以及工作水平，纸质文件中的图案也可以通过扫描的方式保存。计算机在使用过程中存在较多的硬盘分区，在没有录入计算机中数字化档案有效整理情况下，档案的查阅以及使用会受到影响。基于这一问题，需要优化处理计算机软件，提高档案使用有效性，同时可以使用专门的计算机软件，提高档案管理的现代化，保证档案资料的快速检索，实现资源共享以及整合，提高信息安全使用优势和价值，软件使用优势对现代化档案管理具有重要意义，不断完善现代化档案管理体系需要实现硬件设备以及先进软件之间的有效配合[2]。

三、现代化档案管理未来发展趋势分析

1.档案管理手段先进化进步

近些年，信息网络化发展不断迅速，档案管理工作实现更新和进步，社会生产发展不断更新，为适应社会快速发展性，使用的档案管理方法逐渐取代传统化档案管理模式，新型化的档案管理措施，在管理理念以及管理方法上均存在较大突破，伴随新型化档案管理模式的有效应用，档案管理模式实现全面化更新。在数字化档案管理体系运行过程中，档案管理工作更加简便，管理工作人员在实际工作过程中需要利用自身网络信息知识，致力于管理效率以及管理质量提升。新型化的档案管理体系需要不断优化以及完善档案管理环节，比如档案统计环节、检索以及采集环节，实现档案管理工作的自动化发展，档案管理工作业务开展可以使用信息化技术实现有效连接。数字化档案管理工作具备云端推送功能，促进数字档案共享更加全面化，先进化的档案管理有利于数字信息化网络的有效建设[3]。

2.档案管理制度趋于规范化

构建档案管理体系需要融合档案基础设施建设以及档案管理组织结构等，具备整体性以及系统性，在之后的发展过程中，需要档案管理制度愈发规范，在档案管理工作中占据核心作用。档案管理制度的规范性以及完整性，需要为档案管理工作提供更加可靠的业务支撑，分析我国现阶段的档案管理制度，存在一定为题，在数字管理平台建设背景下，不断规范以及调整档案管理制度，实现更深层次的研究，满足数字信息的发展需求。

3.档案管理措施突破局限性

数字信息化网络逐渐发展，在不同行业中均有一定应用，伴随社会发展，档案管理中不断更新管理理念，在数字网络不断创新情况下，档案管理软件也需要全面化更新，促进管理类型的多样化，增加管理数量，促进档案管理方法的多样性发展[4]。

四、结语：

档案管理工作不断改革优化过程中，传统化的管理方式转化为数字化管理过程，档案管理水平也实现了较大提高，在实际工作中，需要相关部门共同努力，实施完善的管理制度，利用先进化的管理手段，促进档案管理工作顺利开展。

参考文献：

[1]代林序， 陈怡， 杨梓钒，等. 数字转型背景下档案工作发展趋势与对策研究——基于澳，美，加，英的战略规划解析[J]. 档案与建设， 2019， No.365（05）：31+40-44.

[2]黄建军. 论城市图书馆的档案管理数字化建设[J]. 山西财经大学学报， 2019（A01）：32-34.

[3]王兰成. 新媒体环境下数字档案管理新技术发展与应用[J]. 中国档案， 2017， 000（001）：64-66.

[4]刘霞， 闫温馨， 刘珏. 基于政策工具的我国公共卫生应急管理体系建设政策文本量化分析研究[J]. 中国公共卫生， 2021， 37（5）：853-859.

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