专利行政执法案件文书及其档案管理探讨
2021-03-16杨芮
杨芮
摘要:在新形势下,行政执法案件文书及档案管理是一项重要责任。对专利行政执法案件文书及档案管理发展怎样能更加进步,着眼全局从分析文书及档案管理进行入手,通过探讨研究,加强行政执法案件文书及档案管理的规范化、其管理发展的必然趋势也是规范化。为了创新社会发展进步中的行政执法案件文书及档案管理工作,其责任是要创新机制外,做好文书及档案工作是主要途径,也是顺利开展文书及档案管理工作的重要手段。
关键词:专利行政执法;案件文书;档案管理;研究
一、专利行政执法案件文书及档案管理的组成
1.专利执法案件材料收集
档案管理人员,也就是文员可以将案件材料同时归档,谁立案、谁承办、案件办结。案件结案后15日内,承办人员应当认真核对案件当中的材料收集是否都齐全,一旦发现文件、资料不齐全的,要进行及时的补齐工作,将与案件无关的材料移开,然后重新进行整理。对已备案的专利行政执法案件文书、资料一般都是保存一份,当然如果经领导批准的除外,重复的文件材料可以删除。对于专利执法案件文书中多余的撤销案件通知书、处理书、调解书等都要一式三份,然后装订成册,以备后续方便查找[1]。
2.专利执法案件的文书和整理
第一,制作执法文书时应使用A4纸,双面进行打印使用,每一页的顶部应该有二十五毫米的缝隙,左边也留有二十五毫米的缝隙,右边也留有二十五毫米的缝隙,从页面底边到页面边缘的底部也要留有差不多二十毫米的缝隙。文本应该从左到右水平书写,每页要限制到25行左右。标题文本为黑色宋体2号,文本中为黑色仿宋体3号,采用单行间距,然后用阿拉伯数字按顺序来写页码,页码应放在每页下页边距边缘的上面,并应左右居中。在文件中要留出管理专利的印章位置。第二,保证了专利执法案件的立案原则是真实可靠的,对所收集的内容主要是执法过程中产生的原文件,对每一案件都要建立一个独立的档案。此外,专利行政执法案件的立案形式是,所收集的执法案件资料必须要完整、正确、相互关联,全面地对专利行政执法的全过程进行反映。专利执法案件的材料同樣也必须是A4大小的纸张,或裁剪成A4的大小,文本应是在电脑上打字,打印,用签字笔签名,笔迹整洁,签字程序完整。打印出来的样式要明确,并粘贴在A4纸上。专利行政执法案件的文书及档案管理包括了档案文件夹、档案封面、文件内容、档案文件夹中的各式各样的文件等。
3.专利执法档案的移交
在立案之日至半年之内要把案件交给档案管理员中。专利行政执法文书要按照一案一号的原则,分卷进行保存。从立案到结案中形成的法律文书、函电等,应当使用立案时设定的案件号。案件移交前,案件档案管理人员应当逐一的清点案卷,进行检查案卷的质量问题,对不符合要求的案卷,要及时的采取补救措施。档案管理人员在移交档案中,经查验符合其要求后,双方在移交档案清单上进行签字[2]。
二、专利行政执法案件文书及档案的管理要求分析
1.专利执法案件的报送
案件材料系统整理后,应逐页排号,在管理部门中,需要有对工作感兴趣的工作人员,然后再成立,认真、有效的专利执法档案资料报送制度,明确责任人和联络之间的关系,责任人应当负责核实执法资料的准确和真实性,联络人主要负责资料的收集和报送,对案件资料中报送的质量等进行一系列的工作,国家知识产权在专利执法案件中的资料情况,都会进行全面的核查,对报送和工作情况作出评价,专利行政部门工作绩效部门是整个成绩的主要指标,专利部门在报送纠纷案和假冒伪劣案中,也要同时报送有关的立案、备案或者结案表等。
文件提交主要包括了下列内容:受理单位的名称、申请日期、涉及案件的专利号、涉及案件专利的名称、涉案的当事人、以及案件的请款简单说明以及办案工作方案或者工作总结等。还应提交调解书、处理书等相关的复印件材料等。市专利行政部门应当在每月15日前把上月专利执法情况报告给本省的专利行政部门。然后再由专利行政部门在每月的20日前把区域内上月的专利数据进行核对,再报送国家产权局。对比较大的案件来说,要按照相应的管理办法来进行执行,专利行政执法资料包括纸质和电子文件各一份。论文采用邮件方式上报,并通过电子文档方式发送至国家知识产权局的电子邮件内,国家知识产权局接收之后,然后每月进行公布一次全国各省的专利执法数据的情况。
2.专利执法案件的备案管理
专利执法案件报告的提交,必须要做到真实、高效的原则。在专利执法案件,要从结案七天之内向国家知识产权局实行报备工作,或者在办理过程中进行报告。对于影响到国家经济安全以及人身安全的重要的专利案件时候,办案机关应当自立案日起一周之内向国家知识产权局报告并承办。还应当同时向省专利行政部门进行报告。专利执法部门在执法的过程中,如果当事人对执法管理部门中的抉择不认可的时候,就要向当地的法院进行提出诉讼,或者对专利管理工作部门进行申请人民法院强制执行工作。管理专利部门要对国家知识产权局提出诉讼报告,或者是由法律来进行实施工作。国家知识产权局负责接受具体的报告,和相应的管理协调。国家专利行政要从收入办案报告材料七天之内,进行编号备案,填写备案的通知书,并通知办案机关以及专利行政部门进行查看案件的资料,从而进行了解备案的情况[3]。
三、结语
总而言之,为提高专利执法案件文书及档案的管理工作,就要依法进行管理的水平,进一步的规范执法人员的执法工作,完善执法为民工作和执法人员在执法中行为。所以,要加强行政执法人员案件的管理,从而进一步的完善行政执法案件文书及档案管理工作,这也是尤为重要的工作之一。
参考文献:
[1]胡德重.行政执法案卷评查制度研究: [硕士学位论文].安徽:安徽大学, 2018.
[2]黄慧秀.规范档案行政执法案卷的思考.档案时空, 2019 (02) :27-29.
[3]昌丹.浅议加强国土资源档案管理.兰台内外, 2017(03) :62.
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