对档案库房智能化管理的思考与实践

郝莉莉

简介：档案馆是一种不可再生资源，在国家各个领域的发展中具有重要的参考价值和保存价值，也是人类极为宝贵的文化财富。因此，档案馆的安全保护是档案馆最重要的工作。档案馆的智能管理是新时期科学技术发展与应用的体现。它可以极大地克服传统档案管理的不足，在档案管理中具有突出的优势，但是档案管理对安全性提出了更高的要求。档案仓库的智能化管理克服了以往人工管理的弊端和诸多不便，实现了对档案仓库的及时有效的安全保护，减轻了档案管理人员的劳动强度，真正实现了智能化档案仓库的安全保护。

关键词：档案安全管理;档案库智能化;探索;思考

当今的社会，知识经济和信息产业已成为人类社会发展和变革的重要力量，从有形实体的工作环境到虚拟的空间，传统的城市建设档案管理已扩展到数字化模式。随着多样性的发展，智能仓库管理越来越多地实现信息化，网络化和高度集成化。利用现代科学发展手段加强城市建设档案的收集，存储和维护服务的使用，在这些工作过程中，安全管理应是首要问题。在知识经济的新时代和信息产业的发展已成为社会发展和进步的重要动力，知识经济和信息产业在促进社会进步和经济发展的同时增加了管理难度，档案管理的安全性对档案安全管理提出了更高的要求，因此，加强对城市建设档案的收集，保管和使用服务工作，对于提高档案管理的安全水平非常重要。

1.档案库房安全管理内容

档案库是实体档案存储的主要场所，其安全管理的主要目的是最大限度地延长实体档案的存储期限，避免实体文件遭受恶意盗窃，破坏。具体内容可包括防火，防盗，防潮，照明，防尘，防鼠，防虫，防高温八种。一是防火。火灾是对物理档案馆造成的最大破坏之一，因此应更加注意档案仓库的安全管理。加强日常火灾探测，配备自动火灾监控和消除设备等。二，防盗。在现代环境下，信息盗窃更多地发生在网络通道中，物理文件被盗的风险大大降低，而文件丢失则更多地集中在人员保存或转移的操作错误上。尽管风险有所降低，但是实体文件的重要性决定了防盗工作不能再松懈，甚至要与现代技术相结合来加强防盗监督。第三，防潮。档案中的水分会导致大量纸质文件更容易腐烂，并且保存期限大大缩短。目前，仓库中常用的防潮措施大多是通过防潮设备来进行的。第四，光线保护。长期直接暴露在强光下会导致文档模糊并变得难以辨认，从而缩短了档案的有效寿命。在现代档案馆的保存过程中，其他种类的保护措施也能够保护存储空间免受光照。应当注意的是，为了避免进入时直接的自然光，只能用白炽灯照亮储藏空间。第五，防尘。灰尘也是加速文件损坏的重要因素。目前，常用的防尘方法是在档案存储前除尘。保持环境尽可能干净，仓库要定期打扫。第六，防治病虫害。昆虫对档案的主要损害是污染。档案储藏室应事先安排杀虫剂和驱虫剂，以最大程度地确保档案的安全。第七，预防老鼠。老鼠对文件的危害与蠕虫相似，但危害程度更高。档案室不得放置任何食物，应定期抓捕小鼠。第八，防止高温。高温的危害类似于火的危害。预防措施是在档案室中设置某些温度平衡措施，以确保室内温度长时间保持在合理范围内。

2.档案库房智能化对档案安全管理的作用

档案仓库的智能管理系统需要根据档案的安全防护等级进行个性化设计，以确保档案仓库的安全防护能够达到“十防”标准。同时，智能档案馆可以在很大程度上弥补人工管理带来的安全隐患，进而实现档案馆安全管理向现代、科学、智能、人性化管理的转变。智能系统需要将各种档案仓库设备的仪器保持在线使用，以确保档案管理的安全，例如计算机和空调、除湿机、温湿度记录仪或传感器、计算机和摄像机、烟雾探测器、警报器必须保持在线使用，以便要实现对档案仓库的实时自动监。档案仓库的智能化可以利用现代科学技术的成果来实现档案管理的安全性，也可以大大提高档案管理的质量和效率。

档案馆一种不可再生资源，其最大特点是原始性和唯一性。随着社会的飞速发展和进步，档案资源的发展越来越密集，档案的利用频率越来越高。因此，相应出现了如何及时有效地保护档案，如何最大限度地延长档案寿命的问题。

3.档案库房智能化的功能分析

档案库安全保护智能系统采用模块化设计，可以集中统一各个子模块的监控和管理。在数据库的基础上，以信息网络为载体，通过信息收集，分析和评估的方式，以温湿度自动监控，白色防盗报警，自动火灾报警，自动杀菌等为基础实现智能化、人性化的档案仓库安全保护管理系统。

3.1档案库房温度、湿度实现自动调控

檔案仓库的环境对档案的保存起着重要的作用，对档案的保存，如果温度和湿度得不到有效控制，会导致档案的保存时间缩短，将会带来巨大的损失。因此，实现档案仓库温度和湿度的自动调节具有十分重要的意义。传统的人工管理复杂，工作量大，难以实现科学，精确的管理，这是城建档案现代化发展必须解决的一个大问题。智能温湿度智能调节系统可以将档案仓库的温度和湿度调节到最佳温度和湿度的控制范围，微型计算机可以对档案仓库的温度和湿度进行实时收集数据和信息分析，还可以形成仓库的温度和湿度变化的每日报告，月度报告，曲线报告等，可以帮助管理人员根据实际情况建立相应的解决方案。

3.2实现自动防盗报警控制

安全警报是档案仓库智能系统的重要组成部分，自动防盗警报可以有效保护档案仓库的安全，使用红外探测器可以实时监控仓库内的文件，如果存在未经授权的情况下获取档案的行为，系统会自动报警，也可以根据系统在电子地图软件中查找非法入侵的位置，将非法入侵信息及时准确地传递给工作人员，这样可以大大防止档案馆被非法入侵，有效避免文件数据丢失、被盗等问题。

3.3实现自动防火报警控制

档案仓库内部将安装烟雾探测器和温度探测器，例如走廊、楼梯出口等关键部位安装声光报警器，一旦发生火灾，系统将自动发送警报，火警主机触发声光警报，并将火源的位置通过电话传送给相关负责人，并自动启动灭火系统，工作人员可以及时进行灭火，有助于及时控制火势，避免大火造成对档案馆的破坏。

2.4实现自动消毒灭菌控制

在保存过程中会出现很多霉菌或病毒粘附在档案表面上，一方面会造成轮廓损坏，不利于档案保存期的延长，另一方面也可以导致仓库中空气中充满各种有毒气体，这会对档案工作人员的身体健康产生不利影响，因此定期对档案仓库进行消毒杀菌，同时净化空气具有重要的意义。档案智能仓库管理要求在仓库中匹配臭氧消毒设备的数量，并通过主控室计算机远程控制设备，该系统可以自动打开臭氧消毒设备进行消毒，对通风后的仓库进行净化处理，实现空气的自动净化，延长了档案的保存。当仓库中没有人员时，管理人员可以选择打开臭氧消毒设备进行仓库的清洁和消毒。该系统可以设置时间表以实现关闭消毒杀菌设备的时间，无需手动管理，也可以在手动控制模式下手动控制设备的启动和停止，并将设备操作日志保存在数据库中。

除了上述常用模块外，还有功能模块例如通风和泄漏检测。每个图书馆都可以根据自身情况选择所需的智能模块来管理档案。同时，还可以进一步结合电子档案管理系统，进行可视化、动态的管理应用。

4.档案库房智能化的可发展性

档案仓库的智能管理具有突出的优势，可以实现档案在归档、保存和利用方面的智能化程度，大大减少了人工控制的工作量和难度，提高了档案管理的质量和安全水平。因此，档案仓库的智能管理具有广阔的发展前景。智能管理、电子记录管理、档案馆仓库智能化三个系统是档案管理工作的未来方向，档案馆智能化是现代科学技术成功地应用于实际工作的表现。新的技术提高了文件管理的效率和质量水平，具有前瞻性和实用性。在新时期，档案馆应转变思路，与时俱进，继续创新档案管理方式，根据实际情况制定发展计划。

档案馆的智能管理模式不是一成不变的，它应该是有规律的、动态的。如果系统不能满足自然规律性和动力学性的双重特征，那么系统就不能从根本上解决问题。在管理系统或业务流程发生变化时，不必重新设计或修改软件，就可以适应用户需求的变化，一旦建立就完全摆脱了系统不方便修改的被动情况。因此，档案馆的智能管理系统必须具有灵活性和可持续发展性。

5.档案库房智能化理论与实践的有机结合

档案仓库的智能管理系统对科学技术水平提出了更高的要求，具有很强的先进性和理论性。档案仓库智能管理系统的最终目的是更好地为档案管理服务，因此必须具有更高的经济性和适用性。在开发设计阶段的档案仓库智能管理系统，必须考虑各种影响因素，从全局出发，注重局部影响因素，并根据档案仓库的实际情况制定计划，例如着眼于布局、档案仓库的占地面积、存储文件的类型，同时还应考虑档案仓库所处的地理位置和当地的气候特点，以保证档案仓库智能管理系统符合档案馆的实际需要，确保档案仓库智能管理系统功能得到充分发挥。智能档案管理方式具有很多优点，但是这种档案管理模式仍处于探索阶段，在实际推广过程中不可避免地会存在很多问题，这需要在实际应用中，对档案档案仓库在智能管理过程中的运行进行系统的监控，定期收集档案资料，分析仓库管理信息，定期让技术人员进行档案仓库智能管理系统维护，及时发现系统在运行中存在的问题和不足，然后采取针对性的补救措施，以促进档案馆智能管理系统更加完善和实用，这也是提升档案管理质量和效率的重要途径，有利于促进档案管理的跨越式发展。

一个令人满意的档案仓库智能管理系统，需要从全球出发，充分考虑各个方面的综合因素，并结合单位的实际情况实事求是，有计划有序地组织实施，以设计出功能丰富、性能稳定、易于使用的智能管理系统，满足档案仓库的要求。尽管智能文件管理具有无可争议的优势，但是作为一个新事物，仍然存在许多不完善的地方、需要改进的地方，无论在任何领域，任何行业，都必须继续研究和探索，以使其更加实用、完美。

库房智能化管理还有一些工作需要进一步的细化和设计完成，这些工作主要包括以下几个方面：

1.进一步增强系统的稳定性，安全性和可靠性，优化框架平台的功能性业务流程，并减少不必要的流程。

2.对于档案馆的一些工作人员来说，熟练的使用整个系统还是存在一定的困难，所以下一步要对系统的易用性进行进一步的优化，使普通的人员花很少的时间就能够掌握系统的操作使用方法。

3.对数据库中的表建立相应的索引，以便在进行查询的时候能够提升查询的速度。

结语：综上所述，之所以选择档案仓库智能管理系统，是因为档案馆希望更好、更安全地管理档案，从而更好地利用档案服务群众和老百姓，这也是档案管理的最终目标。相信随着科学技术的发展和进步，在无数工作者的不懈努力下，档案仓库的智能管理将有更广泛、更深入的发展，将为我国的城市建设档案事业创造新的高度。档案仓库的智能管理可以及时有效地保护档案，极大地减少了档案管理人员的工作量，节省了档案管理成本，提高了工作效率和质量水平。新时期档案的发展对档案的安全管理提出了更高的要求，为了满足档案管理的实际需要，档案馆必须与时俱进，创新管理方式，以确保档案管理的安全水平。

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