5S管理在图书馆管理中的应用探讨

王鹰

[摘    要] 5S管理方法最早源于日本企业，它已经成功地打造出世界一流企业，并逐渐被各个行业所接受和借鉴。图书馆在当前阶段也开始面临新的挑战，并出现了更多新的机遇及发展空间。如何快速将发展机遇抓在手里，是目前图书馆需要及时探索以及应对的难题。而有效的管理是图书管理工作中比较关键的内容，把5S管理方式融入图书馆管理工作中可以发挥出理想的作用。文章结合自身的相关经验，就如何有效引进5S管理进行深入性地探讨。

[关键词] 5S管理;图书馆管理;应用

0      引    言

现代图书馆属于一类能让人们自由以及平等获取知识的平台，而图书管理方式、制度以及管理模式的不断创新能进一步推动图书管理事业的长期发展[1]。 5S管理方式有效规范图书馆的工作现场、现物等，可以营造出人人参与、事事守则的氛围，使工作环境充满愉悦，并能使图书管理人员的良好工作习惯得到有效培养，促进其品质修养提升，為小学生提供高品质的服务，进一步提高图书馆工作效率。

1      5S内容概述

5S管理方式在20世纪50年代的日本开始出现，主要是通过这种形式在生产现场中对管理机器、材料、方法以及人员等多种生产要素做针对性的管理。日本的部分企业始终坚持5S管理，确保每位员工都能养成习惯，在工作中能严格依据有关准则去完成每一件事，这种良好的工作作风使过去生产中出现的产品质量不合格等现象得到明显改善，并成功创造出了松下以及索尼等多个世界一流产品，并使日本成为制造业霸主，让5S管理法被越来越多的人所认识[2]。而把5S管理方式应用于图书管理工作中，也成为近几年所提倡的一种新式管理方法。

2      5S方法的具体内容

第一，整理（SEIRI）：把工作场所内的所有东西全部分为有必要和不必要两种，确保两者能有效区分，同时尽快清理不必要的东西。整理的主要目的在于对作业面积现场进行有效的改善及增加，从而使工作效率得到提升，并使管理期间可能出现的错放以及混放等事件减少，有效节省资金。

第二，整顿（SEITON）：把必须要用到的某些东西按照原有的位置一一摆放整齐，同时将摆放完整的东西核对好数量，然后进行一一标记。整顿这一环节最为关键的地方就是要做好定位、定品以及定量等相关工作，并将已有的东西全部摆放整齐。

第三，清扫（SEISO）：将现有工作环境彻底打扫干净。对于存在异常的设备进行及时维修处理，确保工作场所环境始终保持干净。而清扫的主要目的在于使工作人员养成良好的卫生习惯，营造出温馨干净的工作环境。

第四，清洁（SEIKETSU）：通过制度化以及定期检查等手段，确保5S成果得到有效维持。

第五，素养（SHITSUKE）：使工作人员素养获得进一步增强。在工作期间，通过节时、节费以及节料等多种方式，使成本有效降低，同时对生产现场进行规范，能进一步降低各种不安全因素，从而实现高效、优质、低耗、安全发展，同时还能进一步提升工作人员的自身素质。

3      当代图书馆管理中存在的问题

第一，管理体制落后。管理体制主要是指管理系统的有关结构以及组成方法，即选取什么样的组织形式以及怎样把这些组织形式共同结合成一个合理、有效的有机系统，并采用什么样的方式以及手段来完成最终的管理任务。其一，经济、科技的快速发展，以及信息和用户需求的多样化，让图书馆管理从过去的文献借阅等简单管理，逐渐变成集询问、借阅等多样化的管理活动;其二，网络以及计算机技术的逐渐完善，使图书馆管理开始进入网络化、规范化以及自动化的新阶段。但是当前我国图书馆管理体制仍然存在明显的分散，这在一定程度上对图书馆事业的发展造成了阻碍。

第二，信息资源服务体系并不完善。传统的图书馆强调将书本作为主体，且主要在于藏，不在于使用，而这种管理理念使人们对图书馆的充分利用遭到限制，并让图书馆逐渐变成了藏书馆，对图书馆服务领域的进一步发展造成了影响。

第三，图书馆管理员素质明显较低。图书管理人员的自身素质低下，特别是业务技能素质较低，缺乏一定的创新以及竞争意识，且服务的态度也相对较差。这也对图书馆功能的充分发挥以及资源合理利用造成极大影响。此外，图书馆人员结构的不合理也对图书馆管理工作造成困难。

4      图书馆采用5S管理的意义

第一，使图书馆形象得到改善。图书馆采用5S管理后，进一步改善了各个部门，特别是读者服务部门的环境卫生，阅览室的书籍均整齐摆放，书架以及桌椅等都保持干净卫生，有利于激发读者的阅读热情，并让读者更喜欢在图书馆阅读学习。

第二，使图书管理人员养成良好行为习惯。叶圣陶先生曾经说过，若想形成一种良好的习惯，需要自己时刻注意，并始终坚持身体力行，才能让习惯成为自然，获得比较理想的效果。图书馆应用5S管理模式之后，对日常工作的质量有更严格的要求，这也在一定程度上使自身存在的多种不良习惯得到了潜移默化的改变，从而使工作人员逐渐形成认真负责、文明礼貌以及严格守法的良好习惯。

第三，使图书馆工作效率得到有效提升。若每一位员工一直处于相对温馨且良好的工作氛围及环境内，能够使其专注力以及精神力进一步集中，进而使其能妥善完成好自己的本职工作，促进工作效率有效增强。试想一下，工作人员长时间处在一个相对杂乱的环境里，就会影响到工作人员的情绪，情绪低落没有干劲，就会影响工作的效率。

第四，能降低人力、物力、时间以及空间的浪费。当前大多数图书馆均存在经费、人员、阅览空间以及藏书量缺乏等严重问题。而将5S管理模式应用其中可以缓解这些矛盾。因而要及时对经费进行合理安排，确保经费能用在“刀刃”上，同时要勘察以及调整图书馆阅览空间以及藏书空间，并进一步扩大阅览空间以及藏书空间。同时对工作场所内的必要以及不必要物品进行严格区分，尽可能减少对人力、空间以及时间的浪费。工作现场要始终保持干净有序，明确每一个标志牌，确保走道通畅，能有效减少寻找以及等待的时间。

5      5S管理实施方案

第一，先期宣传。图书馆管理者需要大力宣传5S管理方式。要进一步加强对工作人员的培训力度，并将5S管理的基础知识、5S在图书馆管理中的关键作用等内容详细向其讲述，并将有关人员全部组织起来共同学习，确保其能有更加深入地了解[3]。切记不可让5S管理模式流于表面，或者将5S管理理解为简单的扫地以及擦桌子，确保将5S理论深入人心。

第二，稳步推进。将本馆以及本部门5S管理的具体标准详细制定出来，依据所制定出的管理步骤来完成具体工作，确保工作人员能够严格依据有关规章制度办事，并有效规范自身行为，让图书馆以及馆内的每位人员都能成为标准化管理工作的实施者及推动者。使工作人员的能动性得到充分发挥，并创造出理想的工作氛围以及环境，形成一种团结、奋进的良好风气。

第三，总结评比。确保5S管理能取得较为理想的效果，在推行相关管理方法时需要对潜在的问题进行总结归纳。由于5S管理模式强调对细节方面进行管理，在实施的初始阶段可能会存在考虑欠缺等问题，并且伴随着时间逐渐向前发展，会导致新的问题发生，因而在应用期间需要不断地分析总结，使其能更加完善。

第四，形成习惯。将5S管理模式日常化之后，其产生的效果非常惊人。良好的环境和风气、和谐的人际关系以及突出的工作成绩都会在一定程度上提高工作人员的工作兴趣，使其认识到在图书馆工作是自豪的、荣耀的，确保工作人员自觉执行5S管理的有关准则，并使其成为一种良好的习惯。

6      5S管理在图书管理中的具体应用

5S管理属于精细性较强的管理方法，且在企业生产以及产品服务等多方面均可以起到比较有效的管理效果。图书馆在本质上看虽不属于某一种企业类型，但是与服务型企业之间存在明显的关联性。因此，通过有序且干净的工作环境来促进工作效率。进一步增强这一管理理念，可以在图书馆管理工作中完全适用。图书馆在进行有关管理工作的过程中可以合理应用5S理论以及有关管理方式，并使工作现场管理力度进一步加强，从而促进图书管理人员自身素质的提升。

第一，整理。图书馆相关业务工作内容，包括文献资源建设以及读者服务工作等。因而，在日常工作時，不仅要对办公区域进行有效整理，还应当重点加强对采编部门以及读者服务部门这两大部门的整理工作管理。采编部门相当于基础性的部门，其主要工作为负责中外文图书采集、验收、标引以及编目等，组织藏书、揭示馆藏，属于一类将无序的文献有效加工并整理成能够供其他人员检索的文献集合体。

第二，整顿。整顿强调对各个开放性工作场所以及有关区域进行科学合理的完整布局，并把所需要的必需品按照有关规定摆放整齐，然后对其进行一一标识。

第三，清扫。合理有效地清扫相关工作场所以及部门。清扫主要是强调工作的场所始终保持有序性及整洁性，进而对整理和整顿环节的管理效果进行合理有效的维持，使设备故障率明显降低，有利于进一步促进工作服务质量提升。

第四，清洁。清洁环节的最终目标就是把上述管理之后所获得的相关成果做进一步维持，并将确保期发展为图书馆管理工作中最关键的一项制度。

第五，素养。通过已经制定完整的工作制度来科学评估每一位工作人员的工作质量以及效率情况，并在员工绩效考核体系中完美融入5S管理，确保工作人员能够有效遵守相关规章制度，并在此基础上尽快树立起良好的工作习惯。

综上所述，5S管理强调对每一位工作人员的日常行为进行合理规范，提倡从点滴小事做起，确保每一位工作人员都能形成良好的工作习惯，进而使整体工作质量得到有效提升。实践表明，5S管理在图书管理工作中的应用能有效防止浪费时间，使现场始终保持整洁有序进行，有利于进一步促进工作效率的提升。

主要参考文献

[1]虞俊杰.图书馆业务统计数据管理对策研究[J].图书馆工作与研究，2019（5）：89-95，128.

[2]崔喜梅.少儿图书馆特色管理探究——以河南省少年儿童图书馆为例[J].山西档案，2018（5）：119-121.

[3]宋乐平.基于区域创新的图书馆隐性知识管理探析[J].图书馆工作与研究，2018（3）：64-68.