试论企业档案管理电子信息化及其重要性分析

2021-03-08周涛山东省淄博市桓台县档案馆山东淄博256400

文化产业 2021年1期

周涛山东省淄博市桓台县档案馆山东淄博 256400

由于经济社会的迅速发展，企业为了在激烈的竞争中生存，使用信息化进行企业档案的管理工作必将是未来发展的必然趋势。因此，我国企业应当加快企业档案管理的信息化建设，通过运用电子信息技术，将档案信息数字化管理和并加以有效利用，使企业档案能够更好地为企业经营服务。

一、档案管理信息化现状与重要性分析

(一)企业重视度不够带来的影响

档案管理信息化在我国中小企业中未受到重视的现象尤为明显，中小企业为了节省开销，去掉了专门负责档案的部门，也没有专门的档案管理员进行资料整理，就更别提档案管理的信息化工作了，即便有员工监管档案，也仅仅在形式上做工作。比如，虽然员工会进行日常资料的分类和整理，但时间久了会因为自身缺乏档案管理的专业知识，且公司没有专门的档案资料室等原因，造成档案资料的遗失或损毁。自改革开放以来，我国各类企业崛起并迅速发展，在经济建设中取得了不小的成果，但不能否认的是我国管理水平和西方企业先进水平相比仍有较大的差距，管理制度和理念仍然不够健全，尤其电子化、信息化等尖端技术上的差距更为明显。目前，我国大多数企业仍未对档案管理工作引起必要的重视，这类企业大多数采用的组织模式是扁平化的管理模式，以牺牲档案管理这类部门的位置重要性，来使企业结构达到精简化的目的，从而进一步减少企业的成本开销，最终以低价竞争、薄利多销的方式在市场上争得一席之地。从长远来看，企业面临的数据信息日新月异，唯有借助信息化管理才能使公司更加高效化，从而具备市场竞争力。因此，企业对档案管理未引起足够的重视，将直接影响企业未来的发展。

(二)企业未规划档案管理引起的现状

首先，企业未对档案资源进行分析化管理，存在着“重视开发，轻视利用”的传统理念，档案管理部门实行面子工程，追求档案数字化的数量，而忽视了信息化的质量。例如，对各部门不同类别的资料未进行足够的分析和信息提取，就匆忙地录入系统，不是缺少文件签发主体，就是缺少重要信息的记录，这样只会使今后的查找过程浪费更多的人力和物力，从而影响了其他部门的工作效率。其次，企业档案管理缺乏长远的规划。大多数企业的档案系统未在各个部门之间形成统筹和协调的作用，缺乏统一的标准和规范，也没有明确的目标，导致档案的信息传递、调取等工作与公司流程化的业务运作模式不相匹配，给企业运营带来低效性的影响。最后，因为我国的企业档案信息化建设仅处于起步阶段，数字档案资源较缺乏，同时，纸质档案数量偏多，因此造成了结构比较单一的现象，这是目前我国大多数企业在信息化建设中存在的问题之一，若不能得到很好地解决，将影响我国企业档案管理信息化的整体进程。

(三)档案管理技术的落后与更新的必要性

目前，我国大多数企业仍受传统观念的影响，不舍得在数字管理技术上投入成本，仍使用较落后的信息化管理技术和设备，例如，查阅档案资料仍然以手工操作和人脑辨别为主，对电子设备的高效利用十分陌生，导致企业的创新发展水平严重滞后；但同时，在一线城市的高新办公区，少数新兴企业把数字档案视作公司的无形资产和生存发展的根基。此类企业的思想观念较靠前，投入数字化管理的人力物力也较大，能海纳百川、集思广益，不断提高互联网运作技能和档案管理开发能力，使公司的资本实力与日俱增。因此，企业软件与硬件的配置与利用程度将大大影响企业在未来竞争中的生存状况，先进的技术与设备能为档案管理提供很大的方便，是公司实现可持续性发展的前提条件之一。但同时，设备的更新需要投入大量的成本资金，若过度地追求更高的管理能力，将影响企业正常的经营和运作，我国多数企业仍处于较为初级的发展阶段，如何平衡主要业务的研发工作和档案信息化的支持力度，将是企业必须思考的重要问题。

二、档案管理信息化的重要性与现实意义

(一)实现信息资源的共享

企业需要适应社会发展的需求。当今信息化技术已然成为当今世界和社会势不可当的发展潮流，网络已在人们的生活与工作中如影随形，企业对高效信息的需求也越来越大，但传统的档案管理理念已不能适应未来市场经济需要，极有可能面临淘汰的危机，因此，笔者呼吁我国企业的档案管理信息化建设应势在必行。由于世界经济发展的本质是资源的共享，所以，企业应当具备轻松存储内部档案和交换外部信息的能力，从而提高办公高效性，建立与经济市场更密切的联系。优质的信息化档案管理不仅不会使公司的内部资料外泄，还能使企业的内部资料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企业的一个挑战，需要更多的技术和资金的投入。

(二)减轻企业人员的劳动强度

档案管理信息化建设带来的优势是减轻企业人员的劳动强度。传统的档案管理模式下，人员通过手工整理和人脑分析的方式进行低效率的工作，不仅工作时间长，疲劳度加大，还容易出现人为的错误。但实行信息化管理能使工作实现自动化，档案数据只需要录入一次便可以重复利用和共享。

(三)便于企业保密工作推进的重要性

档案的信息化管理更有利于企业资料的保密性。通过无纸化录入的方式能轻易检查信息的完整性和准确性，比纸质保存更加便捷，使档案的保密性和安全性都得到了有效的保障。同时，管理人员还可通过高级设置进行权限管理，使内部资料划分为不同的获取级别，不仅兼顾保密，还节省了企业管理资源。

(四)提高信息检索工作效率的重要性

档案信息化有助于快速检索和提高办公效率。随着信息技术的日新月异，电脑的数据处理能力不断提高，而保守地使用旧式的检索方法一册一册地查找档案不仅费时还费力，利用计算机进行检索，可大大提高档案信息的查准率，减轻企业人员的工作强度。同时，传统的档案管理还存在着储藏室空间狭小、储物位置紧缺等问题，更重要的是纸质资料因保存时间过长，容易受损发黄引起变质，甚至还会因搬迁等因素造成直接损坏或者遗失的不良结果。显然，这种落后管理方式已然无法适应当下的工作需求。因此，建设档案管理信息化的任务可以使专门从事档案管理的人员从繁重的手工程序中解脱出来，从而更好地进行更高级的信息化档案整理工作，提高部门和企业的工作效率。

(五)档案管理的革新与未来趋势

企业档案管理的信息化对社会公共服务也做出了重要的贡献，这也是企业信息化建设将面临的革新方向，它是我国企业获得国内外市场经济竞争力的重要前提。企业服务的终端是客户，古人云：“先克己，再利人”，唯有企业具有不断地学习与挑战的精神，才能融入世界发展的潮流，将提升自身产品与服务价值作为长期的可续性发展目标，从而提供给社会更多更好的服务。

因此，企业应当积极学习先进的信息化管理技术，将档案管理技术更好地与企业各项阶段成果相连接，做好内部制度的完善工作，配合企业的战略目标，使企业能够长远地生存与发展。