基于互联网的高职院校档案馆信息服务策略研究

赵 莹

高职院校档案馆建设伴随着高职教育的发展，在高职院校得到大力推进。档案馆信息服务作为档案馆的重要职能，日益受到师生和社会关注。在互联网技术已经应用到社会生活的大背景下，高职院校档案馆信息服务也需要与互联网信息技术结合在一起，通过互联网信息技术丰富馆藏资源，提高管理质量，提升信息服务的准确性、便捷性、时效性。

一、高职院校档案馆信息服务现状

近年来，高职院校档案馆建设得到长足发展，面向师生的信息服务能力逐步增强，面向社会的服务功能不断扩展，呈现良好的发展态势。一是信息内容日益多样化。高职院校在档案馆建设上不断加大投入，收藏范围扩大，馆藏资源增多，除了纸质材料外，录音、录像、电子等材料也逐步增加，通过互联网的应用，档案馆可以为广大师生提供多种类型的信息服务。二是服务对象日益多元化。随着高职院校档案馆信息技术不断加强，其服务功能也在不断完善，高职院校档案馆的影响力也在不断提升，在满足校内师生查阅借阅服务的同时，也利用丰富的馆藏资源、独特的优势为校外单位和个人研究提供各种服务[1]。三是服务手段日益现代化。随着硬件条件的改善，高职院校档案馆加大了软件的投入，现代化高效的管理手段取代了传统低效的手工管理，纸质档案电子化和档案管理系统、互联网等信息化手段的应用，使查询者既可以在现场使用多种关键字进行查询，也可以用互联网查询工具进行查询，查询结果既可以使用纸质材料，也可以使用电子档案，初步实现了高效管理便捷服务。

然而，由于一些高职院校档案馆建设起步晚，资金投入相对不足，高职院校档案馆信息服务特别是在互联网应用上存在诸多问题，主要表现在四个方面：

一是硬件设施较为落后。一些高职学校在建设档案馆并进行信息化改造时购置了新电脑，使高水平信息化成为可能。还有一些学校为了节省开支，直接使用其他部门或处室的二手电脑甚至是学生机房淘汰的电脑，这些电脑配置较低，购置时间较早，无法满足档案馆信息化工作，更不能有效开展档案馆信息服务的互联网应用。

二是软件针对性不强。高职院校档案馆采用的信息管理系统大多是购买的商业通用软件，自行开发的软件很少,在应用上出现种种功能不能有效满足使用的情况。有些档案馆与软件公司沟通，进行具有针对性的二次改造，但由于往往是打补丁式的更新升级，改造后的效果并不理想。

三是主要面向校内网用户。基于网络安全考虑和服务能力限制，针对外网用户查询有种种限制或者不对外网开放，降低了信息服务水平，缩小了服务面向群体，降低了档案馆的社会影响力。

四是管理人员素质参差不齐。目前，高职院校档案馆的管理人员主体为即将退休的教职工，年龄偏大，学习新技术新事物的热情普遍不高；对互联网等信息技术缺乏足够的认识，认为使用互联网提供服务虽然方便，但查阅的师生增多，无疑增加了工作量，本着多一事不如少一事的想法，不想不愿不主动应用互联网新技术。

二、高职院校档案馆信息服务存在问题的主要原因

(一)对档案馆信息化建设重视程度不够

档案馆在高职院校属于教学辅助单位，不是核心业务部门，对档案馆信息化建设存在“说起来重要、做起来次要”的情况，没有真正重视，在业务领导上没有建立起有效的工作机制，在人力财力物资投入上没有形成长效机制。正因如此，高职院校的领导并不重视档案管理工作，对于档案信息化建设的重视程度严重滞后，甚至认为档案管理工作可以采用现有的管理模式，信息化的建设对档案管理工作不会产生深远影响，致使高职院校档案信息化建设始终得不到应有的重视，这是档案馆信息化滞后的根本原因[2]。

(二)对档案馆信息化的资金投入不足

一些高职院校档案馆重视场地、库房建设和环境改造，在这些方面的投入是显形投入，见效快，容易出形象。但档案馆信息化属于提升服务质量的建设，是隐形投入，投入时期长，还不容易显现效果。一些学校就是投入资金了，也是重视硬件设备的投入，不重视软件的投入。另外，信息技术一直在发生日新月异的变化，一次投入并不能一劳永逸地解决问题，需要持续地投入。有些学校往往一次性投入后，后期不再给予支持或支持力度很小，也造成信息化建设得不到持续发展，信息服务质量难以保证。

(三)档案电子化推进缓慢

档案馆信息化服务的基础是纸质档案电子化，没有纸质档案电子化，档案馆信息化及互联网应用都是无本之木、无源之水，无从谈起。当前，还有许多高职院校档案馆的馆藏资源以纸质为主，有的虽然在进行纸质档案电子化工作，但由于档案数量多，工作推进缓慢，仅仅是完成了近几年档案的电子化改造，还有很多档案资料无法有效利用，各种档案信息没有被深入挖掘，电子化进程缓慢，严重制约了档案馆信息化和利用互联网进行高水平服务的进程。除此之外，当前的电子化工程也不具有可持续性，电子化工程的后续维护工作相对烦琐，而高职院校缺乏专业的档案电子维护工作人员，同时也缺乏必要的资金支持，这些都会制约高职院校档案电子化的建设进程。

(四)缺乏专业化管理团队

目前对档案馆特别是档案馆信息化的程度不够重视，导致高职院校档案馆管理团队老龄化、非专业化的特征明显。对于如何开展纸质档案电子化工作，对于如何使用互联网提高档案信息服务水平都是不相适应的[3]。与此同时，由于缺乏专业化的管理团队，高职院校档案馆并没有构建专业化的管理体系，缺乏专业化的管理体系会影响到档案管理质量，会增加档案管理团队的工作压力，同时也会增加档案管理人员的工作时间，最终会影响档案管理工作的实效。

三、高职院校档案馆信息服务的对策

(一)加强体制机制建设，提供良好保障

高职院校应从学校层面建立健全由主管校领导负责，档案、网络信息、财务和主要业务处室负责人参与的档案信息化工作领导体制机制，明确分工，明确责任人，明确工作进度，把档案馆信息化工作列入学校年度工作要点，把各部门配合档案馆信息服务工作纳入年终工作考核，提高全校各单位对档案馆信息服务工作的重视。要强化档案信息化资金投入，持续单列专项资金作为学校年度预算投入到档案馆建设，使档案信息化有充足的资金保障。

(二)加强信息化专用硬件软件建设，夯实工作基础

专用硬件和专用软件是档案馆信息服务的两个重要基础。高职院校应根据学校自身条件和工作实际，尽可能购置性能优越的档案馆信息服务专用服务器，满足安全要求、保密要求，提升档案馆信息服务的响应能力。考虑到大多数高职院校没有开发档案馆信息服务专门软件的能力，在采购商用软件时，应让学校网络信息部门参与采购论证，以确保安全、功能实用、操作快捷、便于升级为目标制定好软件功能需求和服务要求，使所采购的软件符合高职院校档案馆信息服务特点。需要特别注意的是，在当前各学校建设智慧校园的背景下，档案馆信息服务软件技术指标要与校园网一致，能满足一网通办的要求，不能另起炉灶，建成信息孤岛。

(三)加快推进档案电子化进程，解决制约瓶颈

没有纸质档案的电子化，就没有档案服务信息化，更谈不上通过互联网进行高效服务。高职院校档案馆要真正重视纸质档案电子化工作，应细化工作进度安排，用较短的时间把历年档案电子化。鉴于高职院校人员设备条件有限，专业化程度不够，学校自己实施档案电子化工作进程会比较慢，可以采用购买专业公司服务的方式，用专业团队做专业化的工作，加快推进电子化进程。要注意电子化技术指标与互联网服务应用技术指标的对接，防止电子化后文档格式规范等指标与互联网应用不匹配，导致进行二次开发的问题。

(四)提升面向社会服务能力，扩大工作影响

社会服务是高职院校的重要职能，当然也应包括档案馆信息服务。因此，档案馆信息服务不能仅仅满足校园内部师生需求，更要充分挖掘丰富的资源，面向社会提供服务，以毕业校友为服务起点，逐步扩大社会服务范围。在保证网络安全、数据安全的情况下对校外的服务主要侧重利用档案电子化和互联网的便利条件提供查询借阅服务。要主动策划相关专题，利用各种媒介主动宣传学校档案工作，提升档案馆工作在学校工作的存在度，提升高职院校档案馆工作在社会的影响力。

(五)建设专业化档案管理团队，提供有力支撑

档案管理是一项技术性很强的工作，需要专业技术人员来管理。因此，必须从思想上摒弃那种档案管理没有什么技术含量，不管什么专业的人都能干的思想。一是重视从事档案管理教职工的成长培养，要让档案管理专业技术人员与学校其他专业技术人员在职称晋升评定上、绩效工资分配上享有同等机会同等待遇，提升档案管理岗位的吸引力；二是实现管理团队的专业化，引进档案专业和计算机专业人员来充实管理团队，逐渐淘汰将近退休的教职工，优化团队结构[4]；三是加强服务能力培训，既要强化档案馆信息服务和互联网应用能力的培训，更要注重职业素养的培训。应建立档案馆信息服务考评工作机制，把服务师生、社会的工作量和满意度作为评优评先、绩效工资发放的重要指标，用制度激励工作人员的主动性、积极性。