信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新

赵雅楠 青岛胶州自来水有限公司

引言：在国民经济和社会发展的极力推动下，信息技术的作用愈加重要。传统档案管理方式无法充分利用科学方法和技术，将管理流程复杂化，工作过程中浪费了部分人工，加大了档案管理的成本，降低了办公室档案管理效率。将传统复杂的办公室文书档案管理工作信息化，采用科学的档案管理工作管理方式，高效管理办公室的档案资料，为我国办公室档案管理事业创新和改革奠定基础。

一、信息社会背景下办公室文书档案管理工作进行改革与创新的重要性

记录开展活动的载体就是文书档案，办公室文书档案还是开展管理工作的原始材料，是相关部门用来查看核对的重要依据与凭证。同时，文书档案提供给开展政治经济文化工作有效的数据支持。在办公室文书档案管理领域中，合理应用信息技术能够使工作人员在搜集、整理、归纳等各方面，工作效率得到提升，同时也提升了查阅档案和应用档案的工作效率。如果采用数字化系统能够实现在线浏览，那就使得应用便利性得以提高，推动单位内部分支机构相互之间沟通交流更加便捷。而云储存使得保存的文书档案更加安全和完整，外派人员使用时可以采用直接下载或文档传输的方式。

二、信息化时代办公室文书档案管理工作中存在的问题

（一）办公室文书档案管理缺乏规范的管理制度。办公室工作繁琐，人员编制少，工作人员平时没有多余的精力和时间去做文件归档整理工作，容易出现文件随意堆放、无序杂乱的状态，给办公室文书档案管理带来很多问题，职责职权划分不清楚，加大了文件整理难度，导致工作人员相互推诿不愿尽心整理档案。在这样松散的管理模式下，不但办公室文书档案的利用率低，而且易造成档案遗失或泄密。然而，大多数单位或机构没有意识到办公室文书档案管理的重要性，缺乏规范的管理制度，极大降低了档案的利用率。

（二）办公室文书管理的技术不够发达。对于办公室文书档案管理的方法和策略，我们应该突破原有的传统的管理方法，但是对于我国现有的发展水平来讲，我们缺少档案管理的信息化、网络化管理，没有把纸质的文书档案发展成不易丢失的现代产品。管理技术直接影响到文书档案的保存结果，符合现代化标准的办公室文书档案记录工作能够更好地进行资料的整理和收集。而我们缺少足够的技术创新能力，缺少发展先进的技术来对文书档案进行管理，进一步阻碍了我国档案管理的发展，我们可以将图书、会议记录等内容依据现代技术进行一体化的管理，也可以将档案进行数字化加工、资源描述、内容编码、资源组织、数据通信、安全管理。随着现代化信息技术的到来，计算机、互联网的应用越来越广泛，我们应该加强网络技术的应用，提高办公室文书档案管理的技术水平。

（三）办公室管理文书档案人员的素质参差不齐有待提高。在管理档案文书实现信息化的过程中，管理文书档案的工作人员个人的素质、业务水平熟练与否、选择的管理方式、认知水平都非常深刻地影响着文书档案管理工作。

三、信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新

（一）建立完善的办公室文书档案管理制度。首先，领导者必须起带头作用，从意识上、行动上支持文书档案管理工作，要求各部门严格按照文书档案管理制度贯彻执行；其次，单位要做好文书档案管理员思想教育工作，为其提供良好的工作环境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文书档案管理人员必须严格遵守规章制度，并将执行过程中遇到的问题及时反馈解决，保证办公室文书档案管理更好地服务于单位。

（二）加强对管理技术创新工作的研究及提高现代技术的应用。关于办公室文书管理过程中的创新工作，首先，我们应该放弃使用老旧的基础设备，防止因设备问题导致信息的丢失，不断摸索先进的硬件基础的设施；另外，还必须提高档案的安全性，信息化的发展不仅仅给我们带来了方便快捷的操作方式，同时也容易出现不稳定、失真的问题，甚至会遭到黑客的攻击，病毒的入侵，这都是需要注意的问题。所以我们一定要加强创新能力，建立相对安全的档案网络系统，提高对信息化管理理念的认识，加大人力，使现代化的技术和设备能够渗入到文书档案管理工作中来，保证人机交互，简化管理流程，当然，有些必要的重要文件也一定要使用纸质保存，防止丢失；最后，一定要实现办公室文书档案管理的自动化，可以使用专业的术语，建立自己的档案库。对于现代技术的应用，应该加大投资力度，加强信息化建设，通过OA办公系统与档案软件系统有效连接，有序推荐数字化办公室文书档案管理工作的开展。

（三）培训管理人员并使其业务素质得到提升。由于信息社会具有快速的信息传达速度、广泛的传播范围、巨大的信息量的特点，并且这些特点逐渐变得越来越突出，办公室的文档资料管理工作也受到这些背景特点极大的影响。信息时代对管理文书档案工作也提出更高要求，为适应时代发展，应该对管理文书档案的工作人员进行技能方面的培训，找出当前办公室文档管理工作与信息化时代要求上的差距，并着眼于这些差距，对工作人员素质进行提升，改善业务能力和各项其他能力，顺应信息时代的要求，在未来文档资料管理工作中运用信息化成果。

结语：在信息化背景下，办公室文书管理工作至关重要，这项工作也是档案工作的重要组成部分之一，它为决策者提供了科学的决策依据。针对这一方面，在新的时代发展的背景下，办公室文书档案工作的创新就有着必要性和迫切性。由于我国经济的变化，传统管理方式管理已经无法满足当前办公室文书档案工作中存在的问题，我们必须进一步加强创新能力，利用新的技术手段解决如今存在的种种难题，将办公室文书档案的管理工作改革到底。