新时期政府机关档案管理工作实践思考

吴方凯 范县人民政府办公室

引言：在数字化新时代下，政府机关档案管理活动需要注入新的管理理念。根据目前政府机关档案管理存在的各种问题，需要对大数据和云计算加以充分的利用来有效规避存在的不同问题，通过对现代科技技术的利用，不但能够快速的查询各种数据，还能够使各项数据具备完善性。从而不仅能够得到妥善的解决，还可以从本质上提升档案管理质量，从而使政府机关能够提升更好的服务。

一、数字时代下政府机关档案管理存在的各种问题

（一）管理理念有待更新

政府机关档案管理根据时代的发展必须要做出适当性的调整，然而目前大都数政府机关档案管理人员却依然故步自封，对新的管理理念置之不理，在实际工作中依然沿用传统管理理念，造成电子档案管理不能发挥自身应有的作用，主要体现在以下几点：（1）未构建全面性的档案管理信息系统；（2）信息化管理技术掌握不全；（3）对档案数据安全未引起足够的重视，等等。这部分问题的存在都对政府机关档案管理活动的有效展开产生了相应的不良影响。

（二）管理缺乏合理性

在对政府机关档案管理实行数字化管理过程中，非常有必要做好传统纸质化与电子档案之间的衔接工作。但是，当前在展开档案管理时，传统档案管理与数字化档案管理，并未得到很好的处理，反而存在相应的矛盾。尽管在数字化管理时代下，各大政府机关都在踊跃的引进现代化档案管理，然而由于当前并未有完善的档案管理体制，所以对政府机关档案管理工作走向现代化发展，形成了比较大的阻碍作用。

（三）管理技术有待提升

在对政府机关档案进行管理过程中，在数字时代背景下，应积极的引进先进前沿的技术加以应用，然而在目前的政府机关档案管理中，很多的工作人员对档案管理试行数字化的方式，却普遍存在对这方面（大数据技术、云计算技术、摄影技术等）的技术缺乏全面性的了解和掌握，从而致使有关数据无法得到完整的收集、整理和有效的利用。另外，在对管理技术这方面问题展开分析时，需要对政府机关档案管理互动信息化的程度高低进行关注[1]。但是由于现阶段大多数政府机关档案管理的信息化水平相对较低，所以对这方面的关注度明显存在着不足，主要体现在以下几点：（1）政府机关档案管理在开展数字化管理时，与之相关的软硬件存在明显的不足，这样便无法保证电子档案制作和管理水平；（2）电子档案的存储未做好全面性的掌握，电子档案自身的存储位置流动性很大，这样非常容易出现电子档案出现分离分的现象，造成电子档案的安全性问题无法得到确切的保证。（3）政府机关档案数据库建设和信息化建设方面需要加大投入，并且与政府机关档案管理的客观需求非常的缺乏匹配性，进而导致政府机关档案管理信息系统的整体管理水平偏低。

二、数字时代下政府机关档案管理创新的方式

（一）构建完善的管理体制

信息化技术在档案管理工作中的实际应用，需要采用完善的管理体制为前提的支撑条件，所以相关的管理人员应构建完善的管理体制，并不断的创新和拓展。政府机关档案管理体制在构建过程中，包含多个方面的内容，主要有档案数据和资料的全面收集、档案整理和档案服务等[2]。档案收集体制的制定，管理人员应对档案所收集到的各项内容和收集方式等进行明确的规定，以保证政府机关档案能够发挥对应的价值。档案整理管理人员需要对各项数据化整理技术加以关注，并将其应用到实际工作中，同时保证在对相关数据进行处理时，能够在最短时间内选取出想对应的数字整理技术，以提升档案整理效率。档案服务体制的制定，通常需要根据当下存在的各种问题，不断提升档案服务质量，并从不同的角度对档案中的各项信息加以补充，同时采取层级性的服务，提高用户的满意程度。

（二）应用先进的管理技术

在数字化背景下，政府机关档案管理人员能够采用的先进管理技术比较多，在当前档案管理过程中，所应用到的先进档案管理形式，主要是电子档案管理和文书档案管理。文书档案既可以将文件进行长期的存储又具备良好的机密性，因而在档案管理工作中很受欢迎[3]。但是在具体管理工作中，管理人员不能仅根据技术的优越性加以选择，而是要结合管理工作的客观需求，然后对相应的技术做出合理性的选择。另外，就目前政府机关档案信息化管理来讲，管理人员必须要对信息化系统采取科学设计的方式，在设计过程中应运用先进化技术。例如，设计人员可以通过构建MySQL数据库，并利用HTML+PHP语言设计技术与PHP编程系统，对档案数据信息做好相应的分析，同时实行分布式存储管理，最终使政府机关档案管理效率得到提升。

结束语：数字化时代的到来使各项工作在实际工作中都发生了明显的变化，对政府机关档案管理而言，不仅是提供了全新的管理视角，还有效的实现了管理模式的创新。作为政府机关档案管理人员，必须要根据时代的发展做出对应的调整，将先进技术应用到档案管理工作中，从而全面提升政府机关档案管理质量，促使政府机关能够提供更好的服务。