档案管理数字化发展面临的问题及对策分析

刘安玉 红河州财经学校

前言：中职院校的建设要根据时代发展不断进行改革，不管是教学方式，人事管理还是教研方式等，而档案管理这一系列的工作也需要不断适应社会的发展，将传统纸质资料档案转变为数字化档案，这不仅是跟随时代发展的表现，而且也能够方便快捷的保存相关资料。但是在推进中职院校档案管理数字化的过程中，也出现了很多亟需要解决的问题。

一、档案管理数字化中出现的问题

推进中职院校档案管理进行数字化建设过程中，必须要有先进的软件和硬件设备，这样才能更好地开展档案信息数字化建设。首先必须要保证档案信息数字化工作过程中具有良好的网络连接环境，必须达到可以支持信息稳定传输的要求。但是目前的情况来看，很多院校在信息数字化建设方面并没有增多资金投入，可能是受到自身或者某些因素的影响，一些设备功能老化，已经逐渐过时。这样就很难实现大容量的网络信息传送，无法达到管理档案信息化的目标。除软件硬件方面比较落后外，同时相关的软件技术手段也比较落后，无法给工作人员提供便捷的工作系统，以及处理各种文件的软件，这严重影响了院校档案管理数字化的发展[1]。

在中职院校的档案管理过程中，每个学校的发展情况均有所差异，但是很多学校都没有建立统一的管理规范和体系。很多档案都是需要进行保密，或者保存时间较长，所以对于档案管理数字化工作的安全性要求很高，操作技术处理方面要求也很严。这需要学校建立统一的技术支持、管理体系以及工作标准。但是现在很多院校并不能实现这样的要求，就很容易导致在档案管理工作中，进行数字化信息整理时出现效率较低的现象。

档案信息数字化需要有专业的人才，不仅会使用现代信息技术，还必须要懂得如何进行档案管理，如何管理好队伍建设，所以在对档案管理人员的方面有很高的要求。现在中职院校中的档案管理队伍，整体来说专业能力比较差，根本没有接受过专业的训练，所以在工作的时候根本没有将档案信息数字化的优点发挥到最大，反而还减慢了档案整理的时间。

二、档案管理数字化发展中出现问题的对策

（一）及时更新相应系统

在实行数字化管理的过程中，不仅仅需要人才的支撑，还需要良好的基础设备和系统软件，引进先进的硬件设备，现在档案的载体和记录方式，随着互联网信息技术的不断发展而不断进行改革，所以中职院校应该提高对于档案信息数字化工作的经费，及时更新相关软件，硬件设备，积极引进先进的基础设施，比如计算机、网络系统等。拥有足够的物质保障才能够推进院校档案数字化管理的发展。需要注意的是，院校在选择数字化信息系统的时候，应该选择一款更加适合学校实际情况、系统功能比较全面的档案软件，并且能够适应工作人员在工作中的操作需求[2]。

（二）建立完善的管理机制

健全的管理制度，有利于使工作更加标准、更加规范，在任何一项工作的推进过程中，都会存在某些问题，当然档案信息数字化的发展也是如此，所以中职院校更应该建立健全院校档案管理制度，同时也要建立监督制度，这样才能够使管理制度顺利的实施。在2008年9月1日，教育部已经颁发了《高等学校档案管理方法》，并且该方法也在不断的进行改进完善，中职院校可以根据教育部的档案管理方法结合自己的实际情况，制定出符合本校的管理方法。首先中职院校档案管理人员需明确自身的工作职责，建立严格的管理规范，让工作人员时刻遵守工作要求，每一个环节都按照制度标准来进行。其次，院校应该建立一个专门对于档案管理制度的监督小组，这样可以更好的监督工作人员的工作情况，提高工作人员的工作效率。最后应该重视将工作程序简单化，能够使工作人员更加便捷有效的处理档案信息，通过建立一个完善的管理规范和标准，以推进档案管理数字化工作稳定有序的进行下去。

（三）加强相关人才培养

现在时代对于人才的要求，不仅仅是单方面专业能力的要求，更多的是需要复合型人才。对于档案管人员的工作要求不仅仅会使用现代信息技术，也需要具备较强的档案数字化管理能力[3]。因此，中职院校要重视对于这方面人才的培养，定期对现有工作人员进行专业性培训，提高他们的专业素养以及业务能力，及时更新他们的专业知识，同时，中职院校也应该积极引进，既懂得档案管理知识，也会计算机技术的复合型人才，充分发挥他们的优势，提高学校档案管理，建设队伍整体的专业化能力。档案工作人员的素质在不断提高，档案管理队伍就会不断的提高，档案管理数字化的发展就会不断的向更好的方面发展。

（四）重视电子档案的安全性

中职院校电子档案储存的安全性也是十分值得注意的，所以院校应该设立相关的监督报警系统以及消防设施，时刻关注档案库的安全，确保院校电子档案库房的建设符合国家相关标准。除此以外，对于档案室的日常管理活动也要十分重视，不仅要制定出相关的管理制度，也要加强相关监督制度的执行力度。在电子档案平时的管理活动中，应该根据电子档案的珍贵程度以及需要程度进行在线储存、离线储存异地备份等，进一步优化电子档案异地备份的工作流程，时刻在后台进行监督。

中职院校档案管理工作随着科技的发展，其信息化管理程度也在不断提升，这也是院校管理改革的重要方向之一。规范档案管理，提高电子档案的阅读效率，加快档案的查询速度，继而更好的提高中职院校管理的信息化水平，也可以更方便的服务学生。