事业单位实现档案数字化管理的要点分析

庄宇春

摘要：如今信息技术进入高速发展阶段，各行各业的发展都离不开信息技术的参与。事业单位作为社会服务组织，在新时代下必然要向数字化管理的方向发展，而档案管理作为事业单位工作中的基本组成部分，实现数字化将会极大减少档案管理成本并提高工作效率，但在现阶段档案数字化管理系统中依然有一些需要加强的部分。基于此，本文详细分析了事业单位实现档案数字化管理的要点。

关键词：事业单位;档案数字化管理;要点

引言

机关事业单位在我国分别承担着各项任务与职责，在社会主义现代化建设当中是必不可少的一部分，是现代化建设当中的中流砥柱。机关单位档案记录着机关单位的发展历史、人事关系、人事档案、工作流程等重要信息，对于事业单位内部各项工作具有重要的参考价值。但是长期以来机关事业单位档案管理与服务存在工作理念与传统档案管理模式不能充分适应新形势下单位需求，在一定程度上弱化了事业单位的公共服务属性，对事业单位改革与发展造成了消极影响。

一、事业单位人事档案数字化建设问题

1.人事档案数字化管理薄弱

在数字化时代，档案管理模式从以档案保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心。很多机关事业单位没有对人事档案数字化管理工作给予足够的重视，管理只是流于形式，没有落到实处。大部分管理者认为电子档案、检索、整理有无数字化都一样，忽视了人事档案数字化工作的开展，对人事档案数字化设备的投入不足，以至于档案数字化管理工作的基础投入十分薄弱。遇到问题临时抱佛脚，应付相关部门检查和保证干部职工调动过关就行，而这一切都导致人事档案管理工作不能发挥其真正的效能，档案数字化管理更是无从谈起。

2.专业人员缺乏素养

档案管理是专业技术工作，需要专业的人来干专业的事。但是长期以来机关事业单位档案管理人员素养普遍不足，表现在以下方面。其一，现阶段事业单位的档案管理人员普遍为非专业人士，同时事业单位本身也缺乏相应的培训体系，导致档案管理人员普遍缺乏基础理论知识和专业技术水平，且吸收新知识、新技能在心理和行动方面迟缓。其二，职称结构方面，受职称结构比例限制，工作人员多为初级、中级职称，高级职称比例偏低，且高级职称评审条件严格，使得大多数同志失去上升通道，大家在工作方面创新意识和研究意识不足，导致工作创新性不强，工作能力提升缓慢[1]。

3.档案管理硬件设施不完善

在人事档案数字化管理办公设备中，计算机、扫描仪等硬件设备必不可少，这是实现办公自动化及档案利用率提升的关键。只有具备完善的硬件设备和基础设施，才能让人事档案资料得到有效管理，共享信息资源。当前，机关事业单位由于缺乏足够经费，硬件设备不完善，基础设施建设滞后，导致人事档案数字化管理工作很难正常开展，工作效率不高。

二、事业单位实现档案数字化管理的要点

1.建立有效的档案数字化管理体系

档案数字化管理在当前依然属于较为新颖的管理模式，事业单位在开展档案数字化管理时应结合自身部门的实际情况，对硬件设施的采购、软件系统的开发和运营等都应做好相应的研究。同时，建立行之有效的档案数字化系统管理的规章制度，做到有章可依，在档案管理过程中严格按照规章办事，可以有效减少档案的遗失、泄露等问题。档案管理不论是传统管理模式还是数字系统管理模式都是一项较为繁琐的工作，针对这一特点，可以将档案数字系统划分为不同的模块，包括档案录入管理、档案系统管理、档案密级管理、档案分类管理等部分，各部分职能分开运行，以减少档案管理人员的工作量，这样的系统划分可以降低工作中的失误，提高档案管理效率[2]。

2.配置档案管理专职人员，培养高素质人才队伍

各级党委、政府要重视档案管理人员和专业技术人员的队伍建设，在机关事业单位配置专职人事档案管理人员和档案数字化管理需要的各种高素质、高学历的复合型专业技术人才，培养档案管理与系统研发、程序维护的复合型人才，逐步建立一支具有较高档案管理水平和较高工作效率的档案管理人才队伍;机关事业单位需对档案管理人员进行定期定质定量专业培训，提高其专业技能和个人素质。此外，档案管理人员须在档案管理工作中及时总结经验，改进管理技术和方法。

3.强化技术保障

随着信息化、网络化和数字化水平的不断普及和提高，档案管理的自动化、信息化水平也在不断提高。机关事业单位要大力加强档案管理工作与服务的信息化水平，加大人力物力和财力保障水平。做好网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等，添置专业的打印机、复印机及扫描设备，提高档案管理工作效率。加强工作人员的信息化水平培训，确保工作人员可以熟练操作各类相关的设施，充分发挥各项信息化设施的作用[3]。

4.提高档案管理人员的管理能力

档案数字化管理不同于传统档案管理模式，因此档案管理人员也需要转变管理思路，提高数字化管理能力，只有高素质的档案管理人员才能保证档案管理工作的有序进行。事业单位在开展档案数字化管理工作时应将提高档案管理人员综合素质和专业能力作为首要工作重点。在管理过程中，事业单位要不断加大档案数字化管理的相关培训，帮助档案管理人员转变思想。可采取多样化的培训方式来确保培训工作的高效运行，可通过视频教学的模式让档案管理人员了解工作内容，定期召开相关研讨会，听取意见和建议，并作出相应调整，使档案数字化管理工作更符合客观实际。对于檔案管理人员个人来说，要提高工作积极性，主动利用业余时间学习相关技能，更新知识体系，打破传统档案管理思想的束缚。

结语

在当前大数据数字化时代背景之下，数字化管理成为一种被社会逐渐认可的管理方式。机关事业单位人力资源管理工作必须与时代相结合，人事档案管理数字化已是大势所趋，要充分认识到人事档案数字化管理工作的重要意义。鉴于人事档案的纸质材料和繁琐程度，为保障人事档案管理工作质量迈上新台阶，提高人事档案管理工作的效率，推进机关事业单位人事档案数字化、网络化势在必行。

参考文献：

[1]李元.试论事业单位档案数字化管理[J].兰台内外，2019（36）：23-24.

[2]李淑娟.新时期事业单位档案数字化管理研究[J].办公室业务，2019（11）：52.

[3]史红波.新形势下事业单位档案数字化管理工作探析[J].才智，2018（34）：201.