计算机信息技术在学校档案管理中的应用

杨杰

摘要：随着科技以及经济的不断发展，计算机信息技术在各个行业中的应用范围逐渐扩大。学校档案在经济、知识迅速发展的情况下必须紧跟时代发展步伐，在管理工作中引入极为有效的新型技术，能使更多创新工作得以实现，档案管理工作效率也会有所提高。文章主要探讨了计算机信息技术在学校档案管理中的应用，旨在抛砖引玉，促使学校档案管理规范化，希望对有关工作人员有所帮助。

关键词：学校档案管理;计算机信息技术;应用效果

引言：

受到全球信息化影响，人们对于计算信息技术的认可度极高，目前在许多行业中均可以看到对这种技术展开应用的情况。因此，学校档案管理过程中需要应用计算机信息技术，促使现代信息技术与各个行业的结合。将计算机信息技术应用于高校档案管理工作可以对以往管理制度存在的不足进行弥补，进一步促使档案管理工作效率有所提高。

一、学校档案信息化管理

目前，学校档案管理中涵盖许多方面的信息内容，如人类的进化史、发展史和政治运动以及各地方的文化礼节等[1]。档案管理主要是由文字以及声音和图片组成的。可以从两个角度对学校档案管理进行阐述。哲学角度。在学校档案中所有文件内容并不是随意记录的，文件顺序也并不是随意整理的，档案信息化管理是一种具有时效性的判断。历史保存角度。若档案中文件状态较为分散，则需要根据逻辑标准对信息进行标准集合。在对档案进行整理过程中需要具有系统性的判断。档案不仅可以对历史信息进行记录，还可以将消失的历史信息重现。在确保记录内容具有一定真实性以及整理文件的顺序下，可以有效防止历史文献出现虚假以及不完整的情况。

二、计算机信息技术的应用

（一）对学校档案信息进行科学分类及归档

学校想要有效提升自身档案管理工作的规范性和标准性，就一定要对档案资料进行科学分类和归档[2]。首先应该确保档案信息录入的完整性，再对这些档案内容按照相应的方式进行科学的整理以及分类。然后根据案宗的相关内容进行目录编写，方便日后的查找检索。如果遇到较为特殊的档案内容，工作人员可以使用计算机软件等对档案内容及相关信息进行记录，这样就能够快速找到档案的案宗分类号，从而提升工作人员的检索效率，帮助工作人员更好地完成档案归档任务。

（二）注重档案信息的收录和整理

在实现高中学校档案信息化管理的过程中，要想保证其具有极强的整体性、可持续性，管理人员在开展档案管理的时候，为了保障档案的完整性，以及可利用性，必须要注重纸质档案在保管与审查的时候，具有极强的信息完整性。具体来说，相关管理人员在录入档案的时候，要对纸质档案中相关的信息进行审核，确保其具有极强的完整性，以免出现信息不全的现象。只有加强这一系列基础性的工作，才能有效提升高中学校档案的信息化管理水平。

（三）采用先进的云计算技术，加强中职学校档案管理

当前应用先进的云计算技术建立数据库，不仅投入的成本很低而且设备和人力都可以得到相应的减少，同时存储的能力也很大程度的提高。学校档案管理部门要以自身发展需求为前提，联合网络信息管理部门对学校的档案管理数据库利用云计算的技术手段来进行建立[3]。另外充分发挥数据挖掘技术、高速扫描、数据的压缩技术等现代科技，提高纸质文件和电子资料的转化效率，变成有序的信息数据库。数据库转换的方式进行管理学校的档案，能够将各个部门之间的限制打破，将自动化采集以及科学化管理的优势进一步凸现出来，实现更加人性化的管理。同时学校内部和管理人员也可以设置相关的管理权限，进行随时随地的查看共享信息的服务。

（四）引入自动化管理系统

学校档案管理中计算机信息技术的应用，通常是基于特定的软件加以实现的。因此，学校有关部门应当结合自身实际情况，与专业技术人员或IT企业等加强合作，建设符合学校自身要求的自动化管理系统，该系统的各个模块由学校的实际需求进行设计，以此为学校档案管理工作提供更加有效的支持。虽然引入自动化管理系统需要花费一定的成本，但在引入该系统后，能够长期节省因档案工作所消耗的人力、物力和财力，有助于维护管理工作的长期稳定，并进一步提高档案管理工作的效率。

（五）定期开展技术培训和系统运维

应用计算机技术后，档案管理工作对工作人员的计算机能力水平有了更高的要求，因此学校方面应当重视档案管理工作人员计算机方面综合素质的提升，在日常工作中，要定期开展对档案管理工作人员的培训，培训内容则要涵盖安全保密教育、责任意识教育和专业知識讲解等多个方面，确保档案管理工作人员能够有效应用各类计算机技术开展管理工作。同时，需要注意的是，计算机信息技术视域下的档案管理工作也面临着新的安全威胁，为此，学校管理人员应当重视档案管理工作的信息安全层面，可通过与相关企事业单位和科研结构等加强合作的方式，对档案管理信息系统进行及时的维护与更新，切实提高档案管理信息系统安全水平，为档案管理工作的顺利进行提供保障。

（六）加强对档案管理设备的安全管理

在学校档案的管理工作中，可能涉及到一定数量的涉密计算机，应当对这些计算机设备进行特殊化管理。具体来看，对于这些涉密计算机而言，不准其在连接到外部互联网的情况下运行，对于因工作需要而在涉密计算机上复制资料的环节，则要严格限定移动存储介质，避免携带病毒的移动存储介质造成数据信息的损坏或丢失。同时，涉密计算机和电磁介质应当明确专人管理，与其他的计算机和电磁介质做到空间上的严格划分，避免出现交叉使用的情况。有条件的学校还应当构建涉密设备的信息化管理系统，对涉密计算机和电磁介质的采购、使用、变更、运维和最终报废处理等环节做好全流程管理，进一步提高保密工作水平。

结束语

总之，在信息时代下，我国信息技术不断发展，对学校档案管理工作的发展也提出了更高的要求。现代化档案管理工作，将以往传统档案管理模式摒弃，组建一支具有极高素质的管理人才队伍，融合媒介技术，不断进行探索、创新，以促进学校档案管理工作顺利发展。

参考文献：

[1]王敬.学校档案管理工作中的信息化技术应用[J].东西南北，2020（04）：117.

[2]高斯娜.“互联网+”时代学校档案管理建设研究[J].办公室业务，2020（01）：141+143.

[3]刘丽丽.信息化建设在学校档案中的应用[J].城建档案，2019（02）：27-28.