纸质档案数字化质量管理研究

柯江云

随着我国科学技术的不断发展，大数据时代已经悄然而至，很多行业已经开始使用信息化的技术和设备，人们的生活、工作和学习中也受到了数字化变革带来的影响，一部分纸质版的资料和档案也渐渐由电子版替代。新世纪以来的市场变化，对于传统的纸质版档案管理工作造成了一定的冲击，纸张上承载的信息已经无法满足人们对日常生活中的需求量，因此档案管理部门应当采取恰当的方式将纸质版的数据逐渐转化为数字化的资料进行保存和应用，让档案信息资源能够与人们的需求共同进步，实现数量和价值上的双赢。本文将会对纸质档案数字化的意义、体系和管理等多方面进行分析，为我国档案部门的数字化发展提供可行性意见。

改革开放之初，邓小平提出了科学是第一生产力的重要论断，对于当时的中国和现在的中国都有着非常重要的影响，信息化是目前对于社会和经济都有着极大推动力的技术手段，同时也是国际上都在不断发掘和创新的趋势所在。档案作为信息的一种存在和表现形式，需要在新时代的发展下找到自身的定位和价值，才能更好为社会服务，担负起承载社会记忆的责任。在国家针对档案管理提出的十三五纲要中指出，推行档案数字化管理是需要在未来达成的终极目标，在全国档案馆长会议上，也提出了积极推进数字化档案馆建设的要求。纸质档案的数字化既是我国顺应时代潮流开展的一项改革工作，也是档案事业在未来发展过程中的必经之路，同时也是提高我国档案质量管理水平的有效策略。对于大部分的纸质版档案管理工作来说，数字化可以为其今后的服务工作提供更便捷有效的方式。

纸质档案数字化的概念

数据大爆炸的时代，各个行业都开展了相关资料数字化的管理手段，纸质档案信息的数字化发展也不能落后。纸质档案数字化的概念是使用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化的加工，将加工后的电子内容存储在硬盘、磁盘、光盘等载体上，同时可以使用计算机等设备进行识别和处理。目前我国档案部门在进行数字化工作的时候通常采取兩种方式，首先是扫描仪，该设备可以将纸质档案进行扫描，储存的内容为图片的格式；其次是高拍仪或者相机，该类设备是对纸质档案进行拍摄，得到的内容为数字化的影响。由于使用扫描仪数字化纸质档案得出的文件较为稳定和清晰，因此大部分馆藏都会使用扫描的方式进行数字化处理。

纸质档案数字化的意义

在档案事业发展的历史中，大部分都是用纸来承载记录内容的，质量较好的纸可以保存的久一点，但是上面的字迹也可能会随着时间的流转逐渐模糊不清，纸张会因为环境的变化受到严重的影响，过于潮湿和干燥的地方都会让纸变得脆弱易碎，难以长期的保存下去。虽然可以采取一定的物理方式对纸质版的档案进行维护，但是目前的数字化技术达到的效果更好。越早的将纸质档案进行数字化处理，对于保存档案的内容越有裨益，同时数字化的技术还可以对老化的纸质档案进行复原，档案部门发展数字化技术可谓是一举多得。

档案数字化下的管理变革

在开展纸质档案数字化之后，首先会对档案部门的管理模式上做出一定的改变，当档案部门人员固定的情况下，使用数字化的技术可以让档案部门的主要工作由原本的收集和整理，转变为了具有技术含量的管理模式，可以将原本需要大量时间的纸质版文件整理工作，转变为如今的动动手指即可实现大量资源搜索下载的便捷方式。同时可以让档案管理和查询的过程有所缩短，破除原本各个科室之间管理范围和职能差距之间的壁垒，全面提高档案质量管理的效率。纸质档案的数字化除了改变管理模式之外，还能够实现内容管理模式的升级，原本人们面对大量资料的时候只分门别类地大量翻阅才能找到答案，而如今数字化的图像和资料都可以通过检索的方式获取，占据空间上也有很大的优化，传统的图书馆和档案观都需要大量的房间放置馆藏的资料，现代化的数字图书馆仅仅需要一个电脑就可以完成原本所有的工作，甚至人们还不需要到档案部门来，就可以在移动端查找到需要的内容，实现了档案信息的传播渠道的延伸和深化。

本文将会对某城市建设工程档案数字化的项目为研究案例，通过联系案例的实际情况对纸质档案数字化质量管理的流程和重点进行梳理，为我国档案部门未来工作的发展方向提供可行性意见。

文字数字化

在进行文字档案数字化的过程中，档案部门的管理人员需要以项目为单位建立多个文件夹用来保存扫描下来的文字图片，并且需要按照卷宗的流水号建立该项目下的子文件夹放置后续扫描的内容。在使用扫描仪保存文字的时候，技术人员应当将图片的格式进行统一处理，例如使用清晰度较高的JPEG或者是BMP，然后对图像的像素做规范，同时做好文件的编码命名工作，按照页码的顺序标记001、002、003等等。由于扫描出来的图片一般都是彩色的，因此还需要对文件的色彩位数进行设定，一般设置为24bit，若是出现没有插图、印章或者是底纹的黑白纸质档案，也可以采取黑白二值的模式进行扫描。在扫描文件的时候，如果纸张保存的状态较为良好，可以使用自动进纸的仪器，若是状态不好，可以采取放置类的平板扫描仪，以免造成纸质档案资料的损坏。

图像数字化

在进行图像档案数字化的过程中，前面大部流程和文字档案是几乎相同的，但是在后续处理工作上有所差距。文字档案数字化一般不会对文字本身产生影响，但是图像档案的质量会随着纸张本身和扫描质量发生变化。在处理图像数字化的时候，尽可能保留图像档案的原本样貌，但是遇到污渍、边框、墨点等问题的时候，需要采取一定的技术手段对图像进行还原。如果是扫描仪器本身处理的问题，可以通过调整扫描仪的设置改变图像，如果是纸质档案上的偏差，那么就需要对图像进行相对应的调整。一般使用的软件为PS，有其他的修图软件也可以，只要能够达到复原原本纸质档案图像的样貌即可。

档案管理人员可以请专人对扫描的文字和图像进行检查，达到质量标准之后再交技术人员与档案管理系统数据库内的项目案卷总登记号一一对应，并与档案管理系统进行挂接，便于人们的应用和查阅。

上文对于纸质档案数字化的工作已经有了些许的介绍，在其流程方面现代化的档案管理工作和传统的档案管理工作之间存在着一定的联系，但是同样也存在明显的差异。档案管理的流程一般都是档案整理、信息录入、图像处理、图像挂接等等，数字化之后的档案管理工作会将原本纸质的管理对象替换为电子资料，让原本纸质档案的管理工作更加和谐顺畅，不用考虑传统档案管理中资料的尺寸、大小及资料有效性等问题，因此对于后续的人员分布、设备管理和流程发展等方面都会更加顺利。现阶段我国的纸质档案数字化质量管理工作的重点还在增量档案上，与库存档案数字化的工作有所不同，增量档案需要与原本的档案内容相互联系和配合，才能达到档案质量管理工作的一致性，在达到缩小归档周期的情况下，达到更好的档案应用和服务的效益。

综上所述，从档案质量管理的角度来说，纸质档案数字化可以为资料的储存、管理和运用等方面提高一定的效率，同时对档案的内容也赋予了全新的时代意义。纸质档案经过数字化的处理之后，实现了档案内容的复刻，在应用角度上实现了更加便捷和广泛的效用。人们可以通过计算机、手机等可以使用网络的设备，对档案数字化的内容进行查阅和下载，使原本必须要在档案部门才能获取的信息不再受到空间和时间的限制。档案部门可以通过制定相关的制度和规范，将可以展现给公众的内容上传到官网或者是平台的公众号上，还可以通过创造虚拟展厅的方式让档案呈现在人们的身边，丰富人们记忆的同时提高了档案的存在价值。

（仙游县档案馆）

参考文献：

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