项目管理信息化研究与实践

宋付英 陈新荣 赵传玉

[摘    要] 文章从实际业务需求出发，梳理了信息项目管理的流程、设计了流程数据库表单、研发了项目管理系统，实现了项目管理业务流程化、流程表单化和表单信息化，实现了项目管理从人工模式到信息化模式的转变。通过对信息项目全生命周期的信息化管理，积累了企业信息化管理数据资产，实现了信息项目管理过程阳光透明、可追溯，提高了企业信息化项目管理的科学性。所做研究和实践，是对企业项目管理信息化的有益探索，有利于避免重复立项、重复投资、重复建设，对企业降本增效具有重要意义。

[关键词] 项目管理;管理信息化;业务流程化;流程表单化;表单信息化;降本增效

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2021. 01. 054

[中图分类号] F270.7    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2021）01- 0135- 02

0      引    言

信息化时代的来临，要求各行各业适应时代需求，迅速转变观念，充分利用信息技术改变项目管理方式，提升项目管理水平和效率，为项目管理决策提供科学依据。对项目全生命周期进行信息化管理，实现项目管理业务流程化、流程表单化、表单信息化，势在必行。本文基于实际的业务需求，对油气勘探开发专业信息项目过程管理信息化进行研究与实践，取得了显著成效。

1      研究背景

企业在长期的信息化管理工作过程中积累了大量的基础资料和信息资产，这些资源对于今后的信息化建设决策具有重要的借鉴和指导意义。油气勘探开发领域信息项目过程管理信息化研究与实践，就是基于实际的业务需求，利用信息化技术手段作为支撑，对勘探开发专业领域的信息项目实行全生命周期的信息化管理，实现对信息项目的需求、立项、实施、应用效果评价等全生命周期各主要环节进行阳光、透明、可追溯管理，积累企业数据、知识资产，提高信息项目管理水平和决策水平。

项目经历了两期建设。第一期完成了项目信息管理、专业软件库、专业软件分析三大功能模块共计22个二级功能模块的开发，实现对各二级企业信息化项目的管理，以及对各二级专业软件配套、供应商、软件信息进行统一的管理。基于管理制度变化、业务增长需要和管理模式变化的需要，二期进行了管理流程的升级再造、数据库升级改造和功能升级改造。

经过两期建设，全面实现了勘探开发专业信息项目全生命周期的透明化管理、留痕管理，保证了项目档案完整、准确、系统、有效，提高了专业信息项目管理水平，为专业信息项目决策提供依据。

2      研究内容

专业信息项目过程管理信息化研究与建设的主要内容主要包括三个方面：一是管理业务流程化，根据项目管理相关规章制度要求和实际管理需求，梳理项目管理业务，制定管理业务流程;二是流程表单化，利用关系数据库原理进行数据库设计，把业务流程转化为关系数据库表单;三是表单信息化，利用先进的信息技术，研发信息项目管理平台，实现项目管理信息化。

2.1   管理业务流程化

利用信息技术实现项目管理信息化的首要任务就是理清管理业务流程，包括项目管理主流程和各个业务阶段的子流程，实现管理业务流程化。专业信息项目管理有一个主业务流程、5个子业务流程。

2.1.1   项目管理主流程

基于项目管理专业知识，梳理实际业务流程，信息项目管理业务的主流程包括五个阶段，即：项目前期->项目立项->项目实施->项目验收->应用评估（见图1）。

每个阶段都有一个独立的子流程。

2.1.2   项目管理子流程

（1）项目前期阶段。主要包括：年度需求征集与对接、可行性研究与审查两方面的内容。上级管理部门下达年度项目需求上报通知，各二级单位主管部门征集年度项目需求上报上级管理部门，上级管理部门召开需求对接会，形成年度需求建议计划，二级单位根据通过的年度项目计划编制项目建設方案，经上级管理部门审查通过之后，进入项目立项阶段。

（2）项目立项阶段。各二级单位编制可行性研究报告，呈报上级管理部门审查。上级主管部门审查可行性研究报告之后，下达同意建设的批复文件以及相应的资金计划，项目进入实施阶段。

（3）项目实施阶段。各项目承担单位开始项目实施工作，包括市场调研、编制详细的技术规格说明书、招投标、合同登记、实施过程管理、项目计划变更等工作，按照项目进度计划定期上传合同、技术附件、验收报告、验收意见等过程文档，并按照各级相关管理要求做好项目质量管理，为项目的最终验收做好准备。

（4）项目验收阶段。项目实施完成之后，上级管理部门组织项目的验收工作，验收通过之后项目进入实际运行阶段。

（5）项目应用效果评估阶段。为了了解项目运行情况，评价项目应用效果，对后期项目建设决策提供支持，项目运行一个阶段之后，上级管理部门组织开展项目后评估工作，包括上级主管部门筛选参与评估的项目、项目承担单位自评、上级主管部门评估等内容。

2.2   流程表单化

流程表单化的过程，就是用关系数据库表单数字化业务流程的过程，为流程管理信息化奠定基础，包括关系数据库设计和数据库建设两方面内容。

关系数据库设计实现流程表单化的必备步骤和措施，主要是分析项目管理主流程、各个子流程内所包含的独立活动，在关系数据库中，用一张表单表示一个活动的信息，从而把管理流程转变成数据信息，为信息项目管理系统研发奠定基础。整个项目中，涉及流程的表单共有27个。数据库设计好之后，把项目管理的主流程、子流程数字化之后的内容存入数据库，完成流程信息表单化，为后续项目管理系统建设奠定数据基础。

2.3   表单信息化

表单信息化过程就是研发信息项目管理系统实现项目管理信息化的过程，是项目管理信息化建设的核心。根据目前企业对信息项目的管理模式，按照信息项目实施、管理、维护的工作模式和操作过程，把系统的用户分为项目承担单位实施人员、企业信息化管理人员（含企业领导人员）和系统管理员三大类，设计、研发了三类人员所需的功能模块，实现了信息项目动态的 “看、用、管”。

“看”：主要用户是管理人员。系统为管理人员提供自动化的“报表式”的服务，用于掌握年度项目需求计划上报情况、对接情况、投资计划下达情况、项目运行过程情况，及时进行预警分析和做出调整;查询、分析项目配套软件购置、应用情况，为后续决策提供依据。

“用”：主要用户是项目承担单位实施人员。用户登录系统，浏览通知，查看需求上报与批复情况，查看项目进度和上级主管部门的要求、整改意见等，按照要求跟踪项目进度、上传项目各阶段资料等项目实施工作。

“管”：主要用户是系统管理员。为系统管理员提供系统运维管理过程的相关功能，包括用户管理，履行用户身份认证、行为分析、安全审计等职能;授权管理，包括用户角色管理、功能授权管理等职能;系统设置，即系统运行所需的参数动态设置等。

3    取得成果

经过两期建设与完善，梳理了信息项目的管理流程，研发了信息项目管理平台，实现了项目管理信息化，提高了项目管理水平，达到了预期的效果。主要表现在以下几个方面：

（1）梳理了信息项目管理业务的流程，实现了项目管理业务流程化。根据信息项目管理制度和项目管理业务要求，梳理出了项目管理业务为1个主流程、5个子流程，使得业务流程更加清晰、明确，也更加符合管理制度要求和管理业务要求，为项目管理信息化奠定业务基础。

（2）建立了信息项目文档资料库，实现了业务流程数字化，积累了项目全生命周期的数据资产。通过关系数据库设计了项目管理一个主流程、5个子流程的表单和过程管理、文档管理的表单，收集、保存了各管理部门和二级企业信息化项目方方面面的信息，过程完整，文档齐全，包括需求、立项、审批、实施、效果评价等各阶段翔实的资料，为项目管理信息化奠定数据基础。

（3）研发了项目管理平台，实现了信息项目全生命周期过程管理信息化。在梳理业务流程和数据库设计的基础上，研发了项目管理平台作为项目管理业务的唯一入口，管理部门、项目承担单位同台工作，通知下发、资料上传、审批审核、统计分析等工作都通过平台完成，项目的审批过程、建设过程、应用情况等全程阳光透明可追溯。

项目管理平台是项目全生命周期管理信息化的載体，是项目质量管理的重要技术手段，有利于避免重复立项、重复投资、重复建设，对企业降本增效具有重要意义。

4      结    语

本文基于实际管理需要，从实际业务需求出发实现了信息项目管理业务从人工模式到信息化模式的转变，利用信息化技术提高了信息项目管理的规范性、科学性。所做的研究和探索，对信息项目统一规划、统一标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理具有重要的借鉴意义。如何与知识管理技术、人工智能技术相结合，为项目管理决策提供更加科学的依据和更加高效的支撑，是未来进一步深入研究的方向。

主要参考文献

[1][美]Project Management Institute.项目管理知识体系指南（PMBOK@指南）[M].第5版.许江林，译.北京：电子工业出版社，2013：38-41.

[2]赵丽坤，陈立文.软件管理模型驱动企业信息化进程[J].商场现代化，2007（5）：67-68.