铁路运输企业基于物资系统的存货核算管理改进建议

2021-03-03曾慧

运输经理世界 2021年3期

关键词：小票出库入库

曾慧

（中国铁路广州局集团有限公司广州机车检修段，广东广州510850）

0 引言

当前，铁路企业都基本建立了物资管理信息系统，此系统与财务系统是两个不兼容的系统，但是随着信息化要求的不断提高，现存物资管理信息系统逐渐暴露出一些不足。为了铁路企业更好地运营和管理，并与财务相结合，现将在实践中发现的问题在此探讨。

1 现状概述

铁路总公司物资管理信息系统中的存货管理模块包含单据审核、应付账款管理、应收账款管理、综合查询、核算设置、系统状态控制六个方面的内容。物资系统中存货核算模块的地位是非常重要的，系统中所有的业务都需要通过核算，才能形成财务票据。本模块对业务部门或仓库部门处理完成后的入库单、出库单、调拨单等各种单据进行审核处理、核算处理，最后生成与财务系统接口的财务信息。从而达到物资的采购信息、供应信息、库存信息及物资的各种动态信息与财务核算信息完全一致，达到账、卡、物的数量、金额完全一致（见图1）。

每月物资部门的管库员将生产车间签字确认并复核完成的出库单和入库单等的小票红联交到财务，材料会计对应物资系统上的单据，同步审核纸质和系统上的小票，表明材料的收发存情况。

每月物资部门的计划员将材料发票整理完，附上账单和入库单汇总表交到财务报销。材料会计根据上个月的估价清单加上当月的入库信息，合并形成当月材料发票核对的excel 格式的基础表格。根据计划员提供的与发票对应的入库单汇总表，从基础表格中筛选出与之对应的需要核对的入库信息，并整理成excel表格，与物资公司提供的材料发票清单的excel 格式的电子版进行核对，审核入库的材料名称、规格型号、数量、金额等。审核无误后，材料会计在物资系统上进行二次核对，逐条核对已报销的入库单，添加上对应的发票号，表明发票报销后，形成应付账款。

若材料小票收齐且审核无误和发票核对完就分别解封下一个月份的物资系统的账和结转至下月。材料会计根据当月物资系统情况在财务系统中填制当月的财务凭证。

2 存在的问题

2.1 材料小票审核处理工作量大

在图2 中可以看出，从2016年开始修车数量逐年剧增，2018年到达顶峰，2019年和2020年工作量趋于平稳。物资系统中材料小票的记录条数数量变化趋势与修车数量趋势相同。随着成本核算要求的细分和修车工作量的增加，材料小票的数量日益增多，造成材料小票的审核工作量增大。虽然入库单记录数量占总的材料小票记录数量比重不大，但是在材料发票报销时，除去受春运、春节影响修车工作量少的年初两个月，近3年来，每月除了要审核材料小票外，假设发票及时到达，平均每月还需核对上千条的已达入库单。

2.2 物资系统中核对发票，重复劳动

物资部门的计划员将材料发票交到财务，材料会计逐一审核完纸质发票，还要到物资系统—存货核算—账料单核对界面中进行二次核对，逐条核对已达的相应入库单，核对步骤如图3所示。人工逐条核对，眼睛盯着屏幕，同时手要点击鼠标，不间断的前提下，每小时能核对300 条入库单。每一份发票中对应的入库单都要逐条重复如图中的步骤，工作量大，且反复劳动，易感到疲劳，容易出差错。

2.3 材料支出凭证长，容易录错信息

由于全面预算管理及企业经营管理需要，企业执行单台核算，材料支出要明细到各个车号，每一台车的材料支出形成一行凭证记录，多的时候甚至可以达到上百行。填制凭证时，材料支出的车号设置了辅助账，手工录入时，耗时长且稍不留神容易录错车号和串行等等情况的出现。铁路内网不畅时，还会前功尽弃。

3 改进建议

3.1 改进物资系统或开发协助系统来提高审核材料小票效率

第一，基于原物资系统上，增加纸质材料小票二维码里的金额信息，来提高审核效率。目前纸质材料小票的二维码里可以利用的信息只有票号信息，如果中国铁道科学研究院集团有限公司电子计算技术研究所能够在材料小票上的二维码里生成出票面金额，就可以通过扫描仪将每张小票的信息形成一个个文件夹，然后通过命令，将所有文件夹的信息提取到excel 表格。这样就可以提取出纸质材料小票的单号和金额，同时从物资系统中导出相应信息，然后通过vlookup 公式进行匹配，就知道系统中哪些纸质小票交了，哪些没交，哪些金额正确与否。第二，开发系统来提高审核材料小票效率。上述方法是较经济实惠的，若实现不了，就可以尝试开发系统，但是费用颇高。通过OCR 扫描小票并识别相关信息，将信息转换成excel 格式，然后从物资系统导出实时的数据，两边自动匹配，匹配成功就过，匹配不成功就暂停。但是目前强大的扫描仪的识别率只有90%左右。第三，升级物资系统，实现绿色无纸化管理。提供领料部门系统上的申领和审核权限，入库出库等流程在系统上电子签认和审核，并且可根据实际需求设计审核入库和出库是否合理的逻辑关系，以此来替代低效的人工审核。只有这样，才能从根本上解决问题。提高核算会计的基础工作效率，才能为向管理会计转型打下基础。

入库流程：管库员入库，计划员审核，财务审核，定格入库数据。

出库流程：生产车间在系统上申领材料形成传递单，管库员在系统上接收，审核完形成出库单传递给车间，车间审核完来材料科领料并在系统上进行签认，出库单传递给财务审核，定格出库数据。结合期初的存货，形成收发存台账。

3.2 用改良版按键精灵替代人工方式，实现重复点击核对发票动作，提高效率

物资系统中发票报销核对的特点是步骤重复、量大，最初想到按键精灵可以实现重复点击动作。基于此，通过信息人员帮助，找到了市场上比较成熟的Ui-Bot（流程自动化专家）能够实现这一重复点击动作。UiBot 是奥森科技旗下一款应用于RPA 的机器人流程自动化工具，是一款针对公司和个人提供工作流程自动化解决方案，可以代替人工进行电脑上枯燥、烦琐、重复、批量化操作的软件及平台。据测算，物资系统中发票核对运用此软件，能替代人工核对，每个小时大概能核对300 条记录，发票核对的大致流程为“开始—读取excel 数据—循环提交表单—弹出完成提示—结束”[1]。

3.3 设计小程序，实现材、财系统有效衔接，实现制证零差错

由于物资系统和财务系统是两个不兼容的系统，财务系统不能直接引用在物资系统中生成的凭证。因此，需要设计开发小程序，能够充分利用物资系统导出的含有科目、车号、金额等信息的excel 表格，并完善此表格，利用小程序将excel 表格转换成财务系统能够识别的格式，然后导入财务系统，以替代手工录入凭证，既节约了制证的时间，又提高了正确率，还可应用到除材料以外的所有凭证的录入中。