ERP系统在物资管理中的应用
2021-03-02梁金生
梁金生
【摘 要】随着现代社会经济水平的不断提升，各企业的物资管理任务不断增加，物资数量与种类日益丰富，传统的物资管理手段已经无法满足当下需求。此时，工作人员引进ERP系统，以先进技术优化物资管理，灵活利用系统功能，从而进一步提升物资管理效率，解决物资管理问题。论文简要分析了企业物资管理中存在的问题，对物资管理中ERP系统的建设进行深入探究。
【Abstract】With the continuous improvement of economic level in modern society， the materials management tasks of various enterprises continue to increase， and the quantity and types of materials are increasingly rich. The traditional materials management methods have been unable to meet the current needs. At this time， the staff introduce ERP system， optimize materials management with advanced technology， make flexible use of system functions， so as to further improve the efficiency of materials management， and solve materials management problems. This paper briefly analyzes the problems existing in the materials management of enterprises， and deeply explores the construction of ERP system in materials management.
【关键词】ERP系统;物资管理;应用方法
【Keywords】ERP system; materials management; application methods
【中图分类号】F270.7;F251 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2021）02-0184-02
1 引言
随着现代社会科学技术的快速发展，越来越多的技术形式得以融入各行业、企业中，改变了企业的工作模式与工作环境。结合目前企业物资管理的有关情况分析，可以发现企业的物资管理模式存在一定不足，且企业对于ERP系统的认知程度不足，还没有将这一系统融入物资管理中，形成物资管理的ERP体系。因此，建议企业结合实际情况，将ERP系统运用于物资管理的各个环节中，以此实现物资管理体系的创新与建设的目的[1]。
2 企业物资管理中存在的问题
结合目前企业实际情况，可以发现一些企业仍然使用传统的物资管理模式，缺乏现代化理念，无法满足企业的物资配置需求，从而产生一系列的问题，具体如下：
第一，工作人员开展物资管理工作，仅仅是针对企业内部物资的收入、发出、保存进行管理，工作内容单一，且工作结果通常依赖于工作人员的责任心与个人能力，缺乏有效保证，容易出现管理失误、资料记载错误等情况，不利于为企业的日常经营管理提供可靠有效的物资管理资料。
第二，工作人员在物资管理的过程中缺乏合理的计划编制，不能够结合企业的实际情况与实际需求合理配置现有物资，灵活设计物资采购与使用方案，从而造成物资冗余、浪费、闲置及缺失的情况，严重影响企业的经营运转，不利于维护企业的稳定发展状态[2]。
第三，物资管理工作人员素养良莠不齐，在实际物资管理工作过程中，传统管理模式对人员素养的依赖性较强，一些工作人员缺乏正确的物资管理观念，随意性较强，经常出现未质检货物进入已经质检的仓库中，具体单据丢失、物资数据不符合实际情况等问题，从而影响企业的经营管理质量。
面对这些问题，引进ERP系统、构建信息化的物资管理模式，是保障企业发展的重要任务。鉴于此，对一些企业人员进行调查（见表1），发现企业人员缺乏对ERP系统的了解，其中，41.3%的人表示“不了解”，仅仅有23.9%的人表示非常了解，这也是目前企业没有形成完善的ERP物资管理系统的主要原因之一，同时，是企业物资管理发展缓慢的具体体现之一。
3 物资管理ERP系统的建设
结合上述对企业物资管理现状的分析，可以发现企业传统物资管理模式存在较大的问题，建议企业引进ERP系统，搭建基于ERP的物资管理模式，以此实现物资管理优化目标，为企业的健康、可持续发展提供有力保障[3]。
3.1 梳理业务需求，完善内控管理
要想建设物资管理ERP系统，建议企业工作人员率先明确企业目前的业务需求，结合企业经营管理范围，梳理各类业务需求，形成标准化的需求清单和编码体系，为构建层次清晰、条理分明的系统框架提供依据，加大内部控制管理力度，夯实物资管理信息化建设基础。在实际过程中，一方面，建议工作人员结合经营业务、办公室业务、对接业务、后勤业务、行政与人力资源业务内容，梳理业务需求，明确不同岗位及部门的业务需求方向，详细制定业务需求内容，形成具体、丰富的物资管理体系[4];另一方面，建議企业结合已经梳理的业务需求表格统一管理物资采购，实现集中化的采购模式建设，构建供应链体系，之后，可以根据不同部门的不同业务需求，梳理基本流程，分别搭建采购管理、库存管理、财务管理、使用管理等不同的物资管理子系统，以此形成内控管理体系，为之后的工作做好准备。
3.2 统一编码的模块化管理
要想建设物资管理ERP系统，建议工作人员提出“模块化”的管理理念，统一管理企业物资，对物资进行编码管理，通过管理物资代码分析物资的采购情况、使用情况、储存情况及出库情况，保证物资管理的一致性，提高物资管理效率，同时，为操作ERP系统提供便利条件。在ERP物资管理系统构建中，工作人员要结合系统的数据技术优势，在其中设置“编码”机制，针对不同的物资管理模块提出“A～Z”的编码。例如，生产物资编码字母为A，半成品类别为2，采购与入库时间分别为2019.12.30与2020.1.1，則这一类物资编码为“A-2-（19.12.30～20.1.1）”，通过这种方式将企业物资资料以数字的形式体现出来，为物资管理提供规范代码，便于在系统中直接分析出物资采购曲线图及使用曲线图，能够充分发挥ERP系统的应用优势。
3.3 优化单据传递业务
要想建设物资管理ERP系统，建议工作内人员加强物资的单据管理。在企业物资管理中，单据是物资管理的直接证明资料，传统管理模式中正是由于缺乏对单据的重视与管理，才会引发较多的管理问题，影响物资管理的真实性与准确性。因此，在物资管理的系统建设中，工作人员要优化设计单据的线上线下传输及各部门之间的单据传输流程，在完成物资采购与出库之后，利用扫描的方式录入单据，系统会自动收集扫描的单据信息，生成电子版单据。或者通过二维码的方式直接获取供应商提供的电子单据，将其融入系统中，作为物资管理的原始凭证，为进一步提升物资管理的真实性、可靠性提供重要资料[5]。
3.4 充分利用数据的多维度管理
要想建设物资管理ERP系统，建议工作人员深入发掘物资数据资料的应用价值，对物资数据进行多维度管理，进一步深化物资管理信息化改革，提升企业的物资管理实效性。在实际过程中，工作人员可以考虑企业日常经营活动中需要作出大量决策的情况，将物资数据作为决策的资料之一，对各类业务产生的物资数据资料进行管理，分别从物资数据的纵向变化（单项的数值变化）、横向变化（物资采购类别变化）、整体变化（物资的使用与采购对比率）等角度入手，分析企业一段时间内的物资管理情况，从而侧面分析企业的经营与发展情况，为之后调整企业发展方针、维护企业稳健发展状态提供有力支持，以此凸显ERP物资管理系统的实用价值。
3.5 优化系统配置
要想建设物资管理ERP系统，建议企业进一步优化配置ERP物资管理系统，提升系统运行稳定性，在最大限度上保障物资管理质量，促进企业的健康发展。考虑到ERP系统本身的网络型特征，建议工作人员加大系统的信息管理、数据管理强度，设置防火墙，安装杀毒软件，同时，采购大量的网络安全配置，加大系统使用登录的审核力度，从而维护系统安全，避免出现系统数据被盗、系统数据丢失与混乱的情况，进一步提高物资管理质量，实现企业物资管理的信息化建设与发展，形成完善的ERP系统。
4 结语
为了有效解决目前企业物资管理的实际问题，工作人员结合ERP系统原理，分别完成基本业务需求梳理、编码的模块化管理、业务单据的传输优化、企业数据的多维管理、企业物资管理ERP系统的优化配置等不同任务，大大提高了企业物资管理有效性与可靠性，促使企业更好地适应不断变化的外部市场环境，增强企业综合竞争实力，为企业的长久发展保驾护航。
【参考文献】
【1】王雷宇.ERP系统在物资管理中的应用[J].现代工业经济和信息化，2019，9（04）：55-56.
【2】张春华.浅谈ERP系统在企业物资管理中的应用与改进[J].商讯，2019，179（25）：118-119.
【3】张春华.浅谈ERP系统在企业物资管理中的应用与改进[J].商讯，2019（25）：112-113.
【4】李冀川.浅谈ERP系统在企业物资管理中的应用与改进[J].百科论坛电子杂志，2019（19）：688-689.
【5】李亚利.运用ERP系统提升物资管理信息化水平[J].中外企业家，2020，664（02）：114.
