探究行政事务管理工作的重要性及其优化策略

王家虎

摘 要：办公室行政管理工作是机关企事业单位发展与进步的过程中不可缺少的一部分，对于整个机关企事业单位而言，办公室行政管理工作是促进单位发展的重要一环，因为它不仅能够起到上传下达领导决策信息的作用，还能协调各个部门，关心爱护员工，展示单位的形象。本文就着重探讨行政事务管理工作的重要性，并针对性地提了一下措施建议。

关键词：行政事务;管理工作

1.前言

办公室行政管理工作是机关企事业单位发展与进步的过程中不可缺少的一部分，進行行政事务管理，可以有效地防止因为单位发展过快而导致的管理工作不相适应的情况出现，同时，做好行政事务的管理工作也可以反过来促进单位的发展。办公室的管理人员经常会被忽视，原因在于他们的工作被误解，被许多人认为是无关紧要的，且不是效益创造者。如同安全管理之于工厂，办公室管理人员对于单位来说也是至关重要的，在无形中起到为单位发展发挥着保驾护航的作用。行政人员对事务的管理，对信息的传达，对员工的关心都在无形之中对企业的发展起着作用，发挥的作用虽然无形，但是不可忽视的重要作用。

2 办公室工作的重要性

2.1保障单位正常运转的桥梁和纽带

由于办公室工作的职能，几乎每一个单位都会把行政管理岗设在窗口的位置上，她们的工作往往是需要同时处理着大量的事物。显而易见，人们通常是通过行政管理岗位的形象，对这个单位的整体服务进行评价，这么说来，行政管理代表着一个单位的形象。以日常工作中的电话接转为例，表面上这些工作难度系数不大，工作人员每天按部就班、习以为常，但是它却在第一时间内折射出单位的第一形象，这其中能反映出许多问题，能看出一个单位上传下达的效率。行政管理人员只有对单位的整体情况了然于心，讲究说话的艺术，才能使各个部门的员工对其处理的工作满意。因此，我们不应该小看办公室行政管理工作的重要性，因为它不仅影响和代表了办公室的工作，还会直接影响到一个单位的威信和形象。

2.2 促进各部门协调运作的润滑剂

从部门的功能和业务范围来看，业务部门仅仅是负责本部门的专职的业务活动，但是整个机关事业单位，除了需要做好专职的业务活动外，还要对各个中间环节进行及时的衔接以及沟通，那么这些工作，都需要办公室行政管理部门来处理和协调。只有对行政管理工作职能和位置有充分的认识，对行政管理工作有足够的重视，才能真正地作好耐心细致的工作，才能真正做到为基层服务、为机关服务、为领导服务。因此，办公室行政人员应该时刻具备服务的意识，树立全方位的服务理念，只有这样，才能在服务意识的基础上上进一步提高办事效率，并在外界树立良好的单位形象。

3.提高行政事务管理工作水平的措施

3.1办公室管理人员具有的能力

因为办公室行政管理工作在单位发展中是十分重要的，因此对于办公室工作人员的能力要求也是比较高的。办公室工作人员最重要的素质就是良好的人际沟通能力，拥有良好的人际沟通能力，可以在工作中和其他员工保持良好的状态，协调好员工之间的工作交流，以免出现员工出现矛盾或者因为不配合造成工作难以进展的情况发生。除了与员工之间的沟通外，办公室人员传达信息的能力也是非常重要的，上传下达领导的决策和任务是办公室人员工作中另一项重要的任务，首先要做的是领会好领导的决策，准确地传达领导的任务，再针对相关的工作人员进行协调安排，确保工作能够顺利进行，任务能够按时完成。因为在工作的过程中，如果其中的一环出现了差错和失误，一部分工作人员的他沟通没有到位，那么接下来的工作就会出现停摆，难以继续进行下去。除此之外，办公室行政人员还得对员工进行人文关怀，关注员工的状态和情绪。

3.2提高办公室管理效率

做好行政事务管理工作可以有效地提高办公室管理的效率，从而进一步对机关事业单位的进步作出贡献。但是由于没有绩效业绩等指标的考核，如何评定办公室行政管理工作变成一个比较棘手并且难以解决的问题。笔者认为有效的几项措施来提高办公室的管理效率。首先，要坚持定期对办公室行政管理人员进行专业培训，要让员工在学习过程中，深刻认识到自己的不足，不断反思自己的工作，在工作中吸取教训。针对现在就存在的问题，我们要引导员工要积极应对，不能忽视这些小问题，因为任何危小的错误都有可能造成重大的失误。第二，机关事业单位自身也要进行改革，改进原有的管理结构，建立更加完善的管理结构，尤其是领导和决策层也要充分重视办公室管理的重要性，领导不重视，员工也会效仿，不加重视，办公室管理人员的地位就会较为低下。完善的管理结构要有科学合理的依据，要遵循科学发展观，根据单位的具体情况和性质进行管理工作，学习借鉴其他单位的有效经验，但不能完全照搬。

4.结语

作为机关事业单位中一个综合性的部门，办公室起到了一个沟通、协调、管理的作用，是一个连接单位各个部门的一个十分重要的枢纽。随着社会的不断进步和发展，我们对于办公室工作，对办公室所发挥的职能和功效，也提出了更高的要求。怎么样有效地发挥办公室的职能，确保单位能在有效管理之下的正常运转，是每一个办公室行政人员都应该思考和进一步解决的问题。为了满足新形势下工作需要，不仅仅是机关事业单位的办公室人员，领导和决策者更应该深知办公室行政工作的重要性，加强办公室人员的素质提升，重视对办公室工作的考核和要求。

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