应用二维管理工具构建大型综合医院医用耗材的闭环管理模式

邹烨 戴佩芳 吴轶 陈喆 沈赟 曹蕾 金谷 李晓宇 吕迁洲 叶岩荣

摘 要 目的：探討将课题达成型品管圈和5S管理联合应用于构建多科室协作的大型综合医院医用耗材的闭环管理模式。方法：运用课题达成型品管圈10大步骤，拟定并追究最佳方策，结合5S管理工具的特点，对改善前、中、后医用耗材管理目标值和效益对比值进行分析并评估效果。结果：活动实施后，医用耗材盘点流程熟悉率从52.10%提高到97.73%，达标率为120.40%；医用耗材实库存正确率从72.3%提高到100%，达标率为122.03%；医用耗材三级库存管理制度完善率从0提高到100%，达标率100%；医用耗材智能设备管理覆盖率从15.60%提升至100%，达标率为113.44%；医用耗材实库存管理满意度从67.40%上升至96.87%，达标率为130.04%。此外还收获其他附加效益和无形成果。结论：课题达成型品管圈和5S管理二维管理工具的联合应用于创建大型综合医院医用耗材的闭环管理模式，能够打破医用耗材管理现状，达到1+1大于2的倍增效应，推动医用耗材管理的现代化、科学化、精细化。

关键词 二维管理工具 课题达成型品管圈 5S管理 联合应用 医用耗材的闭环管理模式

中图分类号：R197.323； R194 文献标志码：C 文章编号：1006-1533（2021）01-0058-07

Application of two-dimensional management tools for constructing a closed-loop management mode of medical consumables in large general hospitals

ZOU Ye， DAI Peifang， WU Yi， CHEN Zhe， SHEN Yun， CAO Lei， JIN Gu， LI Xiaoyu， LYU Qianzhou， YE Yanrong*

（Department of Pharmacy， Zhongshan Hospital， Fudan University， Shanghai 200032， China）

ABSTRACT Objective： To explore the achievement of constructing a closed-loop management mode of medical consumables with cooperation of several departments in large general hospitals using task-achieving quality control circles and 5S management method. Methods： The best strategy was formulated and pursued using the 10 major steps of the taskachieving quality control circle. The target and benefit ratio of medical consumables management through the activity was analyzed and the effect was assessed by combining with the features of 5S management tools. Results： After the activity is implemented， the familiar rate of inventory procedures of medical consumables was increased from 52.10% to 97.73% with a qualified rate of 120.40%. The accuracy rate of real inventory of the medical consumables was increased from 72.3% to 100% with a qualified rate of 122.03%. The improvement rate of the 3rd inventory management system for the medical consumables was increased from 0 to 100% with a qualified rate of 100%. The coverage rate of intelligent equipment management of medical consumables was increased from 15.60% to 100% with a qualified rate of 113.44%. The satisfaction rate of the real inventory of the medical consumables was increased from 67.40% to 96.87% with a qualified rate of 130.40%. Other additional benefits and intangible results were also obtained. Conclusion： The allied application of task-achieving quality control circles and 5S management method can break through the current condition of the management of medical consumables， establish the closedloop management of consumables in large general hospitals， reach the multiplications effect of 1+1 bigger than 2 and promote the modernization， scientification and refinement of the management of consumables.

KEy WORDS two-dimensional management tools； task-achieving quality control circles； 5S management； allied application； closed-loop management mode of medical consumables

随着医学技术的飞速发展，医用耗材成本已成为继药品成本、人力成本之外的第三大医疗业务成本之一，因此医用耗材的管理已成为大型综合医院医疗质量管理和经济管理的核心问题。2017年国家9部委联合下发《医用耗材专项整治活动方案》，将加强医用耗材管理提升到前所未有的高度。为此，我们在参加本轮活动时选择该管理核心问题为活动主题。

课题达成型品管圈是指圈员运用新的思维方式与品管手法，达成更具有挑战性的目标，最终实现“新规业务（操作）的应对”、“现状突破”和“魅力性品质的创造”3个目标之一[1]。虽然该管理工具可突破性解决问题，大幅度提升管理质量，但由于其操作难度大、创新性强以及相关专著、文献与辅导严重缺乏，很少在医疗机构中得到应用[2]。5S管理起源于日本，它是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，主要为整理（seiri）、整顿（seiton）、清扫（seiso）、清洁（seiket-SU）、素养（shitsuke）5个方面的内容[3]。该管理工具可以有效提高工作效率和质量，因此在各行业得到了很快的发展。为突破医用耗材管理现状，本轮活动尝试应用课题达成型品管圈加5S管理的二维管理工具，创新性构建多科室协作的大型綜合医院医用耗材的闭环管理模式，以降低医院运行成本，减轻病患负担，促进医疗质量提高，破解医院生存发展困境。由于该圈取得了优异的活动成果，因此在第六届全国医院品管圈大赛中荣获课题达成型专场三等奖，现总结报告如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

通过收集、统计改善前（2017年12月）、改善中（2018年3月）和改善后（2018年5月）共计5项医用耗材管理目标值及附加效益对比值，分析、评价本轮活动效果。

1.2 品管圈实施方法

1.2.1 成立品管圈

本轮活动联合院办、医务处、人事处、药剂科、设备科、护理部、网络中心、客户服务部、财务处共计51人，以多科室协作的方式共同开展。本轮活动确定了圈名为“白鹭圈”并制作圈徽。为保障活动顺利开展，在活动开展前对所有圈员进行相关管理工具的应用培训。

1.2.2 主题选定及活动计划拟定

运用头脑风暴提出欲改善的备选主题，以评价法进行主题选定。51位圈员对选定的领导重视程度、重要性、迫切性和圈能力4个评价维度进行等级评分，最高分为5分（领导重视程度极相关、极重要、极迫切、圈能力76%～100%），一般为3分（领导重视程度相关、重要、迫切、圈能力51%～75%），最低为1分（领导重视程度次相关、次重要、次迫切、圈能力0～50%）；同时对4个评价维度的权重进行打分，以平均分赋予权重（分别为27.7%、26.5%、20.4%、25.4%）。通过评分最终选定本轮活动主题是“多科室协作的大型综合医院医用耗材闭环管理模式构建”（表1）。主题选定后利用品管圈活动类型（QCSTORY）判定表，判定本期主题类型为课题达成型品管圈。为保障活动能按期、按质完成，根据“5W1H”原则拟定甘特图，活动安排为计划-实施-确认-处置4个部分，时间占比按18.5%-62.9%-11.1%-7.5%分配。

1.2.3 课题明确化

通过头脑风暴，圈员确立以“人员、方法、制度、设备、信息”为方向进行现况数据挖掘，将收集数据按医院（表2）、科室（表3）2个层面分别进行统计、分析。

在攻坚点挖掘时，根据查检数据对照管理标杆确定期望水平，根据现状水平和期望水平得到望差值。圈员根据消除望差的可能性、迫切性、圈能力、预期效果4个方面进行打分，总分大于816分（51×4×5×0.8）判定为攻坚点，共选定12项攻击点。将攻坚点合并成5项：①提高盘点人员盘点流程熟悉率；②提高医用耗材实库存正确率；③提高医用耗材三级库存管理制度完善率；④提高医用耗材智能设备管理覆盖率；⑤建立医用耗材信息库，提高医用耗材实施实库存管理满意度。

1.2.4 目标设定

根据查阅的文献设定各目标值，各目标截至日期为2018年5月14日。①盘点人员盘点流程熟悉率从52.1%提高至90.0%；②医用耗材实库存正确率从72.3%提高至95.0%；③医用耗材三级库存管理制度完善率从0%提高至100%；④提高医用耗材智能设备管理覆盖率从15.6%提高至90.0%；⑤医用耗材实库存管理满意度从67.4%提高至90.0%。

1.2.5 方策拟定

针对合并后的5项攻坚点，圈员们通过头脑风暴对方策进行展开，尽可能多地列举方策案，再用系统法归纳，共获得26项方策。圈员们从期望效果的可行性、迫切性、经济性、可能性四方面评价打分，按80/20原则选取总分大于816分（51×4×5×0.8）的方策为执行方策。共获得10项：①三级使用部门医用耗材同质化管理；②增加使用移动设备；③建立PDA医用耗材效期管理系统；④建立PDA医用耗材库存管理系统；⑤设计医用耗材实库存清点流程；⑥制定医用耗材实库存管理监督制度；⑦使用自动化物流配送系统；⑧引入手术室自动化无菌转运系统；⑨建立医用耗材库房编码系统；⑩利用HIS系统对医用耗材管理工作进行全覆盖。

1.2.6 最佳方策追究

全体圈员对选定的方策进行障碍判定、副作用判定，超过半数以上的圈员认为方策关于人力、设备投入、软硬件技术支持等存在的障碍和副作用都有消除措施，所以判定所有方案均可实施。将采纳的方案整合成3组方策群组：①方策群组Ⅰ，搭建医用耗材实库存管理模式；②方策群组Ⅱ，构建全方位医用耗材信息化管理系统；③方策群组Ⅲ，建立自动化医用耗材物流系统。对3组方策群组进行综合性得失判定，经判断所有方策群组均得大于失，均为有效方策组。为了达成目标、预判未来，圈员们制作PDPC表模拟方策组执行时可能碰到的问题和障碍，预判可能发生在医用耗材实库存管理、人力成本支出、自动化系统构建、无菌转运等方面的障碍，设计应对措施，规避不佳实施路径，将可行路径制定成最佳实施方案。通过制定方策实施表，规划、落实各方策群组中方策的实施日期、负责人和实施地点。通过箭头图的绘制（图1），安排各项方策的实施顺序及耗时。

1.2.7 方策实施

1）方策群组Ⅰ 搭建医用耗材实库存管理模式。由于5S管理主要用于工作环境的优化、工作效率的提高、服务形象的提升[4]，所以在方策群组Ⅰ实施中引入5S管理，具体实施步骤详见表4。

2）方策群组Ⅱ 构建全方位医用耗材信息化管理系统。针对国内医用耗材管理形式普遍原始、老旧，管理效果不佳的现状，圈员们构建了全方位医用耗材信息化管理系统。①设计HIS耗材使用管理系统，所有使用部门布置网络终端，实现医用耗材信息化管理全覆盖；②增加新型设备PDA，启动医用耗材移动管理工作平台开发，提高医用耗材管理效率和质量；③建立医院医用耗材效期管理PDA系统，提高工作效率，保证医用耗材质量；④建立医院医用耗材库存管理PDA系统，以提升管理成效。

3）方策群组Ⅲ 建立自动化医用耗材物流系统。针对国内医用耗材使用物流程序繁琐，成本、消耗高，使用效率不足的情况，圈员们建立了自动化医用耗材物流系统，以进一步改善物流效率和运送速度。①建立医用耗材智能库，制定智能库房管理标准。②运用现代化设备构建智能物流系统，该系统会根据配送耗材的数量和体积，选择适合的配送工具。对于少量、体积小的耗材，使用气动系统配送；对于大量、体积大的耗材使用机器人配送车。③由于手术室医用耗材必须无菌，而原有配送流程步骤繁琐且成本高，针对这一难点，手术室引入智能化无菌转运系统——水平回转系统，形成了高质量、高标准、高效率的全自动手术医用耗材物流配送。

2 实施效果

2.1 有形成果

通过本轮活动，合成化应用二维管理工具——课题达成型品管圈和5S管理，创新性攻克医用耗材管理难点。通过对改善前（2017年12月）、改善中（2018年3月）、改善后（2018年5月）医用耗材管理目标值数据进行收集、对比（表5），验证了该医用耗材闭环管理模式的新颖性、先进性、价值性。根据公式[达标率（%）=（改善后值-改善前值）/（目标值-改善前值）×100%]计算达标率，结果提示活动设定的目标值均已达标。本轮活动除达成预期效果外，还收获了许多附加效益，如全院医用耗材管理的人力耗时下降53.35%，医用耗材收费正确率上升19.02%，医用耗材信息条目与实物信息相符率上升7.42%，水平回转数据与人工盘点数据差异下降至1项。为保证该医用耗材管理模式贯彻落实、持续改进，本轮活动共制定了10项标准化作业书。

2.2 无形成果

全体圈员就品管圈手法、和谐程度、积极性、解决问题的能力、沟通配合、愉悦感、凝聚力和责任感8个维度评价无形成果，并繪制雷达图（图2），从中可以发现，通过本轮活动，圈员们的各项能力得到全面提升，特别是和谐程度得到明显提升。

3 讨论

随着医疗技术的发展，医用耗材在医疗服务中的重要程度逐步提高。如何加强医用耗材管理的科学性，在整个医院运营管理中显得尤为重要[5]。目前大型综合医院医用耗材管理存在的共性问题：品种过度过滥；医用耗材监管缺失，管理手段落后；耗材使用缺乏专业培训；耗材库存管理不科学[6]。本轮活动尝试将课题达成型品管圈和5S管理相结合，作为二维管理工具合成化攻克耗材管理的共性问题。圈员们凭借课题达成型品管圈的创新型活动技法，突破了5S管理在大型综合医院耗材管理中的局限性。通过PDCA循环，构建了全新的医院耗材管理模式，使耗材的管理手段实现了质的飞跃，让耗材使用的专业培训常态化、制度化，推动了耗材管理的科学化。在具体方策组实施过程中引入5S管理对库存管理的优势，避免了医用耗材品种过度过滥，实现了医用耗材库存量最小化、最合理化，使医用耗材监管问题被逐项突破，监管措施稳步推进。上述两种管理工具的优势互补、互相融合，达到1+1大于2的倍增效应，提升了耗材综合管理效能，突破了医用耗材管理现状。

参考文献

[1] 中国质量协会. QC小组基础教材[M]. 北京： 中国社会出版社， 2008.

[2] 刘庭芳， 吴成禹. 课题研究型品管圈理论与操作特点[J].中国医院， 2017， 21（9）： 45-49.

[3] 温海军， 何冬梅， 陈炳耀， 等. 论企业5S管理的重要性及应用方法[J]. 轻工科技， 2018， 34（3）： 118-119.

[4] 叶飞， 高原. 5S管理在医院现代化管理中的应用与效果探究[J]. 临床研究， 2018， 26（9）： 3-4.

[5] 李琳. 内部控制在公立医院医用耗材管理中的应用[J]. 中国医药导报， 2018， 15（18）： 167-170.

[6] 季志寅. 公立医院耗材管理存在的问题与对策[J]. 医疗装备， 2018， 31（14）： 61-62.