电力工程企业档案管理信息化建设问题及对策探讨

胡光璞

摘要：近年来，社会进步迅速，我国的综合国力的发展也有了提高。在电力工程企业中，档案管理工作对企业的发展至关重要。档案管理工作比较繁琐而且工作量也很大，在实际工作中，如果可以有效地将档案管理工作的效率提高，实现高效率以及高质量的档案管理功能，那么对电力工程企业的发展会有很大的帮助。目前，随着信息化时代的来临，对于电力工程企业来说，必须要加大对档案管理信息化建设的重视度，创新电力工程企业原有的基础管理，运用现代化管理理念，以及信息化手段，对档案工作实现规范化、科学化的管理，从而提高电力工程的工作效率。

关键词：电力工程企业;档案管理信息化;建设问题;对策探讨

引言

在大数据时代背景下，信息技术已在各行各业广泛应用，为提升工作效率奠定了良好基础。在电力工程实施过程中，档案是记录工程进度的重要载体，提升档案管理水平，才能保证电力工程运转更加高效和稳健，这就要求档案部门重视信息化建设，不仅要保证档案资料的完整性与安全性，还要达到快速查阅与利用的目标。

1电力工程档案管理信息化建设的重要性

1.1提升信息质量

档案信息化管理，能够有效提高电力工程企业信息的质量。在电力工程中，通过对档案的信息化管理，使电力工程企业各部门建立起包含所有档案资料的文档库，让企业各部门能够共享信息资源，从而使企业信息质量有了更好地提升。

1.2统一企业档案管理

在电力工程中，档案的信息化管理对于企业来说至关重要，档案里记录着电力工程从开始立项到设计，以及组织实施到最后的竣工，全过程中的所有信息都被记录在档案中，能够为其他工作的开展提供一定的数据支撑和参考，所以档案时常会被拿来查阅和取用，这种情况是不能避免的。当前，电力工程企业的档案信息大多数都是由各个部门独立管理的，当主管部门想要了解档案信息的情况时，无法及时以及全面地获取各部门的档案信息。同时，由于各个部门所采用的系统不同，在信息提取与审阅上都有一定的难度。因为系统的不统一，导致企业员工无法对档案信息及时有效的查询和提取。为了解决这一问题，电力工程企业应建立统一档案管理系统，提高档案管理的统一性，促进电力工程企业管理水平的提升。

2电力工程档案信息化管理的现状

2.1档案信息化管理理念落后

电力工程档案管理主要在工程建设各阶段形成，如项目施工记录、施工后安全评估等，涉及的信息不仅众多，也极大增加了管理工作難度。但是很多档案管理人员忽视了这一点，只是简单地开展工程档案收集工作，在整理存储后未投入足够时间与精力，特别是信息技术应用不足，给未来工程档案查找与利用造成了困难。

2.2投入少，设施不完善

信息技术在电力工程档案管理中应用以后，需要建立专门的电子档案管理平台，但是档案部门对这项工作缺乏足够的重视，认为系统地建设很难在短期内获得回报。由于档案部门忽视了对档案管理系统的研发，且缺乏资金购入开发好的系统，因而很难达到档案信息化管理要求，电力工程档案也无法实现电子化。

2.3档案信息化管理制度不完善

为了提升电力工程档案信息化管理水平，需要建立专门的档案管理制度，但是很多档案部门现有的制度未能严格执行。特别是在档案的收集、整理、数字化转化和信息化管理方面，缺乏完善的管理制度，导致档案管理制度流于形式，不能达到保障档案工作的目的。如此一来，在档案信息化管理中经常出现资料混乱、丢失等问题，无法保证档案工作的规范化与制度化，也给后续档案利用带来了麻烦。

3信息化背景下档案管理创新路径

3.1深化信息化技术的应用深度

在档案管理中，信息化技术的应用深度主要指技术的应用程度，譬如入档信息化、管理信息化及查询信息化等。但要想切实深化信息技术的应用深度，首先应从档案管理需求的角度出发，确定信息化技术的应用目标。譬如在知识管理中的显性知识与隐性知识上，管理员可利用大数据技术提升隐性知识的管理质量，使隐性知识呈现出可视化、具体化及显性化特点。其次从管理质量的角度出发，提升信息化技术的应用广度。在档案管理中，管理者应以精细化管理为抓手，利用信息化技术提升不同档案管理环节的工作质量。使其所利用的信息化技术类型、种类更加多样和更加广泛。譬如为提升档案信息检索服务的质量，可将大数据的信息挖掘技术、分析技术应用在信息检索及习惯归纳的过程中，使信息检索更加“人性化”“具体化”“智能化”。

3.2拓展档案管理的管理维度

拓展档案管理维度，能够延伸信息化技术的应用范畴，使档案管理成为组织或机构战略制定、决策制定的依据。首先，构建并完善档案信息管理平台，使档案管理工作与其他业务部门建立联系，进而形成档案数据和信息的自动收集、自动整理、自动存储及自动归档的“目的”。其次，要充分应用大数据技术、神经网络技术及自动化技术，使档案数据管理工作呈现出规律化、标准化的特征。即根据机构或组织存储、调用、查询档案的特点，智能地抓取与之相对应的“数据信息”，以此形成档案数据库。但在这个过程中，档案管理员需要根据信息化技术所提供的数据信息，进行信息归纳、分类及存储等工作。以此使各部门或单位的信息资源得到有效的整合。最后，要构建外延式“管理机制”，将组织或机构涉及财务、财税等内容的档案信息，以互联网平台的方式，介入政府网站或信息管理平台中，以此减少相关档案管理环节，提升档案管理的质量与效率。此外，在“拓展档案管理维度”或“扩宽技术应用范畴”的过程中，组织负责人应加大人员培训力度，注重信息素养、信息能力及专业技能的培养，并以人员培训为抓手，解决传统档案管理方法、模式、理念及经验与信息化建设之间的矛盾和冲突，使档案管理员可以更好地参与档案信息化建设的全过程。

3.3构建科学合理的保障机制

首先构建监管机制。针对档案管理信息化建设中所存在的数字化水平低的问题，组织负责人应构建相应的监督管理机制，明确档案管理者在信息化建设中所肩负的责任和义务，确定管理目标及工作标准，进而在人力、物力、财力得到有效投入的基础上，提高档案管理的数字化水平。其次，构建网络安全防范机制。针对档案管理信息化建设中所存在的网络安全问题，组织负责人从预防网络病毒、黑客攻击、系统漏洞及信息泄露等层面出发，构建科学合理的防范机制，明确档案管理者在网络信息安全防范中的责任，以此使档案管理信息化建设体系更加完善、更加系统和更加安全。最后，要构建严谨的评价审核机制。在创新档案管理内容、方法及方向的过程中，档案管理员往往肩负着档案信息入录、数字档案检索、档案信息挖掘和管理等层面的责任，要想切实提高档案信息化建设的实效性，就必须构建出与之相对应的评价机制，以此诊断管理员在档案管理中所存在的问题，提升档案管理的水平和质量。

结语

电力工程企业中的丰富科技资源以及知识信息都在档案中记录着，电网建设项目的建设状况能从真实的档案资料中反映出来。随着信息时代的到来和电力体制的深化改革，档案管理中所蕴含的丰富而巨大的信息价值被人们认识和发现，进一步促进档案管理系统的不断完善，也给档案信息实现资源的共享和资源的交换提供了有力的支撑。对电力工程档案管理信息化建设实施统一管理，使档案管理工作更加规范化，从而从整体上提高了档案信息化管理的水平。

参考文献

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