电力建设企业工程档案的收集与管理

鲍夏迎

摘要：档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统，深深植根于人类社会生产生活之中，并随着社会文明程度的提高越来越深入到社会生产、生活的各个领域，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。随着电子系统网络化、数据处理电子化的迅速发展，电力工程也实现了计算机辅助和网络化设计作业，但当前电力工程档案信息化管理水平还比较低，网络化、自动化等方面还有明显的不相适应之处，因此，加强电力建设企业工程档案的收集与管理工作至关重要。本文将对电力建设企业工程档案的收集与管理的措施进行深入的探讨。

关键词：电力建设企业;工程档案;收集;管理;措施

1电力建设企业工程档案的收集与管理的措施

1.1围绕工程建设形成全面的档案收集渠道

要确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。与此同时，在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还要对其进行具体分工，电力工程项目设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案馆移交。项目部在资料管理上对档案馆负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。

1.2加强改进电力工程档案整理分类立卷方法

首先，根据不同工程建设期间进行档案的整理分类和归档工作，通常一些非常大型的工程项目建设会表现出很明显的阶段性，根据这个特点就能对不同时期各子工程项目档案进行整理，档案管理人员要确保自身的工作内容和工程建设同步进行的，随时了解和查找所需各项档案材料，当该项工程完成后，能够立马进行分类立卷编号工作。其次，根据不同的生产工序或单项工程进行档案的分类整理、归档工作，企业在生产经营过程中，为不断地进行产品的创新和改进，扩大生产规模，经常会进行一些相对小规模的改建和扩建工作。这种情况下档案管理人员要充分考虑不同工程或车间的实际生产情况，并根据实际项目的建设程度和专业队伍使用来搜集各种档案资料，其中的档案号可以是利用三级类目编制完成的。最后，要根据工程项目中合同的要求做好档案的分类归档工作就是要依据工程项目签订合同中的规定，对于案卷中档案的存放顺序应当经过提前的批复然后做出相关请示，证件在附件前面，印件在定稿前面，转发件在被转发件前面，文字资料在图样资料前面的顺序，再认真、详细地手写其中的目录内容，其中的备考表、案卷、封面等各种资料是否要进行装订，要根据不同单位的实际情况进行确定，从而能够完美地进行工程档案的归档和管理工作。

1.3加强构建科学完善的电力工程档案管理体制

加强对档案工作的集中统一管理，是公司工程档案齐全、完整、規范的重要保证。要遵照统一领导、统一制度，分级管理的原则，制定了相关制度、办法，从工程建设开始就有档案人员的介入，由各部门配合将所形成的前期资料，如初步设计、项目建议书、土地勘察定界报告、地形地质测量报告、环境影响评价报告、地质灾害报告、可行性研究报告等相关资料及时分类归档。在工程进行中由技术处、工程处、物资处提供给档案部门施工图纸及施工中形成的招投标文件、施工方案及各类设备、材料的订购、订货合同，并建立由建设方、项目部、施工方、监理方以及质检方五级管理体系，形成完整的档案管理体系，无论是在工程各阶段还是参建各单位，都能从组织上保证文件资料的不疏漏、不散失，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化，并将档案管理纳入文明施工管理考核范围。

1.4加强对从业人员素质和技能的培养

档案工作的内容复杂多样且含量大，因此对人员的培训也要从不同角度来进行。采取多种方式，因人而异，学习和理解国家有关的工程方面的知识以及各项管理技术。同时要定期进行专业知识和技能的培训、考核，确保从业人员已经具备了相应的资质条件，以便适应更新速度较快的科学技术，提高分析、判断、实践和应急能力，同时还要有针对性地及时了解各项目在各个程序和环节上的任务、设备操作等，确保所掌握的知识和技能具有统一和连贯性，打造一支高素质、高水准、全新的现代管理队伍。另外还要具备较强的责任心和洞察力，能够将项目所涉及的主体进行全面的核实和分析，以确保项目的顺利实施。

1.5加强工程档案的信息化管理

随着互联网信息技术的迅猛发展，信息化是电力建设企业未来发展的方向和趋势，因此电力企业的管理者应该将互联网信息化技术和档案管理工作有机的结合起来，这样能够有效的提升档案的价值和效益，从实际工作的角度讲，档案信息化能够在一定程度上实现档案信息的数据共享。与此同时，电力企业工程档案的管理者还可以将关键的档案信息整理成电子文档，上传到计算机中进行保管，这样能够有效的提升档案管理效率，管理工作者在需要的时候能够随时在计算机中查找，同时也方便项目后期阶段查阅一些关键信息，极大的提升档案管理工作的效率。电子档案数据的大规模使用，工程档案管理工作也会朝着信息化的方向发展，在这过程中也会累计很多信息资料，为电力企业发展信息技术提供必要的数据支撑。在此基础上，要想更好的深化信息化档案管理工作，需要档案管理工作者不断创新档案管理的模式和内容，将项目建设中的图片、视频以及相关图表完整的录入到网络中进行保存，通过有效的档案数据更加完整的展示项目信息。因此，电力建设企业，需要重视工程档案管理的信息化建设工作，借助互联网对档案进行有效的整理。在当前阶段，很多电力企业都是通过纸张来保存工程档案信息，这种存储方法很大程度上阻碍了工程档案信息的利用效率。在新的历史时期，通过互联网技术，能够将这些纸质信息转化成电子文档，借助高速的互联网，这些数字化的信息能够在网络中高效的传输，这个过程也能有效的促进电力企业档案数字化管理的水平。通过对档案进行信息化的处理，能够对复杂的档案信息进行集中地存储，并通过大数据技术对档案进行科学的分析，将这些复杂的档案信息按照相关的规范要求进行科学的分类，并将其转化成标准格式的数字化文本，上传到网络中，这样施工企业也能够通过互联网查找到档案信息。通过这种信息化的管理模式，构建完善高效的查询系统，通过通俗易懂的人机交互界面，能够为项目参与者提供更加便捷的档案查询服务，也为电力建设企业明确项目各参与方的责任主体提供了尤为重要的资料依据。

2结束语

工程档案管理与收集对电力建设企业有着至关重要的作用，同时对项目质量也有着重要影响，在当前阶段，电力企业应该创新管理模式和内容，借助互联网信息技术提升工程档案管理的效率，促进企业健康发展。

参考文献

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