社保档案管理中数字化技术的应用

杨其木格

摘要：通过数字化技术的合理应用，能够将传统纸质的社保档案信息转化成数字化的信息，从而对参保者的参保信息进行有效管理，方便档案管理者随时查阅，并根据参保信息对参保者进行有效分类。在服务参保者的过程中，真正做到方便快捷，这对于推动社会的整体发展有着十分重要的现实意义。

关键词：社保档案;档案管理;数字化技术

引言：

档案数字化是国家信息资源的重要组成部分和国民经济和社会信息化的重要内容。对于社保档案数字化建设中所存在的问题，社保档案管理部门应引起重视，及时掌握信息技术在档案管理工作中的现实性意义，以此来增强数字化档案管理的工作效率。档案数字化是信息技术时代的必然趋势，为社保档案管理工作提供了新的发展契机。社保档案管理工作在整体管理工作中占据着重要地位，同时也属于一种基础性工作。档案管理在活动开展中具有不可忽视的关键性作用，具有现实性价值。

1 社保档案数字化管理中的问题

1.1 档案数字化建设基础设施不完善

部门的档案信息资料在病人诊断以及相关活动开展方面都具有重要的支撑作用。然而档案信息管理工作中的数字化建设观念落后，造成数字化建设被忽视，相关基础设施的引进和使用也同样被忽视，导致档案数字化建设的基础设施不完善。实现档案管理数字化必须要完善基础设施建设，主要包括档案数字化设备和档案信息网络系统，对实现档案信息资源共享、交换和传输，发挥档案信息化整体效益有重要作用。计算机档案管理系统可以实现档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储、编目、检索、借阅利用、编研发布等等。但是由于对档案数字化建设没有深刻的认识，大部分企事业单位并不重视基础设施的建设，严重影响了档案数字化建设的进度。

1.2 档案数字化建设的管理系统存在漏洞

档案管理工作离不开信息管理系统的建设，但由于数字化管理系统缺乏相应的科学管理标准，信息资源混乱，再加上档案管理软件在信息储存方面存在落后性，导致信息安全存在漏洞;信息技术的不断变革在20世纪90年代中期至20世纪末形成了单机与局域网结合的档案信息化人才服务信息化建设，也会直接影响档案数字化建设管理系统的安全。部门的档案管理工作不注重管理系统所提出的标准化要求，导致信息检索工具的利用不充分，进一步影响档案管理的信息化建设，造成档案数字化建设的管理系统存在漏洞。

1.3 档案数字化建设的信息安全性低

作为社会发展事业中的重要部分，档案信息数量庞杂，再加上部门档案管理人员的能力不足，直接影响档案数字化的信息安全性，难免会出现信息泄露或者档案信息化建设不足的现象。

2 社保档案管理中数字化技术的应用

2.1 培养数字化管理专业人才

为保证档案管理人员的工作质量，企事业单位应提升内部档案管理人员的专业素质。企事业单位可以有针对性地培养专业人才，如为满足档案管理对网络技术和计算机技术的需要，可组织相关工作人员学习网络技术和计算机技术，并定期考核。

2.2 配备完善基础设施

型号、规格统一计算机硬件设施和相关存储设备，如：计算机、服务器、交换机、路由器、硬盘、光盘、防磁柜、扫描仪和数码相机等，是实现企事业单位档案管理信息化的硬件保障[1]。软件设施主要包括档案室局域网和档案管理软件等。纸质档案数量逐年累积，增加了档案部门库房压力、人为损害档案和档案自然老化等难题，而大容量的档案存储载体，即档案数字化，不仅能减轻档案管理人员的工作量、提高工作效率，还能避免对档案原件的损害，方便查阅和保存。

2.3 创新和完善档案管理制度

档案管理数字化相关标准和规范相当于马路上的“交通规则”，能有效确保网络运行和档案信息的畅通和安全。档案管理部门应制定和完善档案管理制度，主要内容包括：完善档案管理技术规范和相关业务流程，细化、具体化工作环节和步骤;统一档案管理标准，制定必要的安全网措施。若没有统一的标准，数据库信息资源便无法建立，档案信息网络无法运转畅通，难以实现资源共享。

2.4 建设标准化的档案数字化管理系统

档案数字化建设的实践中应该进一步加强与完善档案数字化建设的管理系统，在档案管理体制的完善过程中需要提高对电子档案信息的管理，并且成立数字化、信息化的网络管理系统，使得信息资源在电子平台上的归档流程走向精细化，以此来保障档案数字化信息归档的时效性。其次，在保障档案数字化信息归档时效性的基础上，网络管理流程还需要进一步完善，使得人事档案的信息化人才服务建设得到一定程度上的优化，档案数字化管理系统中所包含的范围以及信息共享、資源利用等方面发挥出数字化信息管理模式的优越性[2]。除此之外，信息化电子档案的制度完善还需要加强，使得档案数字化管理部门在现代化信息技术的应用之下得到较大程度上的资源开发与变革。在确保文件资源处理和储存的基础上逐渐统一安排电子档案的管理形式，以此来保障档案数字化的安全性和高效性;信息软件系统还需要积极利用，以此来更好地为档案数字化建设管理系统创造新的发展空间。

2.5 利用新技术加强档案数字化管理工作

档案数字化建设中存在的信息安全性低问题，社保档案管理工作部门应引起重视，并且积极使用新技术手段来加强档案数字化管理工作。首先，应加强对档案数据的更新，防止信息资源的质量和传播价值减少，造成质量恶化的现象[3]。相关部门应该注重对档案管理防火技术以及病毒入侵技术的掌握，加强数字化技术在档案管理工作中的应用，保障档案信息资源在数字化平台上得到相应的管理和保护;除此之外，技术、资金和人力都有优势，并且IT文件的构建正在迅速增长，能够为档案数字化管理工作的实践以及开展定期检查和技术维护工作创造条件。

2.6 实现档案管理标准化水平的整体提升

我国档案管理工作中，数字化技术的应用时间虽然还比较短，但是由于很多地区的政府都加大了对这一问题的重视程度，倡导加速进行档案管理数字化建设，极大地推动了相关工作的开展进程。在这一过程中，由于缺乏完善的标准规范，不同地区的社保档案管理部门对于档案数字化的理解存在较大的差异，这也会在一定程度上导致不同地区在推进档案管理数字化进程中，在推进标准以及推进流程方面存在差异[4]。为了使这一问题能够得到有效解决，有关部门在实际开展工作的过程中，就需要能够尽快建立完善的档案管理数字化操作流程、操作规范、操作标准，使各地区以及各部门在工作开展过程中能够真正做到有法可依。社保档案管理要想真正实现标准化、规范化，档案数字化是前提条件，通过有效推进档案管理数字化的进程，能够使社保档案的管理更趋于规范化和标准化，两者之间是相互促进的关系，缺一不可。

结束语：

综上所述，档案数字化建设是一份信息量大、难度大的工作，相关单位和部门需要建立统一的资源处理机构对信息进行整合、分类并进行合理分配。这个机构需要领导的大力支持和一个有力的指挥部门，来保证管理工作的合理安排、平稳运行;需要各部门明确分工内容，共同合作，提高网络信息传递效率，以满足人们对于档案资源的需求。在建设过程中需要充分利用档案资源，把握好工作方向，企事业单位要根据实际发展需要，重点开发和使用某方面信息，避免造成资源浪费。由此可见稳步推进信息化建设，实为档案事业发展的所需与必然。

参考文献：

[1]李清华.社保档案数字化管理方法研究[J].兰台世界，2020（S1）：74-75.

[2]赵明滢.社保档案管理中数字化技术的应用分析[J].才智，2019（35）：233.

[3]王晓明.数字化技术在社保档案管理中的运用及启示[J].办公室业务，2018（07）：78.

[4]姜楠.数字化技术在社保档案管理中的运用及启示[J].劳动保障世界，2017（34）：60.