人事档案管理的特点及收集情况分析研究

摘要：人事档案管理对于干部的选拔任用和人才的使用与培养具有特别重要的意义。对此，本文分析研究了人事档案管理的特点及其收集，认为人事档案具有现实性、动态性、保密性和专指性的特点，对于人事档案的收集则重点分析研究了其收集的范围、收集的渠道以及收集的方法，以便于为档案管理人员提供借鉴。

关键词：人事档案管理;人事档案收集;人事档案;档案管理;档案收集;档案

人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、品德才学和工作表现，以个人为单位组合起来，集中保存以备查考的文件材料。各行各业各级人事部门都会产生人事档案，人事档案的主体是干部（公务员）档案、企事业职工档案、教师档案和学生档案。此外，流动人员的人事档案管理也应引起关注。

一、人事档案的特点

档案是社会发展和活动的真实记录，人事档案对于干部的选拔任用意义十分重大，人事档案具有现实性、动态性、保密性和专指性特点。

1、现实性。人事档案是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的已经处理完毕的具有保存价值的文件材料。这些材料虽然已经完成了审阅批办等文书处理程序，但所涉及的当事人，绝大部分还在不同的岗位上工作、生产或学习，人事部门在工作活动中为了考察和了解这些人员，需要经常查阅有关人事材料，以便于用其所长，避其所短。人事档案是进行人事管理活动的重要依据，具有很强的现实效用。

2、动态性。一份人事档案建立以后，并不意味着人事材料的完成和收集工作的结束，而是随着它所记录的个人情况的变化，连续不断地增加新的内容，补充新的材料，并随着人员的流动而流动。人事档案的动态性表现在两个方面：一方面，人事档案的主体大多数仍然在各行各业的岗位上工作或学习，这就决定了人事档案将随着个人的成长、工作或学习的延续不断增加新的内容;另一方面，人事档案的主体是不断流动的，调动、晋升、免职、辞职、下岗再就业等情况经常发生，随之而来的是当事人工作单位和主管其人事档案的单位的变动。因此，人事档案管理必须随着人员的流动经常传递和流动，只有等当事人死亡，有保存价值的人事档案移交给档案馆后，才能停止这种流动。

3、保密性。人事档案集中记述了一個人的自然状况（姓名、别名、出生地、出生年月、家庭成员）、学习、工作经历、德才表现、健康状况、政治面貌、奖惩情况、收入情况、职务职称、技术专长等各方面的信息。其中所涉及的个人隐私、与其有关的重大事件、工作失误等内容，在相当长时期内是保密的，不能对外开放，以维护其个人权益。人事档案的解密与开放，必须在当事人死亡后若干年才能实行。在此之前，只限于组织、人事部门因工作需要对其进行查阅，并且要有严格的管理制度和审批手续。

4、专指性。人事档案是以个人为单位组成的专卷，其内容集中反映了一个人的经历、政治状况、品德才学、业务状况等全貌。卷内的每一份文件，都必须反映特定个人的情况，不得夹杂或混入别人的材料，也不能将一个人的材料分散割裂。因此，无论是从人事档案的内容还是形式上看，人事档案都集中反映了某个人的历史全貌，具有明显的个人专指性。

二、人事档案的收集

便于社会各方面的利用，是档案收集的根本目的，也是检验档案工作效果的重要标准。便于社会各方面利用的原则，应始终贯穿于档案工作的各个方面和各个业务环节之中，它是我们制定人事档案规章制度和组织档案业务工作的出发点，并以此作为主要标准去检查和评价人事档案工作的质量。

1、人事档案的收集范围。人事档案是集中反映个人经历、品质才学、工作表现的历史记录，凡是记录个人经历及其社会实践活动，反映个人政治面貌、思想品质、业务能力、工作业绩、技术专长、学术水平、奖惩情况等方面的人事材料，都属于人事档案的收集范围。主要包括：各种履历材料、自传及属于自传性质的材料、种类鉴定考察考核材料、学历学位学绩培训和专业技术情况的材料、政审材料、参加党团组织及其他社会组织的材料、奖励材料、处分材料、录用任免等材料。

2、人事档案的收集渠道。人事档案材料的来源广泛，须通过各种途径尽可能收集齐全。不同类型的人事档案材料有不同的收集渠道。

3、人事档案的收集方法。人事档案形成规律和特点决定了人事档案的收集与其他档案有所不同。例如，人事档案的收集工作主要是在个人所属的主管人事部门进行的人事材料的归档工作，而档案馆只接收已逝世的具有一定级别的领导、著名专家、学者、知名人士、英雄模范人物的具有永久或者长期保存价值的档案。与一个单位的文书档案向档案馆源源不断地移交不同，个人的人事档案向档案馆的移交是一次性的。人事档案没有固定的归档时间，而是由个人活动的具体情况而定的。（1）人事档案应连续不断地进行收集。在个人的生命里程中，一个人出生、成长、读书、就业会产生相关的关于其学历、工作经历、职务职称、考核、奖励或者惩罚等直接反映其个人自然状况、个人专长和社会地位、社会活动情况、政治信仰等方面的材料。这些材料随着个人的成长和持续的社会活动而不断增加，因此，必须连续不断地对其进行收集、补充，才能保证人事档案的完整、齐全，反映个人学习、工作、品质和才学的全貌。比如说对个人新产生的考核材料、新成果、鉴定材料、奖惩与晋升材料的收集和补充等等;（2）人事档案应根据其来源定向收集。人事档案形成的材料比较复杂，有的是在个人活动中形成的，有的是在各部门人事活动中形成的，致使人事档案资料分散在部门和个人手中。应根据个人经历和社会实践活动的实际情况，向经常产生人事档案资料的一定单位和部门实行定向收集;（3）人事档案应根据单位的工作活动规律定时收集。各单位的工作活动具有一定的时间规律性，比如说人事任免、职称评定、表彰先进等工作都有一定的规律，例如，每四年领导班子换届调整，每年年底的职称评定，在一年中的某些时段如年底、“三八”妇女节、“五一” 劳动节、“十一”国庆节等，一般都有总结或表彰活动，这些活动都会产生大量的人事材料。这要求人事档案管理部门掌握单位的工作活动规律和人事档案的产生特点，及时收集新产生的人事档案材料，要经常了解和掌握形成干部档案材料源的信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料;（4）人事档案材料不是孤立形成的，一项活动、一次事件，都会产生一系列互有联系的人事档案材料。例如，围绕某次事故的处理，会形成事故调查、复查、取证、对当事人的处分决定、当事人检讨和申诉等一系列材料。应根据现有档案或掌握的线索，将一次事件或一项活动中形成的与当事人有关的人事材料收集齐全。

参考文献：

【1】肖秋惠：《档案管理概论》，武汉大学出版社，湖北，武汉，2009。

【2】杜云波：《浅析档案管理工作的原则》，《安徽文学（下半月）》，2011年08期。

作者简介：齐岩，女，汉族，1986年3月出生。吉林大安人，现任职于吉林省大安市人力资源和社会保障信息中心，研究方向为档案管理。