关于档案管理数字化转型的发展研究

解承发

摘要：档案是人类社会发展最根本的信息资料积累和原始依据，它不仅记录了每个人的工作生活经历轨迹，为个人的职业发展提供最有力的凭据，也记载了各类大大小小的社会事件，成为了人类社会发展过程中可供查阅的详细记录。目前，大部分档案管理仍然是以传统的纸质档案管理形式为主，亟须向数字化转型，才能合理分配社会资源，提高档案管理的工作效率和档案利用率，在人类社会发展的同时兼顾环境保护，实现人类社会的可持续发展。

关键词：档案管理数字化转型创新管理电子归档

Research on the Development of Digital Transformation of Archives Management

XIE Chengfa

（Jiangyuan District Bureau of Human Resources and Social Security， Baishan， Jilin Province， 134700 China）

Abstract： Archives are the most fundamental information accumulation and original basis for the development of human society. They not only record the track of everyone's work and life experience and provide the most powerful evidence for personal career development， but also record all kinds of social events， which have become detailed records available for reference in the development of human society. At present， most archives management is still based on the traditional paper archives management form. It is urgent to transform to digital， so as to reasonably allocate social resources， improve the work efficiency and utilization rate of archives management， take into account environmental protection while developing human society， and realize the sustainable development of human society.

Key Words： Archives management; Digital transformation; Innovative management; Electronic archiving

伴随着社会的迅速发展，各种需要记录存储的数据也将海量增加。传统的纸质档案管理模式需要耗费更多的人力资源、物力资源和空间资源，无论是从档案管理的工作效率、档案本身的利用率来看，还是从环境保护、社会的长远发展来看，档案管理形式都亟须进行数字化转型。档案管理的数字化转型不仅是在档案数据资料管理方面的创新，也是对档案数据资料有效运用的创新，将数字化作为档案管理的载体，对庞大繁杂的档案数据资料进行收集、审核、存储、查阅、调取，充分发挥档案管理的作用，是顺应社会发展需求的重要一环。

1 档案管理数字化转型的驱动力

1.1 宏观方面

1.1.1 当代经济形势的挑战

人类社会的发展由工业经济跨越到数字经济，无论是人们的日常生活还是社会各行各业的工作都已经离不开信息数字化的运营和管理。同样，数字化经济模式也推动了全球各国经济在质和量上的变革，真正将全球经济发展紧密联系在一起。在这种经济发展的形势下，档案管理作为各经济单位的数据储备大本营，向数字化转型是必然且紧迫的，档案管理的数字化转型，可以帮助各经济单位构建一个完整的数据资料存储体系，为各经济单位进行最有效的资源配置提供原始依据和数据参考，推动社会经济在质量、效率、可持续发展等方面的进步[1]。

1.1.2 社会公共卫生安全危机的影响

由于人类的社会活动，各类社会问题、自然灾害频频发生，当各类灾害发生引起社会公共卫生安全危机时，就会对人类的社会活动造成巨大的冲击。传统的档案管理模式以纸质档案管理为主，海量的纸质档案资料在遇到水灾、火灾、地震等自然灾害时，不仅会造成损毁，还会因为这些自然灾害导致的交通通信不便造成档案信息无法及时更新的情况。档案管理的数字化转型，就可以很好避免社会自然灾害带来的种种限制和档案资料的损失，可以保证档案管理在线上进行收集、审核、存储、查阅、调取等工作，大大提高了档案管理的工作效率[2]。

1.2 微观方面

1.2.1 各單位基础运营对数字化转型的需求

各企事业单位的档案管理工作都涉及了单位基础运营的各个方面。在人事方面，档案管理资料是每位员工录用、升职加薪、岗位调动的参考依据，档案管理能让单位更迅速、详细了解员工的工作履历、学历背景，并对员工的任职安排做出合理的决策。在财务方面，对单位的每一笔预算、支出都做好明细进行存档，保证单位的资金分配都有据可考。除此之外，各单位的每一份档案管理资料都是合理、合法的文字材料，可以保证各单位的基础运营。在各单位的发展运营过程中，档案资料会迅速增加，档案管理的数字化转型可以充分满足各单位平稳运营的要求，更加安全、高效地为各单位的每一项工作分配和决策提供合理、合法的保障。

1.2.2 增加档案管理的安全保密性

通常，档案管理资料会涉及个人和各单位的隐私，其安全保密性非常重要。在对传统的纸质档案进行存储保管时，要非常注意档案资料的存储环境，包括档案室的容量、温度、湿度、监控等。在档案资料出现查阅、调取的情况时，还要进行上级审批、申请签字等工作，而且在档案资料被调取外借时，也可能出现遗失、损坏、被盗用等情况。档案管理的数字化转型就很好地避免了这些问题，档案资料被数字化后存储到了网上数据存储库，可以进行实时备份，即使在遇到意外的社会自然灾害，也不用担心档案资料出现损坏，且在对档案资料进行查阅、调取、外借时，也可以通过线上提交申请，签字审批，大大缩短了利用档案资料的效率。另外，数字化档案管理的操作流程均为线上，在有需要的时候可以随时对档案管理过程进行核查，并大大提高了档案管理的工作效率[3]。

2 档案管理数字化转型的策略分析

2.1 提高全员的数字化档案管理意识

2.1.1 改变传统纸质档案管理的观念

档案管理在很长的一段时间里都是以传统的纸质档案管理为主，在档案管理数字化转型的过程中，档案管理工作人员会因为对数字化信息技术了解不够，而在实际操作中遇到各种难题，其他人员也应为不够了解数字化档案管理，无法转换档案管理的传统观念。因此要保证档案管理数字化转型的推进，就要对单位全员进行数字化档案管理的宣传、培训，让档案管理工作人员在对档案资料进行数字化管理的同时，也能得到其他人员的配合与支持[2]。

2.1.2 提高档案管理中对档案的开发利用

在传统的档案管理模式中，对档案资料的存储重视程度大于对档案资料的利用，然而，档案管理的最终目的仍然是为了保证各单位的基础运营服务，对档案资料的利用才能实现档案资料的价值。传统的纸质档案管理忽视了对档案资料的利用，对档案资料进行存储后，并没有将其作用发挥到单位的基础运营中，而且在需要查阅、调取档案资料时，也有查找困难、耗时较长的问题。档案管理的数字化转型很好地解决了这一问题，当开始重视档案资料的利用率时，在进行数字化档案管理系统的相关模块设计时，就能注意更多模块细节的设计，使数字化档案管理模式为单位的基础运营带来更多便利[4]。

2.2 构建完整的数字化档案管理创新制度

2.2.1 优化数字化档案管理的流程

档案管理的各类文件资料保密程度较高，那么从档案资料的收集、审核、存档，到查阅、调取这一系列的档案管理流程，都需要在保证其流程顺利进行的同时，也要保证其安全保密性。因此，在构建数字化档案管理模式时，要对全员进行严格的权限管控，根据每个人不同的岗位、负责的项目工作内容，授予相应的操作权限，这样才能保证不阻碍单位基础运营的同时，也能保证档案资料的安全。单位也應该将数字化档案管理的流程和规范普及到全员，实现了跨部门对数字化档案管理的预览、上传下载、修改等工作，让数字化的档案资料得到最大化的利用，也确保了数字化档案管理最终版本的统一性，便于档案管理数字化转型工作的开展[5]。

2.2.2 完善数字化档案管理的监管

档案管理的数字化转型虽然提高了档案管理的工作效率，让单位的基础运营有了更高质、高量的保证，但享受数字化档案管理在给工作带来便利的同时，也不能忽略了其安全隐患。虽然在档案资料的存储方面和对抗社会自然灾害对档案资料造成的威胁方面，数字化档案管理有非常大的优势，但在面对网络攻击方面，仍然需要重视。如果数字化档案管理的相关网络和系统遭到攻击，可能导致数量庞大的档案资料被泄露、盗用、销毁，这种情况会为个人或单位带来极大的损失和伤害，因此在档案管理的数字化转型过程中，必须对数字化档案管理系统和相关的档案管理人员对进行严格的监管[6]。

3 结语

在传统的纸质档案管理时代，各单位的基础运营受到固定工作流程的制约，在对档案资料的管理和利用过程中，无法保证档案管理的时效性、统一性和环保性。档案管理的数字化转型，正是以绿色环保理念为指导，以迅速发展的信息技术为支撑，对传统档案管理模式的一次改革。档案管理的数字化转型即满足了个人、单位的基础运营在经济飞速发展的时代背景中，对档案资料的存储和利用，也顺应了全球经济在发展中越来越重视环境保护的需求，需要对全员进行数字化档案管理相关专业知识和优势的普及，推动各单位的档案管理数字化转型，在实践中完善数字化档案管理模式，保证各单位在全球发展中的竞争力。

参考文献

[1] 赵彩彩.国有企业档案管理数字化转型策略研究--以济南轨道交通集团有限公司为例[D].济南：山东大学，2021.

[2] 秦高锋.数字化档案管理系统的设计与实现[D].西宁：青海师范大学，2021.

[3] 陈慧，罗慧玉，王晓晓，等.数字化转型背景下企业档案创新管理探究[J].知识管理论坛，2020，5（3）：147-158.

[4] 石海燕.企业档案管理数字化转型发展探究[J].城建档案，2021（8）：20-21.

[5] 王璐.数字化归档践行企业数字化转型及管理创新[J].建筑设计管理，2021，38（7）：59-66.

[6] 姜超.新发展阶段浙江档案工作转型发展新征程——对贯彻落实《关于新时代全面推进档案工作数字化转型的意见》的认识和思考[J].浙江档案，2020（12）：8-11.