水利工程竣工档案验收存在的问题及对策研究

杨大伟，李 锐

（青岛市水务管理局大沽河服务中心，山东青岛 266071）

0 前言

水利工程建设包含项目立项、环评、规划、招投标、建设手续直至竣工验收备案诸多环节，项目实施期长、参与的单位及人员多，建设的程序的档案资料的搜集、整理、归档对后续运行阶段的使用、调阅发挥着重要作用，现阶段竣工验收的系统性、准确性有待加强，为此以下根据竣工档案验收的问题提出相应的解决措施。

1 水利工程档案的作用

项目实施过程确保项目档案管理与项目建设“三同步”下达项目部予以进行档案资料的搜集、整理、归档、验收、移交任务。过程中加强档案目录的审查、拟归档的资料，提交验收的资料清单模板，过程中加强同步验收；形成原始文件资料目录的可追溯性、闭环性、动态性、完整性、全面性，努力使各类资料满足目录档案主管部门要求。达到档案移交的合格后出具移交证明，方可进入决算结算，这样更好地服务项目建设、运行、管理提供科学依据。

2 水利工程竣工验收存在的问题

2.1 文件形成不规范

水利工程的项目划分建筑工程、市政工程不同，一般建设项目金字塔式的项目划分层级为单位工程、分部工程、单元工程及相应的支撑资料，在验收过程发现工程档案没有按照行文格式验收规范标准进行填写，检查记录填写不完整、缺少签字、盖章，设计变更未体现，竣工图张缺失不复合备案要求，影响整个项目的验收交付及后续使用，不利于行业发展。

2.2 文档归档不齐全

项目建设涉及立项、环评、规划、招投标前期手续资料，施工过程质量控制、质量验收资料，后续交付备案的各类图纸、全过程、全面、体统纸质和电子影像资料，在竣工验收阶段发现部分过程资料缺失，原件、复印件不一致，资料乱，部分手续缺少正常的审批闭环管理资料，部分数据丢失，进而影响验收工作的开展，不利于水利工程的顺利交付。

2.3 文件整编不规范

部分水利工程资料组卷混乱、信息资料不完善，排序杂乱、组卷不科学，没有按照资料目录进行填写，前后项目名称不规范，缺失卷内目录、备查表等资料进而影响水利工程的顺利验收，不利于行业发展。

2.4 影像资料归档困难

随着信息化技术的发展，档案资料的管理水平不断提高，要求全过程动态控制，过程影像资料、电子文档管理不规范，部分项目严重缺失影像资料，加之影像资料没有分类和文字类说明，在归档、查找、使用方面极不方便，影像的存储介质光盘、U 盘、硬盘的保存条件差，增加了影像资料的归档难度，不利于档案资料信息的完整性和系统性，从而影响项目验收，不利于水利工程的发展。

3 水利工程竣工档案验收档案管理问题的原因

3.1 从业人员综合素质有待提高

水利工程竣工档案是全员参与的一个过程，资料员、档案管理员、档案馆人员、监管部门等从业人员，人员水平参差不齐，且教育培训不到位，从业者对规范的理解、技术手段、管理能力和水平、竣工验收流程等文件精神没吃透，专职人员少，导致档案管理不规范、质量效果不理想影响到项目档案资料的验收和档案价值作用的发挥。

3.2 档案管理意识淡薄

基层从业人员及管理者对竣工验收档案资料的管理不重视，造成资料的系统性、完整性、动态性、及时性、全面性管理缺失，从业者学习意识、过程控制意识不强，未能及时发现问题形成有效的控制性文件，部门之间缺少沟通或交流不顺畅，致使竣工验收工作无法推进，档案资料的监督管理不到位从而出现档案的搜集、整理、归档、存储、检索、调用出现很多问题，造成无法弥补的缺憾。

3.3 缺乏健全的管理体系

目前水利工程缺少完善的档案管理架构和体系，普遍存在档案管理水平不高，设备技术落后，严重影响了档案资料的搜集整理归档存储。实际管理过程缺少执行力出现程序错误、过于形式、资料档案的后补等不规范、管理滞后等问题。

4 水利工程竣工档案验收现存问题的相应对策及提升措施

4.1 增强档案管理意识，提高档案管理水平

水利工程档案是一项系统、全面、复杂的社会工程，为此要求从业人员增强档案管理意识和提高其水平，确保切实到位，做好事前预控，事中管理做好单位、分部、单元工程的档案资料的搜集、整理、归档、调阅、检索等工作，为后续项目运营阶段提供有效真实的参考依据，加强部门间的沟通、横向纵向形成联动机制促进问题及时解决为水利工程竣工验收的管理再上新台阶。

4.2 加大宣贯力度，增加从业人员专业知识，提高信息化管理水平

行业主管部门要与有关高校、业内专家保持联系，通过理论宣贯与实践的结合，造就培养一批具备专业知识的高层次掌握新理论、新技术、新技能的从业人员，科学合理地提升硬件和信息化程度，加大电子影像资料的存储收集归档标准化建设，做好信息的安全管理和系统管理工作，规避档案信息的丢失、泄密、检索、调用等环节的监管和切实的责任落实，保证档案资料的完整性。

4.3 建立和完善档案管理的体制和机制， 提高竣工验收档案管理水平

根据规范要求及档案管理目录，做到事前、事中控制，健全体制机制保证档案移交的完整性、系统性、可追溯性、真实性，提高水利工程竣工验收档案管理质量。

（1）根据档案管理规程、移交档案目录，结合工程的具体特点，分步骤、制定目标，促进档案资料的体系化建设。

（2）设置专职档案验收部门和人员，加强业务学习和日常指导，促进档案管理的规范化建设。

（3）督促各部门、各单位形成联动机制，落实好各自责任、权利及其义务，共同做好档案管理全方位工作，确保档案全面、全员参与、管理、改进、提升和控制，保证完整性和系统性。

（4）完善档案管理制度，严格按照制度规范和项目实际情况开展档案资料的收集、整理、归档、存储、检索、调用的流程化管理，提高信息化建设水平，以及信息化管理水平。

（5）充分发挥监督单位的监督检查职能，健全监督检查制度，有效避免不规范、不合理的地方，使档案管理工作更加科学化、规范化。

4.4 促使档案管理有效落实，增强档案管理的质量效果

推行档案管理确保档案管理各项管理制度和措施的有效实施；从水利工程项目开始做好资料收集和整理工作，实现建设全过程的档案管理、档案监督和检查，做好项目验收前的档案验收工作，确保文件管理的系统性、完整性和准确性。推进项目法人、项目第三方参建单位发挥其监督自责，细化目标、落实好责任制，做好项目档案的收集、整理、归档、预验收、改进、提升、移交等环节的监管工作。严格按照行业主管部门要求、本项目特点、相应规范要求做好档案自检和预验收工作，对竣工图纸、报告等认真审查。例如，检查工程变更相关材料的完整性，审批程序的标准化；检查竣工图纸的书面描述是否详细完整，签字盖章是否规范；检查档案分类是否科学、合理；对不规范、不完整、不符合要求的文件信息及时制定和整改。

4.5 做好项目电子文件档案资料的搜集， 促进档案信息化水平建设

近年来随着大数据、云盘、CAD、BIM 处理器软件、硬件的广泛推广，许多资料逐渐实现网上传输、检索、使用、共享等功能，电子文件的归档及管理将来成为时代的迫切需求和发展前景，从业者要不断学习，适应时代大数据形式，认真贯彻国家电子文档、密级程度的相关理论学习，严格按照《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和《电子文件归档与管理规范》相关规范执行，努力确保电子档案资料的及时、准确、有效并与纸质资料相吻合，当前部分地区正逐步建立健全各类档案资料数据库建设要不断适应新形势逐渐融入实操档案管理工作中。

4.6 全过程跟踪指导做好档案的管理工作

项目参建单位的工地例会及从业人员的素质影响着档案的管理水平，致使过程控制的重要资料不能及时归档和妥善保管，造成无法挽救的损失。为此项目档案管理部门、行业主管部门应主动与项目参建单位做好交底，做好业务指导，做好自控、监控的控制，提高档案管理水平。

5 结语

做好水利工程竣工验收档案管理关系到水利行业健康发展，对提高项目管理水平、实现项目管理目标、发挥档案的社会价值具有重要意义，为此项目参建单位各从业者要重视该工作，通过学习学习培训提高业务技能素质，完善竣工验收的标准化流程和体系，落实责任，加强管理，切实提高信息化管理水平，探索解决实际中遇到的问题，通过改进措施，提高竣工档案资料的验收质量，切实发挥应有的作用。