档案管理在财政预算评审工作中的重要性

■王文龙

近年来，随着公共性财政投资项目的增加，各级财政预算评审机构在对公共性财政投资项目进行预决算的审核工作过程中，产生了大量具有保存价值的财政预算评审档案。在此背景下，做好财政预算评审档案管理工作对规范财政预算评审工作、优化财政预算评审流程、提高财政预算评审质量、强化财政预算评审结果应用无疑具有积极的现实意义。

一、增强对财政预算评审档案管理工作的认识

财政预算评审档案是指各级财政预算评审机构在实施财政预算评审工作过程中直接和间接形成的、具有保存参考利用价值的文字、图表、视音频等原始记录。做好财政预算评审档案管理工作对规范财政预算评审工作，保障财政预算评审结果客观、公正、科学、合理，促进财政预算评审立体式、全周期、全覆盖，实现“评审一项、规范一方”的工作目标具有十分重要的意义。

（一）各级领导要重视

各级财政预算评审机构负责人要从思想上重视档案管理工作，要充分认识档案管理在财政预算评审工作中的重要性，把档案管理提上重要工作日程，与业务工作同安排、同部署、同考核；要强化制度约束，明确档案管理的部门、人员以及职责分工，并在财力上予以重点保障；要挑选党性强、业务精、水平高、能吃苦的同志从事财政预算评审档案管理的专（兼）职工作，为他们提供良好的工作环境和优质的成长空间，进一步营造重视档案、珍惜档案、从事档案的浓厚氛围。

（二）档案管理人员应专业、积极、主动

新时代的财政预算评审档案管理专（兼）职人员首先应有“为党管档、为国守史”的政治情怀，把思想意识、行为实践统一到为民服务的价值取向上来，不断加强档案专业知识学习，取得档案系列的专业职称和执业资格。基于财政预算评审档案管理业务性强、保密事项多、各项要求高等特点，从事档案管理人员应从专业技术的角度，做好档案的收集、审核、归档、保管、利用等各个环节的工作；财政预算评审档案管理人员在“有为者有了位”之后，才能积极地、主动地结合工作实际，针对财政预算评审档案管理中的内控、运行、操作，提出更多科学性、专业性、合理性的意见和建议，使得档案管理更具操作性、更加科学化。

（三）要创造特定的周围环境

财政预算评审档案管理本身就是一项需要日复一日、仔细认真、沉得下心境、耐得住寂寞的工作，不仅应有相对独立、安静的档案环境，还应有符合标准的存储工具和电子设备等。相对其他人而言，应不定期地普及和增强依法管档、依法用档的意识，为从事档案管理的人员创造心无旁骛的周围环境。

二、形成财政预算评审档案管理的制度约束

（一）明职责，重规范

立足做优财政预算评审档案管理工作，把握财政预算评审档案的规律和特点，从档案收集、归档、保管和利用的全过程、全环节中执行档案的规范和要求，以确保财政预算评审档案管理工作的制度化、规范性、标准化。

在单位层面，设立档案室，配备专职档案管理人员，切实加强其档案管理意识，根据不同种类材料的形成时间、方式及特征制定案卷类目，分类存放，以便科学合理归档、快捷方便利用。除此之外，专职档案管理人员要负责档案的安全和保密，对档案进行保存、贮存、检索、复制和借阅管理等，接受上级档案管理人员的业务指导和督促检查；同时，要多观察、多思考、多留心、多动手，做到处处留“痕迹”、处处留“脚印”，随时及时记录时间、地点、人物、事件等归档必须要素，以确保归档文件材料的完整、准确、有参考价值。

在档案管理中，评审项目负责人要做好经办项目评审档案资料的收集整理、移交工作，并协助档案管理人员做好档案资料管理，并在评审报告出具后三日内将项目评审报告、项目委托通知书及有关资料进行收集和初步整理，填写《财政预算评审项目档案基本情况表》，编辑财政预算评审项目归档目录，按报告签发、委托通知书、评审安排及计划、复核表、日志、见面会记录、沟通记录、送达回执、现场踏勘记录、询价记录、取证资料、影像资料、预（概、结）算书、工作底稿、评审依据、资料清单、电子文档的次序整理后，将有关资料移交给档案管理人员，双方都要在存档资料移交明细表中签字；其他专项评审项目，出具评审意见后即可归档。

（二）严把关，重细节

一是严把项目资料收集关。安排专人分工程招标控制价、工程预算、市政工程应急、信息化（其他）、经费、事前评估、事中监控、事后评价等八个类别，负责收集项目评审资料所需的资料报送清单表、报送资料要求，确保所有资料均为建设单位、主管部门、财政预算评审中心、财政业务科室审核、签字、盖章的资料；设立台账，将评审项目名称、建设单位、主管单位、送审时间、项目金额、联系电话及联系人等信息逐项登记在册。

二是严把项目资料归档关。实行“一项目一档案”、“一年度一清理”管理。项目评审结束后，项目负责人需在三个工作日将资料清点清楚，将整理好的项目资料、由稽核人员复核的内容（项目的各类编号是否规范、表向关系是否正确、工作底稿的完整、电子文档是否保存等）交档案管理人员统一归档，并在档案登记卡上进行逐一登记，确保项目资料的标准、齐全、规范。需要说明的是，电子文档实行双备份（即在专用电脑录入电子档案后，硬盘和光盘双备份），以备年久后财政预算评审档案的即时性查询和调阅。

三是严把档案资料保管关。实行档案资料编号入卷，做到分类合理、案卷目录清楚、标题简明扼要，档案分类存放管理。已归档的档案不得私自外借，不得修改、更换项目档案编号，确保档案资料无丢失、无损坏、无泄密。档案管理人员调离岗位时，须将本人保管的档案台账、档案清单、档案资料及时移交相关人员，并履行交接手续，切实在档案资料保管上上好“双保险”，不因调岗、交接而松懈、耽搁财政预算评审档案管理工作的运行。

（三）强保管，重实用

一是实行分类分步保管。将财政预算评审档案分为本年度档案和跨年度档案，并做好相应菜单式、目录式管理。其中，当年财政预算评审档案交档案管理人员单独保存，按月统一进档案室保管；跨年度档案，则应安排项目评审人员、档案稽核人员、档案管理人员三方共同做好该类档案管理，确保财政预算评审档案“归档一个口子、标准一把尺子”。

二是优化档案保管环境。从财政预算评审档案保管的实际需要出发，进一步优化和完善财政预算评审档案保管的环境。如：根据财政预算评审档案的数量，购置相应数量的档案密集架，设置专用库房，以达到档案库房的“九防”标准和要求；照片、底片、录音录像等放入特制密封盒、底片夹；购置计算机、复印机、除湿机等。

三是健全档案保管制度。根据财政预算评审档案的保管要求和特点，制定并完善档案保管、档案管理的各项规章制度，为财政预算评审档案的科学管理提供有力支持和保障。根据《中华人民共和国档案法》《中国人民共和国保密法》的相关规定，制定《财政预算评审档案管理试行办法》《财政预算评审档案安全保管制度》《财政预算评审档案管理人员职责》《财政预算评审业务工作底稿签字制度》《财政预算评审档案保管查阅制度》《财政预算评审档案鉴定销毁制度》等。

三、进行财政预算评审档案管理工作的深度思考

（一）档案利用应是财政预算评审档案管理的重要组成部分

随着政府财政投入的加大、项目的增多，政府财政投资项目评审所产生的档案也越来越多，财政预算评审档案利用的频率和次数越来越多。不仅改变了原有的利用模式，还将信息技术引入了财政预算评审档案的利用价值当中。

以某市为例，在对该市某小区西侧边坡支护工程项目招标控制价的财政预算评审时，经两次现场踏勘、项目组长翻看个人工作记录，发现该项目曾于两年前进行申报。随后调阅了本单位历年财政预算评审电子档案，经核实，该项目的护坡强夯部分重复报送，与项目单位沟通后护坡强夯部分予以审减。在此过程中，调阅历年财政预算评审电子档案，不仅加快了财政预算评审的进度、提升了工作效率，还在短时间内用数据和资料向项目单位说明了审减原因，做到了“以档服人”、有理有据。

（二）应发挥案例分析在财政预算评审档案管理中的“现场教学”作用

某市财政预算评审中心以财政预算评审案例分析的形式，加强档案管理、分享工作成果、提升业务水平。新春过后，组织全体职工就已进行财政预算评审并整理归档的部分项目进行案例分析，针对档案中的数据、报告、问题、对策等内容，互相交流、研究问题、产生共鸣，整合财政预算评审的热点难点，融合财政预算评审工作的新职责、新思路、新理念、新措施，起到了提高财政预算评审档案运用价值、吸收各类新鲜知识、增强财政预算评审业务技能的积极作用，也在一定程度上提升了财政预算评审档案管理的实效性和操作性。

某村棚户区项目涉及15个楼型、共66栋楼、总送审金额8.5亿元。在接到的该项目的财政预算评审任务后，为保证财政预算评审工作的一致性、口径的统一，由专家办同志借阅已归档的棚户区改造项目档案，在项目分析会上运用档案数据进行“现场教学”，切实解决了一些在财政预算评审过程中量与价、质与材、标准是否统一等问题，为提高财政预算评审工作效率、合力推进项目发挥了财政预算评审档案管理的“现场教学”作用。

（三）档案管理应在财政预算评审主动融入财政核心业务一体化系统建设过程中发挥积极作用

2020年10月1日新《预算法实施条例》已颁布实施，第四十一条明文规定，“各级政府应当加强项目支出管理。各级政府财政部门应当建立和完善项目支出预算评审制度。各部门、各单位应当按照本级政府财政部门的规定开展预算评审。项目支出实行项目库管理，并建立健全项目入库评审机制和项目滚动管理机制”，这是开展财政预算评审工作的法律依据。

鉴于档案管理在财政预算评审工作中发挥了积极作用，要把发挥财政预算评审在现代财政管理中的定量基础和技术支撑作用的完整性、必要性、可行性、合理性“四性”的审核过程，全面、真实、规范地反映在财政预算评审档案管理中；要按照“将财政预算评审结果作为项目入库、申报和调整的重要依据”的要求，把档案管理作为支撑财政预算评审结果的关键环节，在数字化加工和数据库建设的基础上，利用大数据、云计算等手段，最大限度地挖掘财政预算评审档案的价值，不断满足财政核心业务一体化系统建设中互联网、局域网的信息资源共享需求，真正实现财政预算评审档案的数据共享、信息共享、资源共享和成果共享。■