企业档案数字化建设管理与应用分析

李文婧

摘要：随着信息数字化建设的不断完善和发展，传统的档案管理已经逐渐被现代化的档案管理方式慢慢替代，企业的一些基础性的档案建设也正在朝着数字化的方向转型，各企业也在不断建设和完善各自的数据库，供其更好地进行档案管理。企业档案数字化建设的到来使得档案由之前的封闭式管理转变成更加开放，从而实现企业档案信息资源合理配置并进行科学管理，真正使资料达到实时共享。

关键词：档案管理;数字化建设

企业的档案管理工作具有高机密性、高专业性的特点，企业各级管理部门需要充分认识到档案管理工作的必要性，对这项工作加强重视程度。管理部门在加强对于档案管理工作应当及时分析和解决出现的问题，在各方面给予该项工作大力支持。企业的管理部门需要明白数字化建设管理工作对于档案管理工作的重要性，有效规避最初档案管理工作中出现的一系列问题，例如资料缺档、档案损坏、档案管理混乱等，因此，管理部门应当用好先进的数字化技术。随着经济建设不断进步，计算机的普遍出现使得原始的纸质版档案管理工作变得更加便利，部分纸质版资料也已经逐渐被电子版所取代，企业档案数字化建设的优势也逐渐在开发和完善过程中显露出来，企业应当大力发展档案数字化建设。

1 企业档案数字化建设的便利性

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。企业档案数字化建设有以下几点便利性。

1.1提高档案管理工作的效率

企业可以充分发挥计算机技术为档案管理工作带来的便利，大大提高档案管理工作的效率。目前部分企业在进行档案管理工作时开发的功能单一简单，对档案管理的工作仅仅停留在档案的录入和文件存储等，这样会造成一定的资源浪费。企业如果能够良好的利用数字化建设来进行档案管理，就能够使档案数据达成更好地共享。

1.2 数字化管理方法大大解放人力

企业档案数字化建设可以使档案管理人员从繁琐单一的整理工作中解脱出来，将人力投放到更加需要的领域，将时间和精力放在企业档案的开发利用上，这样不仅可以提高企业档案管理工作的效率，更加提升了档案管理工作的质量。好的档案数字化建设可以使全社会达成资源共享，减少很多不必要的成本和精力。

1.3 数字化建设推动OA办公更加自动化

OA 作为近现代信息数字化技术的办公新方式，将传统的办公室办公方法与高新技术相结合，将文书处理人员的拟写、签发、编号、录入、发布等工作，高度简化了文件处理到档案管理的归档工作。使用OA工作系统办公只需进行一次提交就可以多次使用。使用者登陆OA账号，利用账号权限进行在线操作，使用者可以根据工作流目录进行相应操作，其最大的特点就是实现共享文档和查询检索。当然OA系统的自动分类和编目功能也让档案检索和共享更快捷和高效。

2 企业档案数字化建设管理中存在的问题

2.1 企业档案数字化进程缓慢

虽然档案数字化建设在企业档案管理工作中有了一定的利用，但由于传统观念未能够及时转变，有的企业还存在着对数字化建设重视程度不足的问题。有的企业虽然重视了档案的数字化建设，但只是简单将档案进行数字化归档，并没有做出系统的梳理，从而形成一个可以加以利用的数据库。有的企业在建设过程中还处于初级阶段，缺乏对于整个档案管理的整体意识，这就使得企业的档案数字化建设工作进程缓慢，如果想要加快进程，企业管理者就必须摒弃固有思想，在建设中起到良好的带头作用。

2.2 企业档案数字化保密程度不足

企业的档案具有高度的保密性，这些档案往往是整个企业在发展过程中的机密，掌握着整个企业的命脉。随着数字化技术的出现，这种网络便利性对于企业而言逐渐变成了一把双刃剑，在为企业带来管理便利的同时加剧了文件机密的安全性。企业的档案管理人员保密意识的不足往往会使得企业文件在无意之中泄露出去，同时，系统安全性的不足同时也会使得黑客入侵，窃取公司机密，从而造成不可挽回的结果。企业在档案数字化建设过程中需要十分注意因为相关人员操作不当造成的档案损坏、档案泄露问题。企业管理者对于档案数字化建设的安全问题应当十分重视，在加速建设过程中也要加以防范。

3 企业加强档案数字化建设的思考

3.1 企业应强化现代化档案管理意识

企业需要在档案管理工作中积极转变思想，不断推动资料网络化归档的工作。每一个企业都需要明白档案的信息化建设是现代化企业发展过程中的一个必然趋势。企业领导者应当起到带头作用，不断向各部门普及好信息化归档的意识，使各部门了解到信息化档案的重要性，同时可以配合好档案部门的相关工作。各部门在日常工作中应当充分使用好自动化办公文档，和各部门协作办公，这样可以加强档案管理工作的数字化建设。需要立卷部门的负责人需要按照企业统一规范标准将所在部门所需要归档的文件和资料备注好，并和相关负责人做好对接，最终通过数字化的办公软件统一传输到企业的档案数据库当中，这样做可以大大减轻档案管理部门的工作负担，还提高了档案管理工作的效率，减少了不必要的时间成本的支出。

3.2 不断加强数字化档案和实际日常档案整体规划和融合

企业档案管理工作需要把对于工作人员日常相关工作考核纳入到整体的档案数字化建设工作中，这往往是企业在进行档案数字化建设工作中比较容易忽略的一点。与此同时，企业的档案数字化管理建设工作应当和信息网络相区别，信息网络的建立更多的是一种共享性，为了相关部门更好地完成工作服务，而档案管理部门则需要在数字化建设过程中注意档案的保密性，将可以公开的档案和机密档案加以区分，进行分别的管理。企业要做好档案管理数字化建设必须要使建设团队成为一个有机的整体，能够对整个企业的档案进行统一的区分，分层管理，规划好数字化档案和实际日常档案相关工作。

3.3 不断提升利用数字化档案管理服务的理念

加强企业的档案数字化建设管理工作是为了可以使这一技术更好地服务于企业乃至整个社会。企业要利用信息化的手段对档案进行编研工作，利用计算机技术对于一些比较重要的档案进行汇总和编研，在进行好汇总以后加以细致的目录，这样可以使企业档案方便查询，从而能够更好地加以管理。在做好对于企业档案数字化管理的基础工作后，不断创新企业档案的进一步加工处理，将具有较高指导意义的文档进行二次整理，把这些文档着重保管好。做好企业档案数字化建设工作不仅可以使需要用到资料的人方便查询，还可以为查阅者提供全面的服务，延长档案为工人人员的服务年限，从而使数字化档案进行一个良性循环。数字化档案的充分利用是企业做好档案建设工作的一个重要反馈，企业也需要时刻秉持建设数字化档案服务大众的理念，使加强管理水平和提高服务效率做到同步提高，为自身企业乃至社会提供更好地服务。

结语

总之，档案数字化是企业在新时代事业发展的重要方向，档案数字化利用和信息管理标准化已势在必行，企业必须加快档案的现代化数字管理进程，逐步完善企业档案的數字化建设。

参考文献

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