浅析新时期行政事业单位会计档案管理

文/邓红春

行政事业单位会计档案作为记录行政事业单位经济业务的重要财务核算依据，在加强财政业务管理、开展资金绩效评估、实施责任审计、提供宏观决策等方面具有不可替代的作用。当前，《中华人民共和国会计法》《会计基础工作规范》，以及财政部、国家档案局制定的《会计档案管理办法》等相关法律法规都对会计档案管理作了明确具体的规定。但由于客观条件的变化和主观因素的影响，各行政事业单位会计档案管理还存在诸多问题，一定程度上成为了财务管理工作的薄弱环节，直接影响了单位及一个地区财务管理的质量和水平。需要进一步加强和规范行政事业单位会计档案管理，提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案的重要作用。

行政事业单位会计档案管理内容

行政事业单位会计档案是指行政事业单位在进行财务会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。主要包括以下四类：一是会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；二是会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；三是财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；四是其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

行政事业单位会计档案管理存在的问题

对会计档案管理的重要性认识不够。单位主要负责人及财务负责人重视资金管理和会计核算，对会计档案的管理（如会计档案的收集、立卷、归档、保管、查阅、销毁和移交等工作）重视不够，导致存在每年度的会计档案仍由财务人员自己保管或是保管存在杂乱无章的现象。

会计档案管理投入不足。一方面，硬件基础设施投入不足。表现在档案存放场所过于简陋，防盗、防潮、防火、防虫、防光、防温、防尘等设施不齐全；档案陈列架、盒等存放设施不符合要求，很多单位缺乏电子档案和图片档案的管理设施。另一方面，软件方面投入不足。没有配备专门的会计档案管理软件，也没有制定和严格执行相应的制度措施。此外，大部分单位没有配备专职会计档案保管人员，基本上都由财务部门人员兼任。

会计档案管理信息化程度低。目前，大部分单位对会计档案管理信息化应用一直处于初级阶段，存在经办业务用电子化办公，但档案的收存没有同步，还处于档案管理的初级阶段，没有发挥出信息技术应有的信息处理作用，致使档案管理工作效率提升缓慢。

会计档案长期完好保存存在一定困难。行政事业单位会计档案是记录和反映单位经济业务事项的活动的重要载体，行政事业单位会计档案中的记账凭证、会计账簿及财务分析报告作为重要档案需要长期保存。目前，传统的行政事业单位会计档案记录方式以纸质方式为主，而这些会计档案数据随着保存时限的延长，以及单位工作人员调阅、单位和个人查询很容易造成纸质会计档案破损等情况的发生，给需要查询的人员造成了很大的困扰。同时，也给行政事业单位的财务管理带来了很大的风险。

会计档案应对调阅查询存在不便。行政事业单位财务部门既要做好财务核算工作，又要按照归档范围和归档要求负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。历年形成的会计档案在会计年度终了后，一般单位领导班子都委托财务部门长期保管。如果按照传统的行政事业单位会计档案管理模式，仅是调阅行政事业单位会计档案就会让单位财务部门管理人员花费大量时间和精力。而且随着单位各项经费的压缩，大量的纸张消耗也使单位压力倍增。因此，创新行政事业单位会计档案管理是会计档案管理工作的必然趋势。

主要原因分析

缺乏会计档案人员培训的长效机制。会计档案的整理归档一般都由会计人员完成，会计档案案卷质量的高低则取决于会计人员对会计档案规范化整理和会计档案管理政策法规的熟练程度。但是，不少单位基本没有组织相关人员进行会计档案管理专业知识培训，财政部门和档案管理机构也很少进行相关业务指导，绝大多数的会计档案归档和技术处理主要靠单位老会计人员的言传身教。由此造成相关会计档案管理人员和责任对象没有系统的档案规范规划化、标准化意识，没有规范的档案管理技术可供借鉴和参考，容易和档案事业发展技术脱节。目前，会计档案管理工作开始从传统的纸质管理模式发展为电子信息化管理模式。不仅要重视纸质会计档案的保存，还要学会应用现代化的管理技术对电子档案进行科学合理分类与整理，选择适宜的载体，既要做到明确分类、科学保管，又要本着勤俭节约的观念，减少管理成本，充分利用现有资源。

单位经费预算中会计档案管理经费不足。一方面，会计档案管理作为单位内部管理的一部分，档案管理行业主管部门和财政部门都没有经费投入的明确规定，其管理人员、管理场所、设施设备等经费投入，一般是由单位负责人临时安排，没有例行的经费预算提供保障。另一方面，很多单位负责人和财会人员对会计档案管理的重要性、专业性认识不足，会计档案管理在时间、空间、设施、环境等方面没有得到足够重视，认为会计档案只要不丢失就可以了，不愿意持续投入改造提升。

会计档案管理监管力度不够。在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，基本没有将会计档案规范化管理作为检查的必备事项。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理融入到财政财务管理工作的全过程，并作为单位财政财务管理的固有环节来对待，这就导致存在会计档案管理可有可无的现象。

提高行政事业单位会计档案管理质量的对策

切实加强会计档案知识培训，提高会计档案人员能力水平。对于行政事业单位负责人而言，尤其要强化会计档案管理意识，将其列入到重要学习内容中。要形成主要领导亲自抓、分管领导具体抓，让会计档案工作走上法制化、规范化、标准化发展轨道。同时，加强档案工作人员的培训与教育，提高他们的操作技能和管理水平，加强后续教育，提高他们的执行力与责任心。此外，应根据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》相关规定，结合实际情况，建立健全会计档案管理制度，明确档案的保管期限、归档范围、整理方法、归档程序、归档要求；制定具体的安全保密与保管制度，明确工作人员职责，避免档案出现丢失、泄密与损坏。落实工作责任制度，让档案的收集、保管工作都可以落到实处。

加快推进电子会计档案管理质量。加大对档案信息化建设投入，推进会计档案管理工作的信息化建设进程。行政事业单位需要根据具体要求构建符合自身发展的电子会计档案备份制度，重点做好电子会计档案的备份与管理，输出符合标准的会计凭证、会计报表、会计账簿，设置完善的经办、审核、审批制度，配备好必备的硬件设施。建立与电子会计档案相关的检索系统，提高系统的完全防护质量，定期开展维护工作，实施内控制度，推广电子签名，未经授权禁止访问，制定完善的应急方案。严格执行会计档案查阅审批制度，未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案。同时，严格执行借阅登记手续，做到借出、送还、移交各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚。制定完善的评价系统，针对档案人员的专业知识、专业技能进行考核与评分，对档案信息化建设的运行质量以及不良建设、资产结构状况等方面进行考核，有效提升行政事业单位会计档案的管理。

加大会计档案管理的监管力度。财政、审计、税务、档案等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要作用。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。