事业单位档案管理现状及优化路径

2021-01-28

探索科学(学术版) 2020年7期

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档案管理是事业单位重要的组成部门之一,随着我国事业单位的档案管理行业的迅速发展,即使已经取得了一定成就,管理体制也得到了一定的完善,但是当前的发展现状仍旧存在一定问题,因此本文提出了有效的优化路径。

一、事业单位档案管理的重要性

加强档案管理工作在事业单位的档案管理中具有重大意义。第一,档案管理能为事业单位日常的工作提供重要依据,同时也能为单位的重大经营决定提供依据,对内部改革体制进行深化。此外在档案信息中,包含了单位组织的实践工作,对于展开各项管理工作有非常重要的价值。第二,档案管理是促进内部控制制度改革的重要内容,事业单位必须把重心放在内部控制的建设中。档案管理是促进事业单位可持续发展的有效保障,档案工作的有效落实和事业单位的相关制度改革息息相关。

二、当前事业单位档案管理的基本现状

(一)档案管理重视程度有待加强

事业单位不重视对档案的管理工作。仍旧无法打破传统的档案管理的想法,做不到与时俱进,相当一部分档案管理工作人员不是通过专业对口招聘进来的,而是选用一些年龄普遍偏大,没有受过档案专业知识培训,严重影响着档案工作的发展。另外,年轻档案管理人员队伍不稳定,一般都是身兼数职没有足够的精力做好档案工作,或是刚熟悉档案工作业务就被调离档案管理岗位。

(二)信息化管理手段有待掌握

当前,信息技术的革新速度日新月异,信息技术被运用到在社会的各行各业,信息技术与人们带来的方便已经是不可小觑的。档案管理工作应该与时代接轨,通过运用信息化管理手段展开工作。但是在众多部门的档案管理工作上,一些工作人员都没有意识到信息技术带来的方便,合理的运用信息化管理手段、提升档案管理的水平以及工作效率,其中一部分工作人员年龄普遍偏大,在信息技术的运用与操作方面有待提高,不能及时有效的利用信心技术进行档案的管理。

(三)存在注重档案文件的整理,轻编研现象

现在很多事业单位档案管理人员普遍存在,只注重归档文件的整理,把档案管理工作简单的理解为:收集-整理-编目三部曲忽视了档案编研、统计等后期工作,导致档案利用率很低,失去档案管理提供利用的基本职能,导致档案管理工作逐步被边缘化。

(四)人员素质水平有待提高

档案管理人员没有形成一个有组织有规模的工作系统,团队也不稳定,有时候一些工作人员还会随意外借,对档案的当事人非常不负责,没有从根本上认识到管理档案的重要性。近年由于档案管理主管部门对基层档案工作人员业务培训减少,有一些工作人员对档案管理的流程也不熟练,没有及时掌握充分的去理解档案里的信息。档案主管部门对基层档案工作监督管理考核有所放松,导致有些事业单位档案工作的管理只是应付了事,只求过的去,不求过的硬,这种现象比较普遍,影响了档案事业的发展。

三、当前事业单位档案管理优化路径

当前事业单位档案管理优化路径可以围绕提高重视程度,加强顶层设计,完善信息管理,优化工作流程和开展素质培训,提高工作效能三个方面展开探讨。

(一)提高重视程度,加强顶层设计

事业单位的档案管理工作,想要长远发展,就必须要增强整个事业单位对档案管理部门的重视程度,就是因为缺乏重视,才导致档案管理单位处在一种尴尬的境地中。所以,事业单位可以组织工作人员外出学习,或者展开宣传教育讲座,将档案管理知识的重要性普及到单位中,使每一位工作人员都能够认识到档案管理工作,提高其工作的积极性,同时增强事业单位对档案管理部门的扶持,提高档案管理工作的质量。

(二)完善信息管理,优化工作流程

随着信息化技术的不断发展,事业单位必须要从根本上认识到信息技术的重要性,开展信息化档案管理是必然的。事业单位不仅要在政策上增加对档案管理的投入,同时也要在资金上有效投入,不断改善对应的设备,推动信息化档案管理的发展。积极的学习了解档案管理的基础知识,面对不断出现的新问题,不断调整自身的工作状态,不断研究和探索创新档案管理工作管理模式,学习并借鉴先进的管理技术,从而有效推进信息化档案管理建设。

(三)强化档案编研,提高档案利用

档案编研工作是将馆(室)内静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的加工制作过程。如何提高事业单位编研工作质量呢?首先加强档案管理人员编研业务的培训,配备具有较高文化写作能力的编研人才,提高整体编研人员业务素质是关键。单位要培养档案编研工作人员敬业爱岗意识,制定激励机制,把这项工作抓好抓实。其次,更新档案编研观念。在编纂选材上把对内部馆(室)藏资源与外部馆(室)藏信息资源的挖掘相结合,发挥大数据档案信息共享平台、电子声像档案直观优势,着力编纂符合当代大众需要的史志类、画册类、汇编类、组织沿革、档案电视片等文献史料,促进事业单位工作开展。

(四)开展素质培训,提高工作效能

档案管理是一项技术性和系统性非常强的工作。在社会不断发展、技术不断革新的大背景下,档案管理涉及的内容范围越来越广,因此对档案管理人员的素质、及每一方面的能力都提出了更高的要求。事业单位不仅要引进专业的人才,还应给予优秀人才丰厚的待遇,从而有效的引进专业知识、专业技能、高学历、高素质的人才。同时要进行档案人才的培养,不断开展工作技能培训。在激发档案人才工作热情方面,一方面要培养其对于工作的责任感,使其做到遵守相关制度、做好相关工作、保守资料秘密;另一方面需要开展人性化管理,帮助改善工作环境、各项待遇,让其热情地投入工作。