浅议档案管理的重要性

刘劲松 鱼台县滨湖街道办事处

一、档案管理工作的意义

档案是人类社会进行的各种理论和实践活动的真实记录，是原始的原生信息。档案工作深深植根于人类的日常生活。随着社会文明水平的提高，它逐渐体现在社会生活的各个方面，发挥着非常重要的作用。因此，为了加快档案管理信息化，标准化，合法化和科学化的发展，并不断加强档案基础设施，档案管理的当务之急务必加大工作力度。当前，档案工作已成为企业不可或缺的一部分。从一个角度看，它不仅可以提升工作质量和效率，而且可以帮助确保原始数据的真实性。从另一个角度看，档案管理的逐步标准化是测试企业管理能力的标准。档案管理的好坏直接反映了公司领导者是否可以调整总体经营状况，及时调整经营政策。所以，加强管理的概念就是加强对新兴档案管理方法的研究，真实地反映企业的整体经营和发展，增强市场竞争力，不断促进社会经济发展，具有深远的现实意义。随着信息技术的飞速发展，人们对办公室档案管理的认识逐渐减弱，而忽略了它在社会发展中的实际作用及其长期的战略意义。随着人们逐渐进入信息社会，档案对于人们对客观世界和主观世界，经济发展，文明的传承以及技术创新的理解具有不可替代的作用。因此，档案工作迅速融入信息社会，加快档案建设仍然是档案部门和档案工作者的重要任务。档案的信息化，标准化，合法化和科学化是档案工作现代化的必经之路，是逐步把档案工作与未来档案工作结合起来的重要措施。

二、档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作的重视程度不够

从宏观的角度来看，许多部门的工作重点完全倾向于更有可能产生业绩的业务任务，或者与部门评估相关的管理任务。 从微观上讲，一方面，大多数单位的主要领导者普遍认为，文件管理只是简单地收集，整理，归卷，存档和移交分步工作，而对其不注重。 另一方面，单位档案管理人员基本上是兼职，他们经常担任多个职位，缺乏技能，并且很难进行档案管理。 所以，档案管理长期以来一直处于边缘化状态，工作质量难以提高。

（二）管理人员从业素质不高

在许多单位中，由于不注重档案管理，因此多数是由老弱的职员执行的，而一些小型单位只能兼任，同时，档案管理人员的流动性也很高，造成档案管理人员的素质低下，主要表现在三个方面：首先，对档案工作重要性的认识不足。管理职员没有深刻理解档案管理工作的内涵和意义，他们对自己的要求低，缺少档案的机密性，并且在管理档案方面随意性比较大。其次，档案管理专业能力不强。随着社会的发展和技术的进步，档案管理的概念和技术发生了巨大的变化，信息化程度越来越高，兼职管理员很难及时跟进并学习专业技能。最后，主动服务意识不高。大多数档案管理员通常认为只要及时把档案整理和归档以保证档案安全，一切都很好，但是，档案价值的使用，档案价值的重新实现以及对档案重要性的提升缺乏主动性，并且档案利用率不高。

（三）管理制度落后信息化建设停滞不前。在当前的档案管理过程中，信息化建设是档案管理发展的关键。 传统的文件管理工作模式对人员的要求较高，工作效率低，准确性低。 在信息化建设模式下，可以提高档案管理的工作效率和质量。

三、强化档案管理应采取的措施

（一）增强对档案管理工作重要性的认识

认知的高度决定了行动的力度，并增强了对档案管理重要性的理解。笔者认为，我们可以从以下几个方面着手：首先，单位必须增强对档案管理的政治意识，坚持领导班子的工作方向，确保档案管理的各个方面顺利，有序，高效地进行。其次，在充分了解做好档案管理的实际意义的基础上，单位的主要负责人还必须将档案管理纳入该单位的重要议程，明确管理领导，并指定专人负责做好档案管理工作具体实施。最后，开展档案管理意义教育工作，组织所有干部职工认真学习《档案法》。通过了解档案管理的重要性，纠正认知偏见，加强他们自己对档案的法律意识，并改善档案管理总体状况。

（二）提升档案管理人员素质

档案管理人员的工作能力和素质直接决定着档案管理的效率。单位要重视档案管理人员的培训，并定期组织人员进行培训，小型单位可以派出档案管理人员参加档案管理部门组织的档案业务技能培训课程。大型单位可以聘请具有扎实的理论基础和丰富管理经验的专业讲师定期进行系统的档案管理专业培训课程。有条件的地区可以为档案管理员开发在线商业知识培训课程和考试系统，以便档案管理员可以随时随地接受关于档案商业知识的在职继续教育。在不断学习的过程中，管理人员的业务技能得到有效提高，责任感逐步加强，只有这样，档案管理水平才能发生质的飞跃。

（三）推动档案管理信息化建设

信息化是档案管理的当前发展方向，借助互联网作为平台，可以更好地处理档案信息，以全面提高管理工作的效率和质量。为了改善事业单位的信息化建设，应该从以下几个方面着手：一是要提高工作管理人员的素质，要求工作人员具备基本的计算机使用能力，以便更好地适应新的工作环境。 二是应该改进计算机系统的建设，并应该加强软件开发和对计算机系统的投资。三是要制定详细的发展计划，根据单位的实际情况制定科学的发展方向，促进各方面的工作发展和建设。

结语：当前，许多单位正处于发展和变革的新时期，档案管理可以为单位的发展和改革提供重要的发展思路和基础。在档案管理工作的发展和改革过程中，有必要加强专业人员的培训和教育，促进信息化的发展和建设，营造良好的档案管理氛围和环境。