关于加强企业人事档案管理工作的有效思考

左旭颖 中国人民大学

前言：随着社会经济的发展，企业发生深刻变革，只要强化各项管理工作与实现体制改革，才能适应时代发展的需要。在企业发展中，人事档案管理工作是企业人才管理的基础，也是培养和提高人力资源水平的重要手段，对企业发展产生较大影响。基于人事档案，可对企业工作人员的基本信息、工作履历经验等内容加以记载，有利于为企业岗位人员分配提供积极的参考。企业方面只有提高人事档案管理工作效率，才能更好协调企业与员工之间的关系，维系双方的利益，同时赋予企业前行的动力。

一、企业人事档案管理工作中的问题

（一）人事档案管理制度不完善

毫不夸张的说，管理是企业的灵魂所在，只有实现高效管理，才能为企业的持续发展奠定坚实的根基。因此，完善相关制度是必要的。现阶段，许多企业的人事档案管理制度不完善，既降低管理效率，又可能对员工的权益造成损害影响。首先，档案管理工作较为松懈，存在档案丢失的问题。甚至有的档案由员工自行保管，导致企业方面未能对个体员工的实际情况有全面的了解和认识。其次，企业人事档案管理工作开展中，缺乏行之有效的制度条例进行约束，在降低管理效率的同时，难以实现管理工作的有序实施[1]。

（二）档案管理人员综合素质水平不高

在企业人事档案管理工作中，管理人员发挥着重要的作用，所以，要提高档案管理工作质量，必须注重提升管理人员的综合素质。但是，当前企业管理人员的整体素质水平普遍较低，难以深入开展工作。首先，管理人员的流动性相对较大，由于岗位调整、职务升迁等因素的影响，人事档案管理人员经常调换，致使档案管理团队不稳定，不能全面而深入的开展管理工作。其次，人事档案管理人员对管理工作的认识度不够，未能予以高度重视，使其工作流于形式化。如遇到不定期大检查，则会突击工作，应付了事。

（三）人事档案管理模式单一

目前，企业人事档案管理模式相对单一，长期以往，不利于企业的持续发展。一方面，企业人力资源管理，仅局限于对人力资源资料的查找与利用方面，但信息内容的利用率低，难以对企业发展发挥实质性的作用。另一方面，人事档案管理工作，对保密性有着较高的要求，所以，要实现高效管理，应进行明确的权责划分，以达到提高人事档案管理水平的目的。然而，在企业人事档案管理工作实践中，未能做到这一点，其管理模式单一问题凸显，阻碍企业发展进程[2]。

（四）人事档案管理信息化水平低

伴随现代信息技术与大数据技术的发展，信息化逐渐深入社会众多行业领域之中，对推动社会发展与进步发挥积极的作用。企业发展过程中，加强人事档案管理是尤为重要的，而实现档案管理信息化更为重要。然而，纵观企业人事档案管理的发展现状，其信息化水平相对较低。例如，信息化手段在档案管理中的应用相对较少，而多数企业选择以纸质档案方式进行管理，不仅加大管理难度，而且增加工作量，降低工作效率。长期以往，易阻碍企业发展进程。

二、加强企业人事档案管理工作的重要性

针对企业人事档案管理而言，属于企业的服务部门，因此在日常工作中要坚持以人为本，为人服务的原则，坚持科学发展观的要求，将现代化管理理念以及思想渗透到员工日常工作生产中。做好人事档案管理，将直接影响到企业的进一步发展，同时这也是企业人才战略的必要条件，是人事管理工作开展的依据。所以，在进行人事档案的日常管理中，要充分坚持以人为本的理念，以此来提升管理的效率以及质量，促进企业内部有序发展。纵观企业人事档案管理实践，积极开展该工作，对企业而言，发挥着积极的作用。首先，该工作是提高企业核心竞争力的基础保障。人事档案，是对企业员工个人信息及工作履历、经验的记录，通过有效的人事档案管理，可充分发挥人才优势，无形中提高企业的核心竞争能力，有利于促进企业更好发展。其次，创新人事档案管理工作，实则是对企业文化的创新。众所周知，文化是企业竞争的软实力，只有营造良好的文化环境，才能引领企业朝着更好的方向前进。最后，加强人事档案管理工作，可充分发挥人事档案的价值，提高档案服务水平[3]。

三、强化企业人事档案管理工作的建议

（一）完善人事档案管理制度

正所谓，无规矩，不成方圆。对于企业而言，要有效开展人事档案管理工作，应积极完善管理制度，为管理人员提供管理依据，以最大限度的提高管理工作效率。首先，结合企业实际需要，制定切实可行的统一管理制度，力求人事档案信息进行集中管理，以合理归档和高效利用档案信息内容。其次，完善人事档案专人管理制度，指派专人进行专职管理，既能有序开展管理工作，又可以保持管理队伍的稳定性，有利于提高管理效率。最后，针对人事档案管理工作人员，完善考核制度，一方面，能够激发管理人员的责任意识，促使其积极主动开展管理工作，提高自身管理能力；另一方面，有助于规范管理工作的流程，增强管理实效性，进而充分发挥档案管理的积极作用[4]。

（二）组建一支高素质管理团队

人事档案管理工作在企业中是尤为重要的，因而组建一支高素质的管理团队更为重要。首先，对人事档案管理部门工作者的个人信息、工作履历、经验等信息汇总，并做出客观的评价与分析，将其妥善安排工作岗位，充分发挥管理人才的工作优势。其次，积极为人事档案管理团队注入新鲜血液，选拔政治、文学等素养及计算机水平高的人员融入管理团队，不仅有助于加快企业的信息化建设进程，而且可推进管理工作深入开展。最后，加强管理者的教育培训活动，其内容主要包括：一是加强保密意识培养，由于人事档案信息涉及到员工的隐私及企业人才的商业秘密，所以，管理人员必须做好保密工作；二是加强管理技能培训，使之掌握更为科学高效的管理技能，付诸于管理工作实践中。此外，企业还应创设良好的管理氛围，营造“人人管理，管理人人”的氛围，促使管理者积极主动的参与管理工作。

（三）增强工作人员的管理理念

管理人员在管理工作中发挥重要作用，因此，增强工作人员的管理理念十分重要。首先，企业领导应高度重视员工档案管理工作，大力支持管理部门的工作，以增强员工的自我责任感及提升其价值。例如，加强硬件设施基础建设，为推进该工作深入开展奠定良好基础。其次，企业方面应注重营造管理文化，增强管理者的重视度，促使其积极主动参与管理工作。一方面，积极强化管理工作者的管理意识；另一方面，鼓励管理人员积极与企业各部门领导及工作者进行沟通，通过深入交流，更为有效的了解员工实际情况，为提高工作效率奠定基础。最后，管理人员应重视档案保护、维修、抢救工作，以更好进行人事档案管理[5]。

（四）创新人事档案管理模式

从人事档案管理的实践看，其模式相对较为单一，虽然对企业管理工作发挥一定的作用，但不利于促进企业的健康持续发展。所以，实现管理模式的创新是尤为重要的。首先，调整人事档案管理组织机构，一方面，设定有效的管理部门，充分发挥部门工作人员的职责，使之各司其职，全力以赴，推进管理进程；另一方面，对现有人事档案管理组织进行优化，减少冗余的岗位与职务，实现团队精简化、高效化，以有条不紊的开展管理工作。其次，建议实施分散管理和集中管理有机结合的管理模式，将企业员工的档案进行集中化管理，同时又兼顾分散于各部门之中，确保各部门负责人能够对岗位员工的实际能力有全面而精准的评估。通过对管理人事档案模式的创新，有利于提高管理工作效率，为企业档案信息数据建设创造良好条件。

（五）加快人事档案管理信息化进程

要深入推进企业人事档案管理工作，必须加快其信息化进程，以适应社会发展的需要。首先，加强企业数字化档案建设，创建数字化管理平台，既能方便管理工作的实施，又能从根本上提高管理效率。其次，企业方面积极引进先进的科学技术，应用高效管理手段，实现信息化管理。如，利用大数据技术，进一步分析员工的档案信息，以提高信息资源利用率。最后，创建动态化的管理系统，通过设置管理权限，促进人事档案管理工作更好开展。基于互联网环境，数字化、信息化人事档案管理工作虽然势在必行，但也存在一定的风险隐患，如硬盘数据破坏、数据传输受阻、数据承载力差、信息泄露风险、黑客攻击等，直接对企业产生威胁。对此，相关人员应注重提高管理技术手段，在提高管理水平的基础上，减少与规避技术风险。

结论：人力资源管理中，人事档案管理是重要组成部分，进行科学有效的人事档案管理，有利于提高企业整体管理水平，同时可促进企业管理人才队伍建设，为企业创造良好的工作氛围。纵观企业该方面的管理工作现状，虽然管理工作有条不紊的开展，且管理水平有显著提升，但仍然存在问题，降低管理水平。对此，提出几方面针对性的措施：一是完善人事档案管理制度；二是组建一支高素质管理团队；三是增强工作人员的管理理念；四是创新人事档案管理模式；五是加快人事档案管理信息化的进程。基于此，人事档案管理工作才能更好服务于企业，促进企业朝着更好的方向发展。