浅析新时期如何加强事业单位财务档案管理工作

彭洁 湖南省怀化市城市勘察设计院

财务档案对事业单位各项经济业务进行了如实的记录，通过整理、分析这些档案资料，不仅能够将财务管理中暴露的问题与风险及时找出来，又能够对事业单位经济运行状况进行有效的监督和审查。新时期下，事业单位需进一步增强重视程度，优化财务档案管理策略与流程，以便改善财务档案管理整体效果。

一、事业单位开展财务档案管理的意义

财务档案能够记录、保存事业单位各项经济业务实施状况，借助于财务档案，即可判断各项经济业务是否与国家政策、内部规定所符合，及时发现与查处违法乱纪人员。同时，通过分析各个事业单位的财务档案，提取相关的财务信息，可以有效支持宏观经济政策的制定。此外，相关部门通过对财务档案定期查阅，也能够对违法犯罪行为及时有效的打击，促使国家法纪得到维护。

二、事业单位财务档案管理中暴露的问题

（一）缺乏足够的重视程度

事业单位财务管理人员十分重视资金管理、会计核算等专业工作，而财务档案管理工作则遭到了不同程度的忽视。部分财务人员在会计核算业务中投入了大量的时间与精力，不能够科学整理、归档与保管各项财务档案[1]。受财务档案管理意识的影响，不能够紧密结合日常财务工作与财务档案管理工作。部分财务档案管理人员不能够严格依据规范要求，科学管理纸质、电子形式等财务档案资料，登记、保管体系不够健全，甚至在桌面、会计凭证柜中随意堆放，这样就容易丢失纸质财务档案，损毁电子财务档案，导致财务档案管理的质量严重降低。

（二）缺乏完善的管理制度

部分事业单位由于没有充分重视财务档案管理工作，导致缺乏完善的财务档案管理制度，仅仅简单描述了财务档案的管理要求。很多事业单位为规范资金的预算、结算等财务管理活动，将完善的管理制度构建起来。但却没有以制度形式严格约束财务档案的立卷、归档等环节，导致不能够明确财务管理人员的职责，各项管理任务得不到高质量完成，严重加剧了事业单位的内控风险与财务管理风险。

（三）信息化建设滞后

新时期下，互联网技术应用范围日趋扩大，传统财务档案管理模式暴露出诸多的缺陷和弊端。以会计凭证为例，若以纸质形式进行三十年的保管，将很容易有损坏问题出现，难以有效查阅档案内容，造成严重的影响。且经济业务的电子化程度日趋提高，银行转账、支付宝、微信支付等应用广泛，这样就改变了原始凭证的存在形态，电子数据逐渐取代传统的纸质档案。因此，事业单位亟需推进财务档案管理的信息化建设工作。但受经费、设备、技术等因素的综合作用，部分事业单位在财务档案管理信息化建设方面比较滞后，跟不上经济业务发展速度[2]。

三、新时期事业单位财务档案管理工作的强化策略

（一）转变观念，加深认识

通过宣传、培训等手段的综合运用，引导事业单位的全体职工充分认识到财务档案管理的开展意义，增强工作人员的重视程度，深入参与进来。要克服传统观念的束缚和限制，在做好档案保管工作的基础上，科学利用财务档案资源。只有这样，财务档案的价值与作用方可以得到发挥。同时，事业单位要结合实际情况，向财务档案管理方面投入相应的经费，从资金角度保障财务档案管理活动的顺利实施[3]。此外，要积极建设硬件设施，如对档案柜、档案库房等完善配置，这样可避免有损坏、受潮等不良问题出现于财务档案保管过程中。特别是部分纸质档案需经过较长期限的保管，存在着极大的保管难度。因此，需通过档案柜、档案库房的专门设置，促使保管任务得到圆满完成。

（二）完善管理制度体系

通过制度体系的构建，可以促使事业单位财务档案管理的规范化得到增强。因此，事业单位需将相关法律条例、实际情况等纳入考虑范围，对财务档案管理制度科学制定。首先，财务档案管理制度需对管理过程的各个环节进行有效约束，充分涵盖形成标准、整理规范、归档范围等诸多细节，促使财务档案管理制度的可操作性、完善性得到增强。其次，要以制度形式对财务档案管理岗位的工作范围、职责等进行明确，促使各个岗位在实施管理活动时，能够严格遵循制度要求来进行。为保证各项制度的落实成效，还需要完善配套的考核体系，依据考核结果，给予财务档案管理人员相应的奖惩。

（三）推进财务档案管理信息化建设

新时期下，财务档案的载体形式日趋丰富，为满足财务档案管理需求，事业单位需加大资金投入，将信息化建设工作稳步推进下去。首先，要对各种软硬件设施积极配置，将电子文件存储设备购置过来，以便对日益增加的电子文件有效、安全存储。其次，电子财务档案的保存、传输等都需要依托于计算机、网络技术等来完成，对财务档案管理人员的信息化水平提出了较高的要求。因此，事业单位需定期组织培训活动，帮助财务档案管理人员对计算机知识、电子财务档案保管利用技能等熟练掌握，促使财务档案管理水平得到整体提高。此外，互联网技术虽然可以增强财务档案管理的便捷性，但也会带来诸多的安全问题。事业单位需将针对性的安全防范技术运用过来，如访问控制技术、识别技术、电子认证技术等，促使网络病毒等安全威胁得到有效防范和控制，财务档案的完整性、安全性得到保证。

结语：综上所述，目前部分事业单位在财务档案管理方面还有较多问题存在，影响到财务档案的利用与开发。针对这种情况，事业单位需从思想认知、制度体系、信息化建设等方面着手，持续改善财务档案管理效果，充分凸显财务档案的价值。