中职学校信息化档案管理工作刍议

2021-01-27胡梨芳杭州市中策职业学校

消费导刊 2020年3期

胡梨芳杭州市中策职业学校

引言：中职学校的档案管理，是学校的管理程度和学校的办学水平的重要表现之一，档案管理工作完整的记录了学校的人事变化、招生情况、教育教学发展的过程，是学校工作中的重要组成部分，因此档案管理工作是一项长期的、系统性的工作。因此，在档案管理中，在信息化时代的背景下，特别是智能化与大数据时代中，中职学校的档案管理势必要进行信息化的管理。中职学校的档案管理工作中，需要储存有价值的档案信息，如教育教学内容，教学管理内容，教学研究内容，招生就业情况等，做成视频文件和档案，有利于日后的查找，方便实用相关信息。

一、中职学校档案信息化建设的现状

（一）档案管理信息化管理缺乏

档案的信息化管理是具有专业性和科学性的管理工作。需要将物化的档案内容转化成信息化和数字化内容[1]。在中职学校中，档案管理人员的档案管理工作，还是根据个人的爱好来进行管理，没有一个标准化、科学化的参考作为依据，因此，会导致在学校的档案管理工作中，信息化的管理水平良莠不齐。因此目前中职学校的档案管理工作还处于初级的阶段，还存在很多管理方面的问题。

（二）档案管理信息化程度有限

档案的信息化管理中，有大量的基础数据需要处理，需要工作人员进行采集、整理、保存、开发等工作，这项工作是比较繁重的，因此会制约档案信息化管理的正常运行。其次，在档案管理工作中，有很多实物和纸质的档案信息资料，目前很多中职学校的档案管理工作中，虽然都有电脑等信息化设备，但是没有起到主要的作用，而是辅助工作，实现了基本了查询检索功能，但是运用数字化和信息化的程度比较低。第三，在档案管理中，需要专业的技术人才，但是目前的技术人才比较缺失，应用计算机的水平不高。目前，档案管理中，系统还有不能联网的情况发展，不能实现资源的共享，因此与信息化的档案建设不相匹配。最后，目前还存在档案信息化管理人员的思想偏差。在工作中，会比较兄弟院校的档案信息化的管理水平。并且对档案信息化的认知比较浅薄，认为只要有几天电脑就可以了，因此，制约了档案信息化管理工作的发展。

（三）档案信息化管理重视程度不够

（1）学校处室或部门分别管理，档案分散，形式多样，责任不明，不能及时分类、归档和存放，一旦相关管理人员发生异动，就容易导致档案的遗失。首先，中职企业的档案信息化管理的水平不高，团队力量比较弱。学校的领导没有重视档案的信息化管理工作，并且人员的配置不足，缺失相应的人才。在中职学校的档案信息化管理中，很多管理人员没有经过专业化的培训，对档案的管理没有引起重视，如，信息化、数字化、采集信息、整理信息等档案管理的环节，不够重视和了解。有些档案的管理人员，不是专门从事此类工作，因此不能够全身心的投入到档案信息管理中，因此，会造成档案信息材料不能够准确、及时的进行信息化的归档。

（2）档案的设施落后。由于中职院校的对档案的信息化管理的重视程度不高，因此，投入的硬件设施不齐全，没有专门的档案信息化管理办公室。其次，有些中职学校，由于资金缺乏，没有购齐必须的扫描仪、复印机、电脑等。而有些档案管理办公室没有专人管理，办公设备落后，房间阴暗狭小，昏暗潮湿，甚至会将档案损坏，发生虫蛀的情况。

（3）档案的管理机制不完善。对于档案信息化管理，尚未形成完善的管理机制，管理制度也不全备。很多中职院校，对档案的信息管理工作有一定的局限性，只停留在在财务档案、学生资助档案以及学生的学籍的管理工作。

二、档案管理信息化建设的策略

（一）信息管理的软硬件设施建设

目前，要强化学校的档案信息管理人员对信息数据库的处理能力和文字的处理能力，以及加强内部档案关心软件和硬件的升级工作[2]。要做好培训档案信息管理人员的工作，培训他们的相关的计算机理论知识和技术，使档案管理人员能够进行档案的收录、整理、保存和鉴定的工作。在录入电子的信息中，会出现错误，因此需要档案管理人员不断的确认，在确定没有问题后，进行整理保存与归档。

（二）学校加大信息化建设投入

中职学校，需要加入对信息管理信息化建设上的投入力度，加强资金的投入。要积极的参与到现代化的教学改革中，要争取来自国家和社会的扶持，获得资金上的扶持，同时要加强信息化管理的机制，在做好基础工作后，可以与信息化的管理机构或部门联合，和教育部相联合，建立信息化的职工档案资料。另外，需要做好档案管理人员的培训工作，提升他们的网络信息技术的掌握能力和熟悉档案信息管理工作，做好科学化、信息化的档案管理工作，不断的推进学校的信息化档案管理工作的发展。