浅谈MicrosoftWord软件在日常办公中的应用技巧

2021-01-25雅安职业技术学院四川雅安市625000

石河子科技 2021年3期

（雅安职业技术学院，四川雅安市，625000）彭茜

Microsoft Word软件界面简洁明了，布局合理便捷，具有强大的文档处理功能和表格处理功能，用户在短时间内便可以轻松的编写出一篇美观、规范的文档。虽然Microsoft Word软件已经成为了当前使用最广泛的日常办公软件之一，但是它的一些应用技巧却鲜为人知，现就Microsoft Word2010软件的一些应用技巧进行探讨。

1 日常办公文档的处理技巧

1.1 批量修改文本内容

在日常办公中，工作人员在编写文档时，避免不了会键入一些错误的词语。如果逐个去更改，往往会浪费较多的时间，尤其是在长文档中，此时，如果学会使用技巧，将会事半功倍。第一步，用鼠标选中文档中任一错误词语。第二步，使用快捷方式，键入组合键“Ctrl+H”，启用查找和替换对话框，也可以用鼠标选择“开始”选项卡，单击“编辑”工作组中的“替换”按钮启动查找和替换对话框。第三步，将查找出来的错误词语，替换为正确的词语后，单击选择“全部替换”即可。同理，如果想批量删除文档中多余的空行，也可以使用此方法。第一步，使用快捷方式，键入组合键“Ctrl+H”，启用查找和替换对话框。第二步，在“查找内容”框中输入“^p^p”，在“替换为”框中输入“^p”（可通过单击“更多”按钮，在展开的界面中单击“特殊格式”按钮，最后在弹出的列表中选择“段落标记”实现）1。第三步，单击选择“全部替换”即可。

1.2 长标题处理

在编辑文档时，尤其是公文写作时，有时会遇到较长的标题，如果想将长标题放在一行，此时就需要使用字体缩放，使多余一行的标题文字在一行显示。第一步，选中需要编辑的文本标题。第二步，单击“开始”选项卡上“字体”工作组右下角的对话框启动按钮，弹出“字体”对话框。也可以单击鼠标右键，启用“字体”对话框。第三步，选择“高级”选项卡，在“字体间距”选项区域中的“缩放”下拉列表框中选择适合的缩放比例，调整文字宽度。也可以选择“间距”为“紧缩”，并调整到适合的磅值。

1.3 快速创建文档目录

通常情况，在编辑长文档时，需要创建一个文档目录以便快速访问。以创建二级目录为例进行介绍，具体操作步骤如下所示。第一步，将编辑完成的文档切换至大纲视图，选择“视图”选项卡，单击“文档视图”工作组中的“大纲视图”。第二步，依次选择文档中的一级标题、二级标题，再单击“大纲工具”工作组中的“大纲级别”下拉按钮，将之前选中的一级标题、二级标题分别对应设置为1级、2级。关闭大纲视图，切换回页面视图。第三步，将光标定位在需创建目录的页面，一般情况为文档首页。然后输入“目录”并使其居中，键入两次“Enter”键，在目录下方产生一空行。第四步，选择“引用”选项卡，单击“目录”工作组中的“目录”按钮，在下拉框中选择“插入目录”命令，打开“目录”对话框，单击选择“确定”按钮即可。

1.4 文本和表格的相互转换

1.4.1 文本转换为表格

将文本转换为表格时，首先要确定文本信息的列与列之间要有分隔符，分隔符决定文字如何进入表格。在Microsoft Word软件中可以用制表符、空格、逗号、段落符、自定义符号作为分隔符。具体步骤如下所示。第一步，在需要转换的文本之间加一个分隔符，若已有分隔符可以省略这步。第二步，单击“插入”选项卡上“表格”工作组中的“表格”按钮，启动“文本转换成表格”对话框。第三步，在“表格尺寸”区域中设置适合的行数和列数，在“‘自动调整’操作”区域中设置转换后表格的调整方式，在“文字分隔位置”区域中选择需要设置的间隔符。第四步，单击选择“确定”按钮即可。

1.4.2 表格转换为文本

将表格转换为文本时，首先选定需要转换的表格或是将光标置于表格之中。第一步，单击“表格工具”中“布局”选项卡上“数据”工作组中的“转换为文本”按钮。第二步，在弹出的“表格转换成文本”对话框中，在“文字分隔符”选项区域中选择要转换为文字的分隔符，如制表符、空格、逗号、段落符、自定义符号等。第三步，单击选择“确定”按钮即可。

2 受损文档的处理技巧

2.1 自动保存

为了避免文档的意外丢失，可以使用Microsoft Word软件提供的“自动保存文档”功能来保存文档，具体操作步骤如下所示。第一步，单击选择“文件”选项卡上的“选项”命令，弹出“Word选项”对话框。第二步，单击选择“保存”选项卡，然后，选中“保存自动回复信息时间间隔”复选框，并在右侧数值框中设置适合的时间，如10min自动保存一次。第三步，单击“确定”按钮即可。

经过上述设置后，在以后文档的编辑过程中，达到设定的时间如10min，系统将会对正在编辑的文档自动保存一次。除此之外，利用快捷方式，同时按下组合键“Ctrl+S”，也可以对文档进行保存。

2.2 修改启动

为了避免因使用宏命令，出现文档打不开的情况，也可以提前修改Microsoft Word软件中的参数。第一步，在电脑桌面上右键选中我的电脑，找到Microsoft Word程序。第二步，将Winword.exe文件以快捷方式的形式，保存到电脑桌面上。第三步，右键选中该快捷方式，找到属性窗口，将“/m”填写在“目标”后面，再保存该快捷方式即可完成设置2。

2.3 受损恢复

如果想快速恢复受损文档，最简单的一种修复方式，就是打开损坏的文件，将其另存为RTF格式的文档；保存后，关闭受损文档；然后再打开已重新保存的RTF文档，再将其另存为Word文档，保存后，关闭RTF格式的文档即可实现快速修复。如果文档没有被修复，或者只是修复了一小部分，可以尝试将受损文档转换成TXT格式的文本文档，再转换为Word文档。这种方法是通过转换格式来进行修复的，只能修复Word文档的内容，但格式不会被修复。