信息化时代电网企业科技档案管理数字化技术的要点分析

刘悦洋

摘要：本文主要阐述电网企业科技档案管理数字化的概念和运用原则基础上，对电网企业档案管理中数字化运用方法进行探究，同时提出信息化时代档案管理措施，希望为有关人员和企业提供帮助。

关键词：信息化时代;电网企业;科技档案;管理数字化技术

在信息时代背景下的供电企业档案管理即使已经走进现代信息化，实际上依然不能达到有效的工作效率。在这个时代电网企业档案信息化的发展要符合人们对电能的需要。在实际发展的时候要求有关人员在实践中健全档案管理信息化的缺点，提升工作效率，让供电企业不断向前发展。

一、档案管理研究的背景

（一）档案管理信息化水平很低

一般展现在下面几个层面：其一，一些企业依然运用以前的档案管理形式，对计算机和科技运用不够，档案管理效率较低[1]。其二，一些员工无法清楚的意识到档案信息化建设的含义，错误的以为信息化就是数字化，档案管理的信息化构建水平很低。

（二）档案管理无法为企业服务

以前档案管理方式是档案搜集与整理鉴定，要确保企业档案的历史记录能够完善。这样的档案管理形式无法为其提供更好的企业服务[2]。一个好的企业档案管理可以在企业中有积极的促进作用，在档案中寻找企业进步的优点和缺点，寻找其中存在的劣势，从而制定实际的处理方案，将其作用于企业以后的发展，为企业更好的服务。

二、档案管理数字化定义与运用原则分析

（一）安全性

数字化技术即使为电网企业带去很多管理上的便捷，实际在复杂的网络背景下，档案信息的安全性是十分关键的，因此在数字化技术运用中，企业档案信息安全性是一定要遵守的原则，在采用数字化技术的时候，要采用对应的策略确保档案网络更加安全，让系统不由于自然和人为因素受到危害和破坏，进一步防止电网企业档案信息泄漏和遗失[5]。所以檔案管理工作者一定要由每个环节、每个层面着手，积极通过用户权限设计、定期进行备份、升级杀毒软件和增强网络安全措施防范策略，逐步保证档案信息的安全性，同时能够永远保存。

（二）真实性

就电网企业档案而言，档案信息是否真实是根本需求，还是十分关键的[4]。这种原则在电网企业档案管理数字化中要遵守，随时改正档案信息中出现的虚假信息，防止导致部分不必要的损失与麻烦，这要求在具体管理制度中积极增强。

（三）便捷性

运用计算机网络系统完成数字化档案管理代替以前的手工保存以及管理档案的方式，这之中的一种较大的原因是由于数字化技术为电网企业档案管理带去一定的便捷性，方便管理者进行档案信息查询、整理和开发运用[5]。同时在处理档案以后，用户可以不受时间与空间的影响积极展开有关信息的迅速浏览，也可以让用户展开档案信息查询浏览，同时不容易互相之间干扰。

（四）可读性

数字化技术在电网企业档案中的应用，依然确保档案的可读性，这就是运用保存、转换、压缩以及加密操作以后，这种输出的形式依然支持辨别与理解，而且确保档案信息更加完善与真实，进一步确保档案的具体价值。

三、电网企业档案管理汇总数字化运用的措施

（一）增强创新型数字化技术的人才的培训

要积极调节档案管理者知识结构，让其形成具备最新档案管理思想与观念的高水准新的数字化技术人才团队，方便对每种专门的设备积极维护、修整以及升级，让专门的设施更加安全和顺利的运转。而且经过有关数字化技术内容的训练，让档案管理者学习数字化档案管理中的有关内容。技能与过程，从而提高管理者的工作能力，让数字化技术积极应用以及建设。

（二）让档案资源更加规范和标准体系进一步构建

只有确保了规范与健全电网企业档案信息，数字化技术的应用才可以获得很好的运用，进一步让数字化管理更有价值和意义。而且也应该完成统一的电网企业档案管理的标准与规范，进一步更好的展现数字化档案管理的意义，不然部分不标准与规范的档案管理容易对数字化档案管理与发展造成影响。

（三）构建完善的数据系统

档案数据库的构建是数字化技术运用十分关键成果的一种，实际要确保这个系统的资源功能齐全，进一步才可以为管理者提供更为方便的管理服务。第一，系统的研发人员把电网企业档案引入数据库中，而且还要再一次将原本的档案资料积极录入，同时按照具体档案变动与增强随时更新与延伸数据库信息，确保档案更加完善、有效、齐全。同时在有关单位制定决策的过程中，这种数据系统可以为其提供部分真正、全方位的有效依据，进一步让有关政府单位提供更好的服务。另外，也要求在这种数据系统中构建档案数据库，即展开档案编目，用分层级的形式不断进行档案目录管理，对管理查询工作的组织有利，让管理工作变得更为有清晰。也要求把档案信息数据化工作完成好，保存好关键的档案资源，把其转变成数据化信息的时候还要应用以前纸质档案的方式进行保存，由于信号变换过程中，档案信息容易由于很多原因的仪器作用与技术的影响，容易存在丢失进而损坏的情况，因此应该将这两个类别档案形式做好档案管理。

四、信息化时代下档案管理的措施

（一）做好科技存档

目前档案管理工作要进行数字化方向发展，将实体档案变成对信息资源的科技化管理。科技化管理档案一般采用现代化的方式对档案信息资源积极管理，将根本的信息作为管理对象，对每个单位做好数字化处理。在展开电子存档的时候，第一，应该构建有关档案的网页，构建数字化视频档案数据库搜索形式，方便档案查询和运用。第二，应该更好的应用有关网站制作网页，让档案管理服务于系统网络，同时构成科技化的电子档案数据库管理中心。在构建电子档案的时候，应该确保档案的内容更加真实与安全，同时迅速完成资源分享，让档案管理自动化以及法制化，切实达到档案信息沟通与运用。

（三）进行信息化管理

以前档案管理形式是用图片和手写信息、影像的形式管理的，档案管理者用手动的方式进行档案采集与整理，最终做好存档。伴随信息化程度逐渐变深，尤其是国外最新的档案管理技术的引入，为档案管理科技化打下良好的基础，电子档案管理方式让档案由手动到计算机保存，这属于办公方式历史性的改变，为档案管理提出很好的要求，让档案管理逐渐现代化与科技化。还在另一个方面需要档案工作人员掌握档案管理的技能，适应新时期下的工作形式的改变，以更加迅速和准确的方式为经济发展贡献力量。

（四）工作重点要向信息方面转移

在以前档案整合实践中，一般工作档案管理中，档案实际管理对档案过程化控制。计算机具体保存技术为以前的档案管理形式带去很大的挑战，以前的档案管理不能满足电子信息时代數字化处理的需要，所以，档案实体化的管理逐渐变弱。档案管理事业关心的 问题由文件实体朝着文件形成化进一步发展，让文件整合与保存以及科技互相结合。

（五）培育信息化档案管理人才

在进行档案管理时，要积极培养现代化管理人才，全方位提升工作者的素质，主动改变档案管理设施，提升档案管理方式。因此，这要求积极培养档案管理方面的数据库研发人才，有更优秀的人才储备，才可以很好的为档案管理工作二服务。

结束语：

电网企业以后的进步和人们实际生活质量是分不开的，为了符合新时代的人们的需要，电网企业档案管理进行信息化建设。逐渐提高档案管理信息技术，让档案管理更加安全，在根本上提高实际工作者的素质和管理水准，这是让电网企业向者科学发展必然的要求。

参考文献：

[1]桂波，宋若鹏，俞雯静，高渝.电网企业电子会计凭证档案单套制管理探索[J].中国档案，2021（11）：62-63.

[2]高歌，曹华芹.档案数据为电网运维抢修提供可靠保证[J].陕西档案，2019（04）：55-58.

[3]龚伶俐.电网建设与电力企业科技档案管理的促进作用分析[J].通讯世界，2018（02）：372-373.

[4]朱蓉.电网企业科技档案鉴定工作的现状及思考[J].青海电力，2017，36（03）：65-67.DOI：10.15919/j.cnki.qhep.2017.03.015.

[5]沙丽娜.供电局科技档案与电网建设的相互促进关系分析[J].城建档案，2017（06）：96-97.