代理集中采购项目风险管理研究
2021-01-21张敬轶
张敬轶
一、绪论
本文结合本人在集中采购项目招投标代理的工作经验,通过研究集中 采购项目存在信息不对称问题、委托代理问题等存在的潜在风险,分析代 理公司的发展规划、内部工作流程、公司组织架构以及相关内部管控制度 面对集中采购项目存在的风险,同时,结合 A 项目中的实际风险管控问题,指出代理机构开展代理集中采购项目相关业务时面临的潜在风险。针对代 理机构代理集中采购项目存在的风险问题进行科学分析,希望可以建立一 套较为完善的风险管理制度,为代理机构代理集中采购项目风险管理提供 切实有用的建议。
二、理论综述
2.1 集中采购的概念
集中采购内部控制的定义是指各级联勤部门根据国家的各项法律法规 以及相关的条令条例,结合采购业务流程的条件和特点,在体现采购的“公 平、公正、适度公开”原则,规范集中采购管理流程。其中的适度公开是 区别了政府采购,因为政府采购是可以公开预算的而集中采购则不可以公 开预算集中釆购内部控制的职责包括集中釆购的授权与审批、采购方式的 确定、供应商的选取、标书的制定、评审的过程、结果的公布和合同的签 订。
2.2 委托代理的相关概念及基本理论
委托代理,是指代理人的代理权限根据被代理人的委托授权行为而产 生,因委托代理中,被代理人是以意思表示的方法将代理权授予代理人的,故又称“意定代理”或“任意代理”。民事法律行为的委托代理,可以用书 面形式,也可以用口头形式。法律规定用书面形式的,应当用书面形式。
本文中,在采购活动中,委托代理是指采购部门通过以书面合同方式 委托地方代理机构为其代理工程、货物、服务等物资的采购行为。
2.3 风险管理的概念
企业风险与公司整体的战略规划紧密相连。不利于企业实现整体战略 目标的各种因素和事项统称为企业面临的风险。因此,整体战略规划不同 的企业,对风险的定义也不同。
风险是指不确定事项带来的各种不确定结果的总和。虽然从概率的角 度分析,各种结果有不同的发生概率,但是我们不能简单的把风险定义为 发生概率最高的结果,而是一系列的。因此,在我们进行企业风险评估时,需要明白风险对应的诸多可能性。
风险具有主观、客观两种属性。风险不但带有客观属性,同时还会受 到人们主观决定的影响。例如,企业在制定跨国战略决策时,如果预计某 一地区政局不稳,可以选择与当地政府合资经营或者暂时放弃该区域,可 以减少或规避由此带来的政治风险。
2.4 模糊分析法概念
通过模糊分析法的使用,使代理采购的外部代理机构管理者对企业的 风险管理因素进行分析,并对各类风险因素对代理集中采购项目的风险影 响程度及有效途径进行分析研究,作为管理者对不同影响因素的重要性得 以清晰,并对后期的代理工作开展做好准备。
本文应用于模糊分析法分析各类风险因素对代理集中采购项目的风险 影响程度及有效途径。从内部控制、外部控制等方面研究。
FCE,即模糊综合评价法,是美国L.A.Sade(1965) 基于模糊数学和模糊关系合成原理提出的针对边界不清、不易定量的因素 进行定量化综合评价的决策方法。其最大特点是可以比较自然地处理人类 思维的模糊性和不确定性问题,通常是在模糊环境下综合评判多因素、多 层级、不易定量、不宜精确描述的复杂系统的有效途径。
三、代理集中采购项目的风险分析
3.1 集中采购基本流程及要求
“集中采购”指在保障执行相关工作职能时,通过在地方进行购买的 行为实现国防职能,包括但不限于工程、物资、服务。
物资、工程、服务采购,应合理选择公开招标、邀请招标、竞争性谈 判、询价、单一来源采购等方式,按照编制采购预算,下达采购计划,组织实施采购,组织质量验收,集中支付资金等程序组织实施。
3.2 代理集中采购项目风险分类
作为集中采购项目的社会委托代理机构,相对于其他采购项目、相对 于其内部代理部门,要存在着更多的风险因素在里面,如:本人介于从事 多年集中采购项目的社会委托代理机构从业人员,从采购主体(采购办)、 外部代理机构、供应商等角度出发,分析给代理机构带来的风险问题。
采购主体:合同风险、项目承接流程风险、项目招标采购风险(包括 采购文件风险、采购公告风险等)、项目前期对接风险(包括项目资金来源 及合理性风险、项目市场调研风险)。
外部代理机构:决策风险、招标过程管理风险、道德风险。
供应商:投标人欺诈风险、投标人实力风险。
其他风险:政策风险、经济风险。
四、代理集中采购项目的风险评估及管控策略
4.1 风险的评估
科学的风险管理流程有利于更好的识别分析企业面临的内外部风险,进而转移或避免风险以及建立针对各项风险发生后的危机处理计划,确保 企业经营目标的实现。风险管理的基本流程可以用下图表示:
4.2 风险的管控策略
(1)企业配置高质量、高素质的工作人员是保障项目组织实施的关键 因素本项目配备总负责人由公司总经理担任,技术负责人由公司技术负责 人担任,专业项目组经理由公司副经理各相关业务部门经理担任,项目组 成员由公司的业务骨干组成。
(2) 要充分体现职业道德,在具体的项目代理工程中,要本着实事求 是和为业主负责的原则,在法律框架下进行,不做与法律法规和职业道德 违背的事情,。
(3) 要在招投标的法律框架下进行采购代理机构要在“招法”和“采 法”的指导写进行。
(4)提高招标代理人员的执业水平和执业能力。
(5)健全企业内控制度
健全的企业内控制度,是代理公司做好招标代理的关键,公司把“业 主满意度”作为我们的工作目标,根据招投标的法律法规结合河南省政府 对招标代理公司的具体要求,制定了完善的企业内控制度,形成公司规章 制度进行约束,起草了红头文件,要求分发到各个业务科室,达到以制度 管人,确保制度落地实施。
五、结论
本文以代理集中采购项目及 A 项目为研究对象,运用模糊分析法等相 关方法从风险识别、评估、管控等方面对其风险管理的现状进行分析和讨 论,运用问卷调查、流程图分析、访谈法来识别代理公司潜在风险因素,以及各风险因素对代理公司造成的影响程度,并结合在代理公司的工作经 验,通过分析代理公司历史数据及其他招标行业公开信息来估算其发生的 概率,再通过风险评估图进行逐一标注。最后,根据各风险因素在评估图 的坐标结合代理公司实际情况来确定选择的管理策略工具以及风險防范措 施。
综合上述分析,供应商风险及代理机构自身风险,对代理集中采购项 目的影响是最大的,代理机构应着重从这两方面研究及应对风险。