新形势下水利档案管理存在问题与建议

李文鹤，张丽蒙，张庆竹

（山东省海河淮河小清河流域水利管理服务中心，山东 济南 250000）

根据中共中央《深化党和国家机构改革方案》中“省级党政机构改革方案要在2018年9月底前报党中央审批，在2018年年底前机构调整基本到位”的要求，山东省省委于2018年10月8日审议通过《关于山东省省级机构改革的实施意见》，标志着山东省机构改革的全面实施，山东省成为首批进行地方机构改革的省份。

水利档案作为水利部门在各项水利业务活动和水利工程建设项目等的原始记录，是了解水利发展历史的重要凭证，是促进水利事业发展的重要依据。水利档案工作是水利工作的重要组成部分，记录了水利事业发展的全过程。无论机构变动的形式是“撤”“并”“合”“建”，改革工作已有序推进完成，但机构改革后各项工作的完善必然是一个循序渐进的过程。

本文将尝试探讨机构改革后新形势下水利档案工作中存在的问题，及如何充分发挥档案作用、档案部门的职能效用，做好新形势下的水利档案工作，为水利现代化服务。

1 新形势下水利档案工作存在问题

1.1 档案管理体制机制不健全

短时间内完成单位重组，档案管理体制机制的建立与完善既需要考虑原有档案管理体制机制的历史复杂性更需要结合新的工作实际，做到与当前形势下的工作内容相适应。档案部门作为基础性部门，往往由于对档案工作的重视程度不够，档案意识淡薄，在单位中常处于边缘位置，从而对档案管理体制机制的建立重视不足。档案管理体制机制不健全将导致档案工作的开展没有依据和标准，档案管理工作职责不清晰，容易造成日常工作的混乱。

1.2 档案队伍的专业性有待增强

档案工作是一项兼具实用性和专业性要求的业务，对档案人员的综合能力要求较高。档案部门在大多数单位处于较偏冷的地位，工作内容局限于日常保管及必要资料的查找利用，未根据档案队伍构成的特点制定有针对性地职业发展规划和定期培训计划，使档案管理工作人员缺少业务知识的更新和职业归属，“唯有将档案工作融入各项业务与社会生活之中，才能弥合档案工作者追求的角色定位与现实角色之间的裂痕，平衡社会不断出现的新需求与档案职业回应能力的落差”[1]，解决档案队伍中存在的业务理念陈旧、主动服务意识不强、工作积极性不高等问题。

1.3 档案管理模式亟待转型升级

数字化、信息化、网络化技术在档案管理中的应用越来越普遍，单位间档案信息化程度、档案信息系统存在偏差。传统的档案管理模式在水利档案工作中仍占主流，档案管理手段落后，档案数字化建设的软硬件设备匮乏，对档案管理模式的转型升级存在畏难心理，档案数字化、信息化、网络化建设推进较慢。

2 新形势下做好水利档案工作的举措

2.1 加强对水利档案工作的重视

水利档案不仅记录日常性水利业务工作，还包含大量的工程记录和水利资源信息，为领导决策和水利各项工作的开展提供了可靠的信息和依据。管理者和职工都要增强档案意识，加强组织领导，形成分管明确、职责清晰、定期研究档案工作问题的运行体系，提升档案管理工作在机关运行中的重要程度，对重点工作、重大活动和重要建设项目实行档案的全过程管理。

2.2 依法依规做好档案工作

制度与法规不仅可以是改革的理性总结，还可以是巩固改革成果的较好形式[2]。以国家档案管理相关法规标准为基础，结合单位的实际工作特点，建立健全符合单位实际情况的档案管理制度，包括档案归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、档案保密制度、重大活动档案登记制度、档案收集制度、档案库房管理制度等。用标准、理性、完备的档案管理机制解决机构改革后水利档案工作中的争议与冲突，以综合档案室为基础，各处室为分支单位，配备相应的兼职档案员，形成共建、共享、共同参与的档案工作格局，以及一套机制完备、职责明晰、执行有力、运转灵活的日常档案工作规范体系。

2.3 整合档案信息资源

在梳理各单位档案资源基础上，统筹资源归属与流向，做好机构改革后的档案信息资源整合。由于单位档案收集的内容、档案整理的形式、档案保管时间等档案管理模式的差异，档案信息资源应寻求共性与个性并存的整合方式，通过优化、协同、高效的方式促使档案信息资源由碎片化走向整合。水利档案记录了大量且重要的水利信息和数据，资源整合要在简单的收集、保管基础上再开发和利用，“档案资源开发对象层次不仅局限于信息层面，必须面向内容，深入数据层面，获取细粒度的记忆单元，并且注重记忆数据之间的关联组织”[3]，从而拓宽档案服务水利工作的深度和广度。

2.4 构建数字化档案管理信息系统

随着大数据不断向纵深推进发展，档案管理模式由传统的纸质档案走向电子档案管理，积极向档案数据方面转变。构建数字化档案管理信息系统单单依靠档案部门工作人员的力量是远远不够的，水利部门应充分抓住本次机构改革的机遇，加大对档案数字化建设的投入，升级档案信息管理系统，解决系统不兼容、数据无法共享、旧系统未涵盖新处室、处理不了新业务等问题，完善档案数字建设的顶层设计。档案数字化“将分散于不同载体、不同地方的档案信息以数字化的形式存储，以网络化的方式连接，实现了档案信息资源的及时利用与共享”[4]，是信息时代档案管理发展的必然趋势，可以最大限度地开发利用档案资源，减轻对档案原件造成的损害，为新形势下的水利事业提供更有效的服务。

2.5 提升档案工作者业务水平

“任何事业的发展都需要人才的支撑，档案队伍是推动档案事业发展的基本依靠”[5]，档案工作者的业务水平关系着档案管理工作质量和成效的高低。提升档案工作者业务水平，一是要根据档案工作者年龄、学历、工作经验等制定多元化的职业发展规划，明确不同层次员工的职业发展需求，增强档案工作者的职业认同感；二是更新档案管理理念，积极响应数字化时代对档案工作者提出的挑战，适应新形势下档案收集、保存、提供利用等方式发生的变化，加强对档案管理人员信息技术的培训，确保掌握必备的技能，充分发挥出档案应有的价值；三是档案人员要强化自主学习，明确岗位职责，加强对档案的宣传，增加与其他处室相互交流档案工作的机会，不断优化档案工作流程，提升档案工作者的角色。