信息时代VLOOKUP函数在高校学籍管理中的应用

孙燕霞 吉林化工学院

引言

作为一名高校学籍管理工作者，在日常办公中经常需要对诸多复杂且重复的学生数据进行处理。在籍学生人数往往是一个动态的数据，总会有学生因为各种原因要办理休学、复学、保留学籍甚至是退学手续。而学校其他各部门在办理业务时，有时会需要涉及到学校在籍人数，所以每个学期都会制作一份全院在籍人数统计表。本文结合实际工作，以制作全院在籍学生人数统计表为例，详细介绍VLOOKUP函数的具体应用。

1 VLOOKUP函数

VLOOKUP函数是Excel中的纵向查找函数，它与LOOKUP函数和HLOOKUP函数同属于查找类函数，在学籍管理工作中具有广泛应用，例如核对数据、多个Excel表格之间快速导入数据等。其功能是按列查找，最终返回该列所需查询序列所对应的值。

该函数的语法规则如下：

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

参数说明如表1所示：

表1 参数说明

2 VLOOKUP函数应用实例

每个学期，待在籍学生数量基本稳定之后，首先从教务系统导出四个年级的在籍学生人数统计，然后需要做的是将所有年级的统计表汇总到全院在籍学生人数统计表上，如果手工汇总填写不仅效率低，还极易容易出错，而VLOOKUP函数便能很好地解决此问题。

如表2和表3所示，需要将表3中的数据填充到表2的对应位置。其中，表2的第一列称为查找值，表3的第一列称为被查找值，剩余列称为数据项。

表2 全院在籍学生人数统计表模板

表3 2016级在籍学生人数统计表

具体操作步骤如下：

(1）把单元格定位到表2中需要填充数据的位置。

(2）在菜单栏中选择公式，插入函数，查找与引用，VLOOKUP，此时会弹出函数参数填写界面。

(3）填写查找值，即需要在表3中查找的被查找值名称。可以手动填写，也可以在表2中对应的单元格点击一下即可。

(4）填写数据表，即数据来源范围。手动填写比较麻烦，可以将光标定位在数据表填写框内，打开表3，全选即可。

(5）填写列序数，即想要的数据项在表3中位于的列数，从表3的第一列开始算起，用1、2、3...表示。

(6）填写匹配条件，FALSE表示精确匹配，即查找值必须与表3中的被查找值名称完全相同，才会返回查找数据。TRUE则表示近似匹配，即被查找值包含查找值即可返回第一条满足条件的数据。填写完成后如图1所示。

图1 函数参数填写

(7）点击确定。

(8）把返回结果的单元格下拉填充到其他需要填充数据的单元格，或双击单元格的右下角即可自动填充。

(9）重复以上操作，直至全部数据查找完成。

(10）删除返回结果为0或者 #N/A的数据项，操作完成。最终结果如图2所示。

图2 查找结果

3 结语

通过以上实例，可以看出VLOOKUP函数在面对数据引用和查找方面的问题时，可以方便、快捷、准确的解决，节省了大量时间，并杜绝了复制粘贴的方式可能带来的错误。同样，此方法也可以解决学籍信息核对等其他日常学籍管理中需要引用各查找的工作。