谈高校档案管理的现代化建设

伶俐

【摘要】随着信息化管理手段越来越科技化，档案管理也发生了变化，在高校当中进行档案计算机的管理模式，还存在一些问题，大多数还是建立在手工模式的基础之上去改进的，因此，并没有取得实质性的发展，本文针对高校档案管理现代化所存在的问题进行分析，并提出相应的解决措施，从而为高校的档案现代化管理提供一些借鉴。

【关键词】档案管理;数字化管理;现代化

引言：

高校档案管理现代化存在的主要问题是计算机在进行检索时只能局限于内部的编目，同时管理人员在编目时，也仅仅是针对实体而非档案的信息，与外界很难发生关系，解决的措施要采用相应的结构模式以及完善的服务体系和数据库的系统等，这些问题进行详细分析具有一定的实际意义。

一、高校档案管理现代化所存在的问题分析

1协调机制不统一

高校隶属问题对高校的管理以及运行会带来实质性的影响，不同的高校所属的行政部门各不相同，导致对高校的管理体制产生分散的领导状态，这种现象很容易造成许多高校在对档案管理时独自为战，被分割成若干块之后，各高校也有各自的档案管理系统，同时在档案管理的过程中进行自我完善，通过自我发展来进行高校档案管理。[1]很显然，这种无法在资源上进行共享的行为很大程度上导致了高校档案管理改革举步维艰，无法得到有效的突破性发展，许多高校也意识到资源不共享所带来的弊端，但仅仅是从意识上有所认同，却很少展开实质的行动，其中主要的原因可能是当前我国还没有一个专业的机构来规划或协调高校档案现代化资源共享的工作，使得这种协调机制只停留在表面。许多高校的档案馆依然还是采取过去的管理模式，封闭式管理还是主流，对现代化的管理手段不重视，使得档案管理的软件和硬件不能够得到及时地更换，还有数据库建设，都处在相对来说比较低的水平，使得高校在档案管理中造成大量人力和财力的损失，却依然没有收到很好的管理效果，同样也会影响高校档案管理现代化的改革的步伐，使得高校档案管理的自动化进程放缓。

2标准化水平不高

高校档案管理各自为政有很深的历史因素，同时也在各自的发展道路上前进，这就形成了档案馆的建设标准会随着各高校的实力而有所不同，各高校根据自身的实力以及各自的技术条件，从而选择不同硬件设备进行建设，在设备的机型上各不相同，所使用的技术水平也会各不相同。[2]另外，各高校在采用的档案管理系统以及相关的软件也没有参照国际标准进行建设或使用，这些系统功能非常的单一，在标准化建设方面水平非常的低，在数据的收集方面也不完整，导致许多高校的档案馆没有相关主题的标引，谈不上共享，發生这样的原因主要还是我国在档案管理中没有一个明确的标准，同时没有统一进行规划，各高校在档案管理时，发展过程中的盲目性很大，这种状态严重影响高校的档案管理现代化的发展，对资源共享产生极大的不利影响。

3数据库建设滞后

各高校在档案管理过程中，通过不断的发展已经拥有了规模不等的数据库。各高校在对档案管理的过程中是各自为战的方式，使得各高校在建设数据库时，会有许多急功近利的想法，浮躁心理非常严重，这些数据库滞后的表现主要在以下这些方面，首先是没有一个整体性，在建设数据库时，更多的是自给自足，同时数据库也仅仅局限于本校，规模相对来说较小。其次，标准化程度无法与当前的网络化相比，类型不多，许多高校还出现在建设方面的重复性，造成资源的浪费。第三，在数据控制上没有规范，导致无法进行商业发展。这些数据如果只限于本校使用的话，就会对数据的利用率大大下降，影响数据库的价值利用。还有一个现象是，许多高校在进行数据库建设时，仅仅是进行条目数据库进行建设，很难在具体的数据信息上有具体的表现，对用户的具体要求就无法得到满足，有些高校虽然进行了联网，但是仅仅是提供了对主页的访问，并不能进行资源共享。

4经费低

在高校档案管理当中，硬件设施正在不断地得到提高，但是在软件的建设上还没有跟上现代化建设的水平，然而无论是档案管理的硬件建设还是软件使用都需要进行资金的投入，然而，经过调研发现，许多高校在对档案网络化建设过程中投入的资金相对有限，同时也没有更多的资金去购置更好的硬件来达到高起点的档案馆的现代化建设，对设备的更新不及时，发生这类现象的主要原因还是因为经费投入低，阻碍了高校档案管理现代化建设的发展。

5人员素质低下

高校档案管理的工作，说到底还是人在进行管理，因此，人的主观因素很大程度上也会影响档案管理现代化的建设，在档案管理中，包括技术以及硬件都必须通过人的行为才能最大化地发挥出来。在当前网络高速发展化的今天，档案管理现代化对档案管理员的要求也越来越高了，对档案管理员来说，不仅需要在传统的业务领域熟练掌握，同时还要对网络技术，自动化有所掌握，这些都是现代化档案管理的导航员。[3]目前，在高校档案管理队伍中，人员的素质高低不等，许多档案管理人员还没有意识到现代化网络管理在档案管理中的意义，没有加强这方面的学习和培训，就很难适应当前高速发展的档案现代化的管理，在高校的档案管理中，既懂网络技术又懂档案业务，还能懂计算机技术的工作人员少之又少，无法适应当前高校档案网络化发展。

二、高校档案管理网络化构想

高校档案管理现代化的条件，无论是从当前网络环境还是高校的实力，都已经具备，随着211工程的促进，许多高校都在大力建设校园网，许多高校也认识到档案管理现代化建设的重要性，投入的经费也逐年增多，对档案馆的硬件和软件都进行了相应的升级。

1客户端服务器结构模式

客户加服务器结构的模式简称C/S模式，将分散的终端通过网络连起来，并通过功能进行划分，分为客户机器和服务器。这种模式在对系统处理的方式上面与文件共享模式相比时，它突出的地方在于把一种应用能够分为若干的部分。例如，在用户的使用界面上，数据库方面进行分化，并将这些信息交给工作站和许多服务器去执行命令，并且在整体方面共同应用，达到资源共享的目的。这种模式的特点还表现在，用户在前台时看到的仅仅是用户的普遍界面，而当前台需要获取一些数据的时候，工作站向后台提出相关的请求，然后传给服务器的命令，使服务器作出回应，并将所请求的结果再传给前台，使工作站作为服务器的用户而存在。C/S模式更多的是软件在进行运行以及在不断组织的一种方式，这种模式对硬件的依赖较小，同时也没有更多严格的硬性要求，更多的是对网络系统依赖而存在的，能够对当前的网络资源进行最大化的利用并开发。在目前的Windows NT、Netwate都可搭建C/S系统，在选用服务器时，只需要选购市面上正常的微机就可正常使用。

2建立服务体系

在对信息进行集中管理时，高校的档案管理在当前和未来的发展形式中还是以计算机对档案进行信息处理为主，在服务的方式上也是以计算机的检索为主，通过计算机检索来提供相关的档案信息，所以，在对需要者提供的信息服务时，是一种网状的结构，使用者可以根据个人的需要和个人的意志去进行相关链的搜索并可以延伸信息的搜索要求去进行浏览的一种行为。[4]传统的搜索仅仅是在固定的途径去进行查询或检索，所获得的信息既不全面，也很单一，无法满足用户深层次的需求，在这当中，手工操作由过去的主要功能转变成辅助功能。当前利用Web进行获取信息并浏览是最为普遍地访问的一种方式，这种方式是目前最为先进，也是人们更易接受的一种方式，鉴于此，高校在建设档案馆时，就要搭建高校自己的Web服务器系统，通过Web向校内和校外的用户提供相应的信息服务。当下计算机的高速发展，导致PC端在搭建Web站点时会更加的简单，操作时只要选择Web服务器的软件就可以完成了。更为方便的是，在有些系统中，如Windows NT系统就已经直接将Web内置于系统之中，使用户在使用过程中更为方便，因此，高校档案现代化管理中，做出突出贡献的其实是Web服务器，而不是计算机硬件。

3数据库系统

在Intemet/Web的技术之上去搭建数据库管理的系统，在建设数据库系统时要同时兼顾分布处理但是也要对C/S体系结构支持，同时还能够对数据的安全性以及数据的可靠性有所保障，有联机事务的能力，也就是说有安全控制能力，也能够对多平台多系统予以适应，同时还应有数据交换以及连接与处理的能力。当前许多高校中使用的数据库管理系统大多是用DBase，FoxBASE，FoxPro来编写的，这些其实算不上先进的现代化的管理系统，它顶多只是普通操作系统的一种延伸而已，对于数据库管理软件来说，在单机时完全可以胜任相关的工作，但是，如果要进行信息的全覆盖并集成MIS系统时，就会在安全性，功能性以及完整性方面产生不足的现象，就无法满足用户的需求。在高校的档案管理现代化运用当中，选择的系统要符合以下的要求。首先要适合多系统操作，其次是多硬件支持，并且支持更多用户使用，更多任务的运行，同时还应有C/S服务结构的管理系统，如Sybase、Informix、IBM的DB2，以上这些软件都有以上所说的功能，同时还有提供ODBC，Web，能夠使用户很轻松地就建立了站点的数据相关的服务。

结束语：

高校的档案管理现代化所存在的问题主要集中在有一个协调机构使高校的网络化进行统一，其次在建设的标准上也很低，造成数据库在建设过程中严重滞后，第三，对档案管理现代化的认识不到位，使得经费紧张，无法对档案馆的硬件和软件进行升级和更新，最后就是档案馆的工作人员的技能无法适应当前档案馆网络现代化的需求。对高校档案馆的构想，首先要搭建C/S模式进行运行，其次要建立Web的服务体系，以及数据库管理系统。档案管理数字化以及网络化是时代发展的需求，同时也是时代发展的必须结果。

参考文献：

[1]刘宁.数字时代高校档案管理现代化建设的创新研究[J].档案与建设，2014（12）：28-30.

[2]朱金花.推进高校档案管理现代化建设的优化措施[J].现代经济信息，2015，000（022）：374，376.

[3]韩洁.推进优化措施促进高校档案管理现代化建设[J].赤子（上中旬），2015，000（008）：210-210.

[4]陈书琴.新时期深圳市高校档案管理信息化建设研究[D].陕西师范大学，2016.