新形势下水利照片档案收集存在问题及对策

刘洪霞，张 霞

（山东省海河淮河小清河流域水利管理服务中心，山东 济南 250100）

水利照片档案是指在水利工作过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的照片，以影像为主，并辅以文字说明的历史记录。具有重要的凭证作用、宣传作用、参考作用与艺术欣赏作用，水利照片档案工作的重点是应收尽收、规范整理、及时归档。目前各单位形成的照片档案多为数码照片档案，传统载体银盐照片档案只在少部分单位保有存量。本文所指照片档案为数码照片档案。

照片档案是档案一个门类，因其直观、形象的特点，往往能以简单的画面表达出鲜明的主题，具有较强的感染力和说服力。水利档案作为水利工作重要组成部分，在水利工程建设、运行管理、河（湖）长制等方面提供了重要技术基础。随着水利事业和信息化发展，在水利工作和各类活动中形成了大量的照片，这些照片档案是水利档案的重要组成部分和门类，既是水利工作的查考的依据，又是开展科学技术研究以及宣传教育的生动素材，如运用照片档案进行宣传、编辑单位历史记录、记载水利专题活动等等。加强对照片档案的收集管理与利用，让其助力水利工作的作用更加凸显。而收集是开启照片档案管理的第一步，收集照片的数量、质量直接影响照片档案后期的价值与利用。但在实际工作中，照片档案在室藏档案占比小，归档照片数量少，分散保存，收集不全，没有集中统一管理，收集难成为档案部门普遍存在的现象。

1 水利照片档案收集存在的问题

1.1 照片档案收集管理机制不健全

目前对于文书、科技档案各单位大都制定相应的规定，而对新型载体如照片、声像档案却缺少必要的制度和要求，有的即使制定也未必真正落实。尽管国家档案局2014 年出台《数码照片归档与管理》行业标准，明确收集范围、归档要求等，但很多单位对照片档案收集归档没有形成一种长期工作机制，处于一个自由空档状态，缺少有效保障措施，给照片档案收集工作带来一定难度。

1.2 对照片档案缺乏了解，归档意识淡薄

新修订的《中华人民共和国档案法》对档案定义：“是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”在具体工作中许多人包括某些专职档案管理人员思维意识还停留在传统文书档案、纸质档案收集归档管理，忽视声像、照片档案的管理，重视文书档案忽略照片档案。

工作中常见照片拍摄部门用后就将照片做为个人私有资料保存，不主动向档案部门移交。往往是部门工作做了很多，照片拍的挺多，但归档移交档案部门少之又少，基本处于各部门各自保存，当其他部门需要时也无处可寻状态。时间久了或因个人工作调整、调动也无法找到此次活动或事件形成的相关资料照片，更无法了解活动或事件的原貌。

另一方面，档案部门的工作往往处在单位工作的末端，对重点工作、重要活动知之甚少，不了解各项工作动态、进展，对照片收集及照片质量要求无法起到提醒、指导作用，在收集中过程中常处于被动状态，对照片收集归档感到无处入手，这些因素导致公务活动结束后照片资料难以集中统一管理，档案流失严重。

1.3 档案管理人员对照片档案重视不够

档案部门工作处于中心工作的末端，从而造成一些档案人员认识局限、视野受限。日常工作各项档案业务检查考核指导也以文书档案收集归档整理为主，声像、照片等其他门类档案不做太多要求，造成档案人员从思想上不重视。另外档案人员外出学习培训机会少，有关照片档案业务交流不多，对照片档案管理知识了解少，导致档案管理人员还停留文书档案思维，没有真正把照片档案做为档案中的一个有机组成部分，而室藏照片档案归档数量一直不多，从而让档案人员也习以为常，缺少主动参与、主动收集意识。

2 建议对策

2.1 加强宣传，提高对照片档案管理的认识

善做“宣传员”。加强对新修订《档案法》及《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》等法律、规范的学习与宣传力度，让拍摄者及兼职档案员明确收集范围及要求，采取多种渠道，积极宣传照片档案工作。如利用“世界水日”宣传、单位精神文明建设展览等活动，提供各类照片，用照片的形式将水利工作足迹展现出来，宣传照片档案工作的作用和重要性，加强对照片档案认识和重视，提高照片档案工作在水利各项中的作用和地位。

2.2 增强档案意识，主动参与水利业务

增强档案意识，拓宽档案工作领域，发挥档案作用，提升档案在水利工作中的地位，是档案人员新形势下亟待提高的观念。档案人员应发挥和挖掘照片档案价值，围绕单位主要工作，服务于中心工作，将档案真正融入到水利发展各个环节中，树立全局、战略、前瞻的创新意识。

做水利工作“参与者”，实行“精准对接”。坚持“收、管、用”三者并重，加大对水利重大事件、重要活动、重要会议、重点建设项目照片档案的收集指导力度。档案人员分别对接各部门，加强与各部门兼职档案员的交流，对接档案各项业务，收集归档反映单位、各部门重点工作，如重点流域水利建设、工程管理、督导检查、节水机关建设中形成的照片档案。根据照片档案归档整理要求，坚持提前介入、提前布置，提前指导。明确收集、整理和移交等要求，坚持在各项工作中始终将档案融入水利工作的理念。

2.3 制定照片档案管理制度，实现规范化管理

制定、完善档案各项规章制度，建立照片档案管理制度，从照片形成、收集、归档、整理等方面细化管理，纳入档案部署、落实、检查、考核中，逐步形成制度化、规范化管理。加强对照片档案的集中、统一管理。采取必要的措施，引导与控制照片档案的流向，加大对照片档案的落实力度，明确责任分工，确立“谁拍摄、谁负责”的收集、整理原则，自觉主动实时定期将照片收集归档。可将照片档案收集积累纳入年度考核，确保各处室移交档案齐全、完整。

2.4 加强对档案人员的培训与交流

按照照片档案管理要求，利用线上、线下档案学习平台，强化学习，定期组织开展与档案人员有关的专业培训和学习。邀请档案专家进行照片档案、声像、档案信息化管理等方面专题培训，扩大业务交流机会，拓宽视野提升档案人员专业水平。加强档案资源建设、基础业务建设、人才队伍建设，全面提升照片档案工作的管理水平。

总之，作为单位历史记录的照片档案起着记载与传承历史的作用，是一种珍贵、很难再生的资源，规范照片档案管理、发挥其利用价值势在必行。