公司合同管理中的法律风险及其防范策略

2021-01-17储桂霞郑州地铁集团有限公司

环球市场 2021年17期

储桂霞郑州地铁集团有限公司

现代公司的经济往来基本是以合同形式进行的，合同管理已经成为公司最日常、业务比重最大的工作，合同管理的水平直接反映了公司治理水平和风险管控能力。因此，在合同管理过程中有效识别法律风险，并制定针对性的防控措施，对于公司控制经营风险、创造经济效益，实现健康、稳定的可持续发展至关重要。

一、合同管理中存在的主要问题

随着市场经济的不断发展和依法治企的不断深入，公司越来越重视合同管理。但是，由于合同管理本身的专业性和复杂性，管理者本身的能力和认识水平，以及社会经济环境的影响，合同管理过程中不可避免地存在许多问题，进而引发法律风险。目前合同管理实践中主要存在以下问题：一是对合同风险管理的重要性缺乏正确认识。有些管理人员认为，公司作为以营利为目的的法人组织，存在的意义就是追求利润、创造价值，从而片面追求合同效率，忽视合同管理中的法律风险防控，对保证合同依法合规签订、正确履行等风险管控工作不够重视。二是重合同签订审核，轻履行监督管理。不少公司对合同的签订比较重视，对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，还要求组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判和审核。但是实际履行阶段缺少相应的监督管理，出现合同签订和履行脱节。

二、合同订立阶段的法律风险和防控措施

合同订立阶段的主要法律风险是：（1）合同不符合公司经营目标；（2）选择相对方的方式不符合法律规定，比如必须进行招标的项目未招标，导致合同无效；（3）相对方不具备履约能力，比如不具备主体资格或者资质条件，导致合同无效；（4）合同文本存在瑕疵，合同内容和条款不完整、表述不严谨，导致无法履行或者公司利益受损；（5）合同审核缺少规范合理的流程；（6）合同签署人没有权限签订合同。

针对上述法律风险，主要采取以下防控措施：（1）加强立项管理，把立项作为合同程序启动的前置条件。通过立项管理，对合同项目的可行性、必要性和经济性进行审查，避免合同超越经营范围、不符合公司经营目标、与其他合同范围重复等问题，从源头防控法律风险。（2）严格执行《招标投标法》《必须招标的工程项目规定》等法律法规，不得将依法必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。（3）合同签订前对合同相对方的基本情况进行调查，充分了解其主体资格、财务状况、经营状况、信用状况等有关情况，确保其具备良好履约能力。（4）合同结构要完整，合同标的、数量、质量、价款、权利义务、违约责任等条款的表述要明确具体、合法严谨。合同条款要考虑风险发生的可能性，事先在合同中约定。诉讼或仲裁机构的选择要确定唯一，选择仲裁解决纠纷的，应在合同中明确仲裁的意思表示和准确唯一的仲裁机关。（5）建立合同审批流程。合同审批流程应符合基本逻辑顺序，部门未审核通过的，不得提交公司领导审批。合同审批流程应立足公司实际情况设置，既要有效防控风险，又要兼顾管理效率，可以针对不同类型和金额的合同，设置不同的流程，给予不同的审批权限。（6）重要的合同由公司法定代表人或其委托代理人当面签字、盖章，委托代理人签字的，还必须提供法定代表人的授权委托书。如果做不到当面签字的，也可以采用录像方式留存记录。这样做可以避免冒名顶替，防止发生合同纠纷后，对方否认合同上的签字和盖章。

三、合同履行阶段的法律风险和防控措施

合同履行是实现交易目的的重要环节，再完美的合同没有履行也是一纸空文。合同履行阶段具有管理分散、时间长、变化多的特点，是最容易出现法律风险的环节。合同履行环节的主要风险是当事人未按照合同约定全面履行自己的义务，从而产生合同变更、解除甚至诉讼纠纷。防控措施主要有：

（1）加强合同交底。很多时候，合同履行阶段涉及的部门和人员没有参与合同签订，这就要求合同签订后，合同签订的主办部门要对合同履行阶段涉及的所有部门和人员进行合同交底，包括合同签订的背景，合同的关键条款以及履行中需要特别注意的事项。通过合同交底，可以避免合同签订和履行脱节。

（2）加强支付管理。合同履行的核心是资金支付，合同支付是合同履行的重要环节，可以发现合同履行的大部分异常情况。主办部门在收到相对方的支付申请时，对其付款申请进行全面审核。包括付款申请是否符合合同约定，是否与实际履行情况一致；申请支付金额是否正确，单据是否齐全，杜绝超合同支付或提前支付的情况。

（3）加强资料管理。合同履行过程中会产生大量的资料，凡是涉及双方权利义务发生改变的事项，都应采用书面形式。主办部门应及时审阅合同履行中的书面签证、来往函件，妥善保管合同履行中的检验记录、产品合格证书、产品使用说明、书面签证、来往信函、文书电报等各类相关资料。一旦发生纠纷，这些资料将成为最直接、最重要的书面证据。

（4）加强变更管理。合同履行是个动态过程，受多种因素影响，实际情况与合同约定不一致的情况时有发生。合同履行应严格执行合同约定，未经批准不得擅自变更。发起合同变更时应提交必要的支撑资料，资料必须合法有效、内容完整、记录真实、说明详尽、依据充分。合同履行中发生合同约定的变更情形，应及时办理变更审批。合同履行中出现不可预见的困难或其他外部政策因素影响而导致原合同约定内容无法继续实施，需要变更的，须签订补充协议。

（5）加强救济管理。对合同履行过程中产生的问题，主办部门应及时与对方联系解决，做好验证、记录或纪要。发现合同相对人有可能违约或已经违约的，主办部门应及时向公司汇报，与相关部门会商后采取相应的救济措施。