基层事业单位档案管理现代化探讨

周含欣 新疆阿勒泰市市场监督管理局

一、基础事业单位开展档案管理现代化建设工作的重要意义

（一）改善提升档案管理工作的总体实施效率

在基础事业单位具体实施档案管理工作过程中，借由对现代化建设的持续强化，能够支持将纸质载体档案数据信息资料转化处理成数字化载体档案数据信息资料，对于部分档案数据信息资料存储数量较多的基层基础事业单位而言，借由组织推进现代化建设工作，能够有效缩减各类人员在查阅调取档案数据信息资料消耗的时间，提升档案数据信息资料管理工作的规范性，彰显档案数据信息资料的最佳应用价值。

（二）支持提升基础事业单位档案管理工作的规范性

在基础事业单位档案管理工作的具体开展过程中，部分档案数据信息资料的填写形成是由相关业务的参与人员实施的，而在客观存在的个体差异因素影响下，基础事业单位工作人员在具体的填写字体层面、填写内容层面，以及填写格式层面均存在着显著差异，客观上给基础事业单位档案管理工作造成了显著不良影响。基础事业单位的档案管理现代化建设工作，能够支持基础事业单位正在管理的档案数据信息资料具备统一且规范的格式特征，并且为基础事业单位档案数据信息资料的统一化整理环节提供便利条件，最终提升基础事业单位档案管理工作的规范性。

（三）支持确保档案资料的安全化存储进程

借由持续改善基础事业单位的档案管理现代化建设工作，能够支持档案数据信息资料基于数字化载体形式得到有效保存，仅需针对已有的数字化载体档案开展基于适当方法的加密技术操作，就能够有效改善档案数据信息资料保存的持久性，且借由数字化载体形式呈现的基础事业单位档案数据信息资料通常不需要占据较大存储空间，在缩减经济成本的条件下，改善基础事业单位档案管理工作的实施效能。

二、基层事业单位档案管理现代化的有效策略

（一）提升事业单位档案管理工作人员素质

提高档案管理工作人员的综合素质是事业单位档案管理中一项十分重要的工作。作为一个数字化时代档案管理的理论执行者和实际操作者，他们的档案综合管理素质直接关系决定着整个档案工作的开展进程。当前阶段，很多事业单位档案管理工作人员还仍然存在着各种各样的一些需要改进的问题。为了有效促进事业单位的管理运转，事业单位就需要不断的提升单位档案管理工作人员的综合素质以及接待问题。主要可以从以下几个角度入手：首先，对所有事业单位的工作人员都要进行定期的组织现代化设备的培训学习，每次定期培训工作完成以后，为了能够更好的不断提升他们的设备工作管理技能，还需要对这些工作人员进行定期培训考核，提升工作人员对现代化设备的技术操作管理水平。此外，还希望可以通过推进奖惩激励机制建设来不断鼓励这些档案管理工作人员努力学习提升自身专业素质，积极主动地参与学习，进而能够取得很大的收获，并且利用这种奖励方法，可以轻松地实现档案数字化档案管理工作人员专业技能素质的提升。如果在考核执行过程中突然出现不积极配合以及考核结果不合格等现象，事业单位也就需要及时进行相应的惩罚制度[3]。最后，还需要从初次入职前的资格筛选工作入手，通过不断提高初次入职档案人员的资格门槛，对事业单位数字化档案工作人员的资格选拔提高要求和加大工作难度，进行严格化的筛选，确保初次入职的每一位档案工作人员都能够符合标准。

（二）加深对档案管理信息化的认知

增强对档案信息化管理的认知是十分重要的，这是推进档案管理信息化的重要前提。之所以会出现档案信息化管理的困难及障碍，主要在于事业单位和档案管理工作人员对档案信息化的认知不够全面、不够深刻，从而出现了许多思路上的偏差及误区。因此，档案管理工作人员应该充分认识档案管理信息化的重要性和基本要求，积极做好档案信息化管理的相关工作。

档案管理工作人员应严格按照国家规定的标准，推进整个管理系统的优化升级，积极做好档案信息资源的开发利用及共享工作。

档案管理工作人员应注重基础性工作，严格按照不同档案搜集整理及分类要求，注重按标准进行分析研究，加强对整个档案管理质量的控制及协调，及时修订不合格的标准，确保档案管理工作的有效性、科学性和严格性。

（三）引进各种现代化数字档案管理设备

数字档案管理应用设备引进现代化的档案设备这一举动以及在现代社会中开始逐渐获得了现代人们的一致高度好评，因为这一举动，不仅为现代人们的日常生活工作提供了很多方便，同时也已经给我国数字化档案管理的推广发展应用提供了新契机。事业单位档案管理不同于其他的管理工作，它指的是一个非常综合性的档案管理工作，需要同时处理很多复杂的档案信息内容。为了有效解决企业信息量庞大的这一关键难题，引进一些高效的大型数字化管理设备信息系统无疑是目前解决这一问题的关键有效途径。为了能够更好的有效提高事业单位的工作效率，确保档案信息储存的安全，事业单位可以根据国家机关和事业单位的实际工作情况，结合自身的资源优势，创建一套现代化的数字档案管理信息系统，严格控制数字档案文件信息管理储存点的质量与安全。这种管理做法不仅希望能够为推进数档案管理工作创建一个有利的工作环境，同时还希望能够更好的有效促进国家机关和企事业单位全部档案工作的正常顺利开展。

三、结束语

基层事业单位开展的档案管理现代化建设，需要相关工作参与人员充分认识理解开展档案管理现代化建设工作的综合影响价值。基层事业单位在档案管理工作开展过程中，引入结合运用信息科学技术，有助于改善基层事业单位档案管理工作的规范性、系统性以及有效性，彰显档案数据信息资料在基层事业单位日常业务运作过程中的应用价值。