新形势下档案保密工作存在的问题及对策分析

杜徐超 军事科学院系统工程研究院

现代人的理念思想更加自由，社会也更加开放，诱惑也比较大。很多人都少了些坚定的信仰和朴实的工作态度。所以，现在信息泄露的事情频有发生，小到个人信息的买卖，大到国家机密的泄露，这严重影响了当代社会的积极正能量的形象，也严重侵害了他人利益和国家的利益。诸如此类事情的发生，我们不仅要对管理人员进行精神文明的建设与倡导，还要加强对档案信息管理人员制度的规范与约束。

一、新形势下档案保密工作存在的问题

（一）档案管理人员档案管理意识匮乏

档案的管理者首先是人性的操作，所以也是人性的间接管理。在高科技发达的现今，物理过硬的保护机制固然重要，但思想管理的培养与建设同样重要，甚至是一切的根本。由于人的不可控性和不可预知性，在档案管理的过程中，可能出现信息的买卖与泄露，进而伤害个体权益，甚至是国家的利益。

在工作中，很可能因为个人的疏忽大意，导致文件被他人非法获取。比如，在打印文件时多打印了一份被他人捡取；存储设备的不当管理，致使涉密信息被违规获得。也有可能为了个人的利益，而损害他人利益，甚至是国家利益。

（二）档案保存和处理不当

现阶段，档案保密技术面临着严峻的考验，信息技术的发展以及不法分子对先进技术的应用，使反窃密的难度进一步上升，呈现出高科技对抗的特征。尤其是通信和计算机网络存在着非常多的泄密隐患。究其原因，主要是信息和网络安全防护能力不强，诸多档案的应用经常在不设防的情况下进行，导致档案泄密概率大大增加；第二，领导人员不重视档案泄密问题，尚未制定科学合理的档案利用和处理制度。

（三）人际关系和自身信仰引发的保密问题

就事实而言，人际关系和自身信仰是导致档案泄密问题的重要原因，主要表现在以下方面：第一，部分档案管理人员人际关系复杂，与他人的联系较为密切，可能会在无意间泄露档案信息，导致泄密问题的发生；第二，档案人员的信仰不坚定，没有抵御住糖衣炮弹的诱惑，因为利益而泄露档案信息。

二、新形势下档案保密工作开展对策

（一）档案管理人员应树立责任意识

档案管理是很重要的机关管理工作，档案管理人员要认真执行党和国家的保密规定，遵守保密守则，维护档案的完整性与安全性。档案管理人员对档案的文件材料具有绝对的保密性和责任性。在未经上级领导审批的情况下，严禁私自抄录和复制档案信息，更不能将档案私自携带出单位转让他人拆看，违者必须严格追责问责。

（二）采取恰当的档案管理措施

档案的保存是分保密级别而进行保管的，列入密级档案的应当加注特殊标识，并设置专门设备进行存放，调用密级档案必须要按照查阅规定办理手续。在工作中，收取涉及国家秘密文件时，都要严格执行保密制度，阅看文件者要做到不积压、不自存、不外出携带。需要清退的资料和文件都要按照规定按时进行处理。如无故延时清退超过一个月，则要按泄露案件处理。

计算机是必不可少的保存设备，也是最容易泄露的渠道。计算机保密系统不得直接或间接连接国际互联网，必须实行物理隔离。不得在与外部互联网有连接的计算机系统中存储、处理、传递信息，任何人不得在公众网上发布、储存、处理、传递涉密信息，转发抄送涉密信息，要符合安全保密要求。秘密级以上的文件资料以及未定级的，应请示原文件单位以及文件发至哪一级单位主管领导审批方可复印，复印时应严格履行登记，签收手续，严格控制复印的份数，不准多印私留。使用传真机传送文件资料需经领导审批并做好收发登记。

所用到的机械设备要进行严格的检查，并且不应该长期的只与一家合作，这样既可以防止人情关系导致留下的不可预知性，也可以除去由于时间的长久性给人带来的舒适感，从而使其警觉性有所下降带来的危机。所有的机器都应当是单位统一配置的，而私人的有线与无线设备，都应禁止带入工作区域，也禁止带出任何与保密工作相关的物件，工作区域范围内禁止使用通讯设备进行通讯。当上级部门要查阅档案资料的，也需要严格的经过所在部门的领导和总部领导的批示。单位领导也要经常对收发设备进行检查，发现问题及时处理。单位的文件一律使用专用计算机设备处理，禁止使用一切外来磁盘等存储设备。此外，还要严格遵守规定，档案的管理者不得随意将其借出抄录，档案管理人员应接受精神文明思想建设及专业的培训。单位的领导及其工作人员也要定期与大家进行谈心交流和工作总结，在工作汇报与总结中出现的问题，要及时与领导沟通，并给出解决的方案与措施。一个月内都要进行工作总结及工作汇总汇报，管理员应当进行轮流管理，对档案管理进行轮换制，坚持每月轮流制度。人员的工作登记，打卡出行都应当实行严格的管理和责任分配。

对于需要输入密码的档案，存取时要防止无关人员窥视，密码要定期进行更换，最长不得超一个月。秘密级文件的保存及调取也可使用多人密码机制，使用不同部门的指定人员进行密码设置。通过跨部门多人进行密码设置，以最大限度提高档案安全性。

（三）处理好人际关系和坚定个人信仰

人际关系的不确定性和自身的不够坚定，也是有很大隐患的。档案信息保管人员的生活社交圈也应当是简单的，最好不得涉及利益相关组织。虽然条件苛刻，但可以把泄密的几率降到最低，特殊化的行业应该配备特殊化的考量与管理。

归根结底，一切外在的措施都不敌内心的坚定来的更为重要，所以思想建设是最为重要的。相关单位应当定期进行团建，接受个人信仰的培训，爱国主义的熏陶，强化坚守个人的职业道德。只有内心坚定的人才能做好这项工作，才会不受金钱的诱惑和外界的干扰。

另外，定期更换人员，让一个人无法在一个压力很大的环境下长期工作，这也是一个可以减缓压力疲惫的一种方式。

总结：个人信息泄露和国家机密泄露的事件频繁的发生，最主要的原因还是人性的不可控性，组织机构的不够严谨，保密措施做的不够完善。那么要怎么做，才能尽量的杜绝这一现象呢？保密工作是一项需要极其自律，极其有责任感的人才可以胜任的工作。做这种管理类的机要工作，必需要拥有坚定的政治立场、思想要纯、三观要正，不能轻易的被诱惑。

当代社会的年轻人自由性更多一些，不受约束性更多一些，这是一种现代社会的特点。要根据现代社会的特点去对现代的人进行规划与培训。福利待遇的提高，更能稳定工作人员的稳定性与忠诚度。再多的外在不稳定因素，都不如内在的坚守更踏实。人的思想建设永远是第一位的，其他科学性的配置与管理都只是不确定因素的防范与约束。