事业单位人力资源管理中对人事档案利用的思考

任彦梅 吕梁市人民医院

档案作为历史材料的重要记录载体，能够详细汇总分析事业单位的发展历程和人员情况，档案管理水平是档案科学使用的重要保障，也是整个事业单位发展的重要支持。为此，结合新时期事业单位的变化发展，需要相关人员应用更先进的技术形式来进行档案管理，创新档案管理服务模式，加强人事档案的利用，从而更好地发挥档案资源信息在事业单位管理发展中的作用。

一、人事档案管理的价值

对于单位来说，他们所进行的每一项投入都是为了实现利益最大化；人事档案管理是价值为上，只有准确了解该管理的价值，才能让单位的管理高层重视人事档案管理。

（一）改善单位的人事结构

事业单位人事档案内容组成，一般包含了员工的学历、身体健康状况、政治面貌、工作经历、家庭基本信息等等。目前大部分事业单位或者机构在招聘人才时，都会审核和检查与之相关的档案管理详情。然而，为了保证单位在招聘时不失公正和准确度，还需将单位自身的人事管理结构进行完善和优化。在管理过程中，管理系统能够有效帮助其进行档案资料的了解和汇总编写，将复杂的管理模式转化为简便的。除此之外，单位应该结合自身工作人员位置的转变，为其人事档案管理进行相应的调动安排。在人事档案管理中，若有素质不高的工作人员，应该对其进行惩戒和清理，避免单位的运营混乱[1]。

（二）提高单位内部管制

目前大部分单位将内部的财务、人事和工作调动等方面内容融合成一个大的体系，但是这样的整合是否可以有效进行还需要商榷。比如，事业单位是否可以正确实现其社会职能，这与单位人事管理规划和制度的全面性和整体性有很大的关系。除此之外，事业单位的内部管理重点是人员，若事业单位可以实时优化和提高人事管理制度，那么对于人事管理能力和工作的成果都有很大的强化作用。因此，提高单位的内部管理，就能够提高工作人员的热情和积极性。

二、事业单位人力资源管理中对人事档案利用策略

（一）健全人事档案管理机制，明确岗位责任

对于人事档案管理工作的开展，为了确保其规范性和高效性，建立健全人事档案管理机制是一个必要的保障，因此事业单位要在这方面进行不断探索和研究。在人事档案管理制度制定的过程中，要求明确划分岗位责任，在工作内容、工作方式方法等方面都应该规定，还要注重单位部门协作以及组织保障等方面。在制度建立之后，可以组织召开人事档案规范化制度管理会议，将其在整个单位内部进行公布，指派专门领导负责监督实施，确保该制度能够真正落实到位，不能流于书面化和形式化。要做好对人事档案管理工作的考核评价工作，明确反映该工作是否真正发挥出在人事管理方面的重要作用，对存在的问题要及时发现，并且进行针对性的改正和完善[2]。

（二）寻找和发现对象

相关人才管理部门，如政府部门的人社局、人力资源管理服务部门、用人单位等均可以通过查阅相关人员的人事档案，来了解和发现拟使用的对象，挑选有利于本单位发展和队伍建设的人才。尤其在现代大数据时代，随着人事档案数字化工作的逐步推进，相关部门通过数据筛选和查阅人事档案来选择和发现人才，将极大地降低招聘选用人才的风险和成本。

（三）考察和选拔任用人才

人事档案中相关部门对个人的考核和评价，其个人的人生经历、德、能、绩、廉等客观、公正和全面的记录，有利于人力资源管理部门对拟任用人选有一个全面的认识，做出客观、公正的评价，防止选错人、用错人和带病提拔人，既是对求职人员公平，也是对选人、用人单位良性、有序开展相关工作的有力保障。

（四）监督和管理人才

近年来时有人事档案造假的报道，这些事件既是对社会公平正义的损害，也是对人力资源管理工作的挑战，但也说明了人事档案在人力资源管理中的重要性。工作人员在其生活经历和工作经历中，所有的行为都将收录入人事档案，而在其人生的重要环节，如求职、升职和工作流动中，人事档案都将是其重要的评价依据。定期按规定对聘任使用人员人事档案的审核审查，既是对聘任使用人员的监督管理，也是对人力资源管理工作的自查自纠，可以有效地净化人才市场，也有利于人力资源管理工作的良性发展[3]。

（五）注重档案材料的收集和整理，确保档案信息的质量

对档案材料的收集和整理是一项最为基础的工作内容，同时也是最为关键的部分，只有确保档案材料的完整性、准确性和真实性，才能真正体现出人事档案材料的价值。这项工作的开展具有长期性，应该随着事业单位的发展进行贯彻落实，在材料收集的过程中，必须要对档案材料信息进行严格审核，对于资料不全或者不足的要做好备注记录，后期要对其进行补充和完善。要拓展材料信息收集渠道，建立档案信息收集体系，充分收集与单位人员有关的一手材料，包括人员的学历、家庭情况、工作时间、岗位、职称、奖惩等方面的情况，确保档案材料的全面性。还要做好对档案材料的审核，一定要保证档案信息的真实性和准确性，如果发现收集的档案信息不真实、不准确，要及时反馈，认真核查，追究责任[4]。

三、结语

综上所述，随着社会的发展，人员流动性越来越大，用人方式多种多样，就业形式也灵活多变。在万物可联的物联网和大数据时代，人力资源管理也一样希望通过某些材料的数字信息，把反映一个人长期的各方面表现进行客观的、充分的分析和了解，使自身能以最快捷方便和最经济的方式，找到最适合的人员，而人事档案正是人力资源管理部门所希望得到的那些材料，充分有效利用人事档案才能更好的保障事业单位快速发展。