浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择

闫开宇 承德市医疗保障局

提高档案管理科学化水平，能够为国家档案管理工作提供好的技术，使个人档案管理不再受用人单位的不合理限制。同时增强相关人员和工作人员的法律意识，使大家的档案信息能够得到一定程度上的合法保护，防止用人单位产生与个人客户的冲突意见。工作人员要结合档案管理科学化路径，对所有权利主体需求的档案内容和重要信息进行保存，防止个人身份信息在办理相关业务过程中的泄露。

一、档案管理科学化现实发展意义

（一）提升档案管理效率

档案管理科学化能够让工作人员，在具体的工作流程中灵活运用所学知识，对档案内容进行整理和保管。许多人对档案管理的需求，在于帮助他们核实自己的学业经历和工作经历，并对外给出符合单位应聘标准的检验资格，使人员能够在更好的工作岗位上继续职场道路。而档案管理科学化能够消化这类需求，并让其工作流程变得井然有序，使档案管理的整体效率得到提升。

（二）适应信息时代发展

档案管理科学化可以引进与信息时代相符合的技术设备，使相对重要的档案内容能够在网络环境中得以长期保存。这样可以避免因任何因素而导致的档案丢失现象，让档案权利人能够依据合法流程，随时查阅自己的档案内容，减少用人单位对其档案内容的修改和损毁。而档案管理科学化能够为档案内容的保存，提供良好的技术设备和科学建议，使档案管理存在适应时代发展的现实意义。

二、提高档案管理科学化水平路径

（一）合理规划档案管理流程

工作人员要结合信息技术的不断发展，合理规划自己进行档案管理的工作流程。这样能够让已经保存的档案内容得到技术保护，减少因人工操作所造成的内容损毁或者信息缺失。传统档案管理是对档案内容进行纸质信息的保存，具有档案格式和保存环境上的限制，不能够根据时代信息化的发展来，对档案内容进行细致的分类和整理。因此提高档案管理科学化水平，要通过对档案管理流程的规划，已经保存的纸质信息上传到网络档案中，为人员长期保存他们对档案内容和身份信息。同时根据档案内容的上传时间，涉及的人员身份信息进行科学加密，使他人需要利用合法途径在档案管理工作中查询档案内容，避免个人出现私自利用他人身份信息进行档案调取的行为。这样可以让档案管理工作，存在保存档案内容的科学化水平。

（二）完善档案管理工作制度

传统档案管理的工作流程，会让工作人员在处理档案内容的过程中，不可避免的对档案信息进行查阅和记录。这种行为一般在用人单位的授权下可以统一进行，但对于个人档案的处理存在侵权行为。其中工作人员的查阅操作，可能会在计算机设备中留下他个人身份信息，使其信息存在档案管理内部工作的流传渠道。在提高档案管理科学化水平的过程中，工作人员应当把档案工作制度的不断完善，作为影响其管理水平的重要内容，提出规范执行信息技术档案管理内容的要求。其中档案管理工作制度中，必须合法要求人员的工作权限，防止他们对个人档案内容的随意使用，减少工作人员与用人单位的过度接触，避免单位在档案内容上的非法浏览和私自修改。档案管理工作要对个人档案信息进行保护，利用信息技术自动整理档案内容，避免人工操作中查阅档案信息的行为。通过对人员身份信息和档案人员行为的核对流程，来检验档案内容的合法性与真实性，让档案管理工作存在保护他人信息的科学化水平。

（三）培训档案管理人员素质

档案管理人员作为执行工作流程的主体，他们的职业素质会影响到具体的工作质量。因此加强对人员素质的培训强度，让每个工作人员都能够掌握客户的服务需求，是提高档案管理科学化水平的有效途径。缺少职业素质的工作人员很难与客户有效沟通，为他们办理与档案内容有效的加密服务和信息盗用查证。不少人认为只要和工作人员说明原因，就能够对自己的档案信息进行简单修改，为今后获得更好的档案打下基础。但实际上个人档案中所记录的工作经历，与用人单位是否认可他们的工作能力有关。部分用人单位是不允许在职员工，对自己的档案进行对外委托与调整，会与档案管理工作部门约进行合法约定，防止工作人员私自对个人档案进行内容上的更改。即便是档案权利人自己的请求，工作人员也需要谨慎驳回，防止因侵犯单位用人权益而出现的法律纠纷。这就需要档案管理部门对所有工作人员进行相关法律条例上的培训，让他们存在良好的职业服务态度和对外沟通素质，不因任何原因产生与他人的矛盾。

三、结语

提高档案管理科学化水平的路径，应当考虑到工作人员在工作流程和客户沟通方面上的难点，结合一定的法律知识做好对他们的培训。档案管理部门可以根据工作人员的技术操作和沟通行为，做好职业语言和信息技术等方面上的人员指导。这样使档案管理科学化水平存在保护他人信息和档案内容上的进步，推动内部培训工作和技术水平的不断完善，让档案管理工作存在储备人才和科学工作流程。