基于信息化条件下基层审计档案管理与利用

2021-01-17张金玉河南省鹿邑县审计局

环球市场 2021年16期

张金玉河南省鹿邑县审计局

审计档案管理是审计机关的基础工作内容，也是管理工作开展的核心内容。审计档案管理是以对资料进行收集、整理、归档、保存等工作为基础，通过对审计档案的有效利用，更好推进审计工作质量提升。因此，本文就信息化条件下基层审计档案管理与利用的开展办法与管理优化方案进行探讨，以期进一步指导基层审计档案管理工作落实提升。

一、基层审计档案管理存在的问题

审计档案是指审计机关在项目审计调查过程中产生的直接性数据资料，以纸质、光盘、磁质等不同介质形式储存，是对审计工作开展情况最真实的记录与反应，也是对审计工作开展质量的有效衡量标准，是对审计工作进行评估的依据。但是，由于基层审计部门对于档案管理意识淡薄，未能重视信息化建设的重要性，导致基层档案管理工作信息化建设进程较为缓慢，管理工作效率低，档案信息的利用率较低[1]。现就基层审计档案管理工作中存在的主要问题进行分析，大致总结为以下三点：

（一）缺乏先进的档案管理制度

基层审计档案管理工作仍沿用传统管理模式，无法适应新时代发展需求，档案管理效率低，在一定程度上影响事业单位档案管理质量。基层审计管理部门未能建立符合信息化档案管理的相应的管理模式，工作过程中缺乏统一、规范化的管理标准。制度执行力度较低，管理松散，执行多停留在表面，使得管理工作缺乏可靠性。

（二）档案利用率较低

基层审计档案管理工作多是停留在档案归档保存阶段，查阅与使用等档案利用率较低，导致基层审计档案资源所具备的指导作用无法发挥。基层审计管理中仍需要多个审批借阅程序，才可对审计档案进行查阅，程序烦琐，效率低下，且对于借阅者的要求较低，保密性不强，极易因为人为因素出现损毁、更改，导致档案的利用效率大幅降低[2]。部分基层审计档案虽然均有很好保存，但是大量信息资料淹没于众多档案之中，管理者与审计人员并未对珍贵的档案信息进行开发利用，导致审计档案无法为审计工作发挥指导，也未能在经济社会发展建设中贡献出相应力量。

目前，多数基础审计档案管理已经开始应用计算机进行档案存储、阅览查询等处理，虽然减少了人工管理效率低下的问题，但是未能建立有效的计算机网络评估管理制度，缺乏相关的计算机管理人员，使得档案的安全指数较低。

二、事业单位档案优化管理方案

（一）强化领导组织，明确职责

建立领导小组，明确职责分工，强化跟踪问效。对档案管理情况进行定期追踪，对于管理工作开展的不足之处进行分析，对比表现不佳者提出批评，管理优异者给予表扬。加强考核力度，将管理工作纳入到年底综合目标考核之中，将档案信息化建设管理的分值比重增大，使管理人员对信息化建设的重视度大幅提升。将基层审计的档案管理作为评先评优的重要指标，从而提升管理的积极性与主动性。

（二）强化规章制度，规范管理

根据《审计法》《档案法》等相关法律法规，结合基层审计工作实际情况，对现有的档案制度内容进行排查，对其中不足的规章制度重新制定，修补完善，保证档案管理内容更具规范性、科学性，对基础审计档案管理工作进行有效细化，明确管理工作流程与进度，更有利于推进档案信息化建设。所制定的档案管理制度要积极落实，保证档案管理工作的有序推进[3]。

（三）加大资金投入，加快信息化建设

在年初部门预算时就需要对档案管理所需的计算机硬件及软件的投入金额，硬件设备包括电脑、打印机、复印机、摄像机等；软件则包括金瑞、智邦等档案管理软件以及相关安全管理软件。加强档案库房建设，通过档案室改建与扩建，扩大档案管理办公空间的同时，合理分区，将档案库房、办公室以及阅览室等功能分开，使档案管理、阅览利用等工作可有序开展。

（四）加强人员配置，建立优秀管理队伍

审计机关作为行政执法机关，所有审计内容均需建立单独且完善的审计档案，这需要审计人员不仅能完成审计工作职责，也需成为专业的档案管理人员，档案管理过程中管理队伍的建设工作极为重要。加强对现有审计档案管理人员的在岗培训，通过定期分层次、有步骤的进行档案管理知识、法律法规学习，使档案管理人员的专业能力与综合素质水平有效提升[4]。邀请上级档案局专家到基层单位对档案管理工作进行检查指导，指出管理工作中的不足之处，并进行现场讲解与指导，对档案管理工作进行优化。根据档案管理人员的个人表现，表现优异者可推荐至上级审计机关进行培训。鼓励审计人员参加档案专业职称考核，使审计人员的专业知识与技能有效提升。积极引入掌握计算机知识的档案管理人才，更好建立优秀的档案管理队伍，提升管理效率。