试论基层审计机关审计档案管理工作

2021-01-17张金玉河南省鹿邑县审计局

环球市场 2021年17期

张金玉河南省鹿邑县审计局

审计档案是指审计机关在开展项目审计调查时，形成的数据资料，以不同介质形式储存，例如，纸质、光盘、磁质等，是对审计工作开展情况最真实的记录与反映，也是对审计工作开展质量的有效衡量标准。审计项目档案管理工作开展过程中不仅需要做好资料收集归档，档案储存保管工作，也需加强对档案内信息资料的有效利用，为基层审计机关所开展的审计工作提供指导依据。

一、审计档案管理工作中存在的问题

（一）管理工作认识不足

基层审计部门对档案管理工作缺乏重视，资金投入少，不利于信息化档案管理工作建设推进，也会导致档案管理工作开展受限。基层领导紧抓业务，轻视档案管理，也会导致基层管理人员对档案管理的重视度降低，不利于档案管理工作的长久发展。

（二）缺乏专职人员

基层审计机关的工作任务重，时间紧，审计人员较少，审计人员不仅要完成本职的审计工作，也需做好档案归档工作，这就使得审计人员在完成当地党委、政府交办的审计工作，完成年度审计项目计划任务的时候花费大量时间与气力，无更多精力完成档案归档工作，长久以来导致审计工作中重业务、轻档案管理的现状存在，不仅不利于档案内容的及时归档，管理工作滞后，也导致档案内容的利用率降低[1]。

（三）信息化建设程度低

基层审计机关的办公条件紧张，资金紧缺，导致审计档案未能设立统一的存放室，与其他工作档案统一存放管理，随意存放，缺乏有效管理。由于电脑硬件与软件配置均需要较多经费，但是由于基层资金无法有效保证，导致档案信息化建设较为缓慢，部分基层建设甚至处于空白状态。

二、审计档案管理的优化改进措施

（一）做好档案管理基础工作

加强对基层审计人员的培训，提升审计人员对档案管理工作的认识，掌握档案管理的方法，树立档案管理的责任感。建立完善的档案管理制度，进一步规范审计人员的工作行为与管理行为，将审计档案管理工作落实到个人，由审计组长统一负责。并对审计档案的完整性与规范性进行定期检查，在每项审计工作完成后就可将相应档案整理归档，从而提升档案管理效率[2]。根据《审计机关审计档案管理规定》作为基础，开展审计项目档案管理评估，将档案管理工作好的方法与经验进行推广普及，学习其他审计部门的档案管理经验，建立更加完善的档案质量评价体系，从而对档案管理工作进行有效评估。审计组人员要专门负责收集相关资料，立卷归档；审计组其他成员及业务人员需要对档案进行交叉复核，保证管理程序清晰，资料数据完整，要件齐全，以保证档案管理质量。

（二）加强档案信息利用效率

在审计项目开展过程中，审计人员再对同类型资料进行借鉴的同时，也需避免审计思路固化、僵化，导致审计效果降低。根据档案内容对审计工作开展过程中调查、取证、分析等工作进行参考优化，充分汲取审计经验，也可有效降低工作失误情况发生。审计档案可为审计项目提供有效的参考依据，使审计调查效率大幅提升，为行政复议、诉讼等环节提供有效参考凭证，对于纪检部门与监察部门开展工作提供线索与依据，对于审计工作落实情况也可有效的反映，同时可对审计情况专报等重要意见或建议提供准确且可靠的信息来源，使审计档案所具有的“智库”作用充分发挥[3]。

审计档案在归档时，也是对审计工作进行检验的最后关口，需要根据《审计机关审计档案管理规定》、本单位所制定的审计档案管理细则，对审计工作档案内容进行检查，回顾审计过程，通过档案进行工作复盘，对项目审计过程中存在的疏漏及时进行补救，完善管理工作。根据审计档案也可对审计工作质量进行评估分级，进一步规范审计人员工作，提升审计工作质量，从而有效发挥审计档案所具备的监督作用。

对档案信息进行梳理归纳，可对审计工作中存在的倾向性、普遍性问题加以明确，制定更规范的制度，对审计工作进行约束。根据档案内容总结经验与教训，为审计工作传承，创造更珍贵的财富经验。在法律与政策允许范围内，审计档案也可作为社会与经济等方面研究的重要资料，可进一步推动研究工作开展。

（三）建立数字化、信息化管理模式

审计工作开展过程中计算机是推进现代化、信息化的关键所在，很多审计数据与资料均是利用数字化处理后，上传至网络平台进行处理备份。因此，基层审计机关要尽快建立电子档案管理系统，对档案内容进行科学分类、保存、编目、查阅，使档案信息的可重复利用率大幅提升[4]。加快对过往纸质档案的数字化管理，通过图像扫描、拍照等方式，将纸质文件转变为电子文件保存。在进行信息化档案建设过程中，要做好数据安全管理，做好云储存的同时，做好加密处理，对不同等级的档案文件设立不同权限密码，从而避免审计档案外泄造成不必要的损失。