基于信息化手段提高企业办公室办公效率

黄科宇 开滦（集团）有限责任公司

随着社会信息化发展的不可逆趋势，很显然，互联网和信息技术加速了行业的变革与社会的发展。毫不夸张的说，信息技术已经从根本上改变人类的生产生活方式，而应用信息技术加强企业管理质量，提升企业管理效率已经成为共识。办公室是企业中不可或缺的重要部门，办公室工作琐碎而繁杂，而且牵涉到企业日常生产、经营、管理工作的方方面面，利用信息化手段来提高企业办公室办公效率，是企业实现管理现代化、规范化的重要途径和有效方法。

一、企业办公室管理存在的不足

（一）办公室从业人员能力素质参差不齐

信息化时代的显著特征就是信息化技术得到充分的应用，在新形势下，企业的管理质量想要上到一个新高度，跟上时代发展的步伐，就要求办公室切实发挥出应有的职能作用，尤其是办公室工作人员要具备良好的综合素质，比如过硬的专业能力，良好的沟通交流能力，以及良好的心理素质和职业道德素养，同时要在信息化技术的应用上能够得心应手。很显然，当前企业办公室队伍的综合能力素质还参差不齐。工作人员年龄结构不合理，部分办公室工作人员年龄偏大，管理意识和管理水平还停留传统人工为主的管理模式中。而且随着年龄的增长，其主动接受新观念，努力学习新知识的意愿不强，缺乏自我提升的动力，缺乏主动服务的意识。其相关的计算机信息素质与现代企业管理的高标准之间存在着一定的矛盾，对于互联网环境的风险识别能力不足，网络安全问题应用能力不够。种种都导致了办公室的管理模式、管理水平、管理质量都跟不上时代的发展需求。

（二）企业信息化建设水平落后

要切实提升企业的信息化水平，利用信息技术来提升办公室的办公效率，显然不仅仅是添置几台电脑这般简单。而是对硬件与软件建设都提出了更高的要求，硬件方面，相应的办公设备，比如主机、多媒体设备性能较为落后，无法完成高效运转下的企业发展需求；在软件方面，当前，运用信息化系统参与企业管理已经是大势所趋，比如ERP管理系统，财务管理系统，档案管理系统等，信息化系统不仅能够显著提升管理效率，而且从根本上提升了管理质量，减少因人为失误而导致的错漏等问题发生。很显然，当前企业的信息化管理系统上投入不够，存在着没有按照企业实际情况来开发系统软件的问题，而是习惯性的购买市场上的现成软件系统使用，这就导致系统在操作上无法精准、顺畅，影响了办公效率的提升。

二、提高企业办公室办公效率的有效途径

（一）加强办公室队伍的综合能力建设

针对当前办公室工作队伍信息化水平参差不齐的问题，要着重加强提升，首先要转变其观念与意识，唯有转变观念，才能影响行动。所以，对于一些观念较为落后的办公室工作人员来说，提升他们的信息化能力的第一步就是帮他们树立正确的信息化观念，转变对网络猛如虎的陈旧认知。从信息化手段参与办公室工作的便捷性、有利性，以及信息化时代发展的必然趋势，帮助他们认可信息化办公管理的重要性与必要性，根据办公室人员能力差异采取相应的培训，进一步强化和巩固信息化管理的技能，强化计算机操作和信息化管理系统软件的培训，尤其是信息技术的常识，如常用软件的应用与操作等，网络风险的识别与防范措施等，从思想上、技能上、态度上进行综合能力的提升，切实提高办公室工作队伍的信息化综合水平，以更好的状态投入到办公室的管理与服务工作中去。

（二）提升企业办公室的信息化建设

在信息时代全面来临的当下，要积极利用先进的信息技术和互联网手段提升办公室管理的信息化管理水平，以数字化管理实现资源的节约和管理效率的提升。一是要规划好办公室信息化建设的整体方案，使用适合企业实际情况的信息化软件，构建起先进的信息化管理平台与数字档案；二是要加大对企业信息化建设硬件设备的投资，淘汰老旧的电脑、扫描仪等设备；三是要做好企业内部资源的共建与共享，比如人力资源信息、生产资源管理信息、档案管理信息等，切实提升办公室管理的效率；四是要不断提升当前信息化设备的性能，包括设备性能与安全性能，做好风险识别，尽可能的从源头上杜绝网络安全隐患。

（三）强化企业信息化系统的安全管理

在企业办公室管理活动的实施中，除了应用先进的信息技术手段实现资源的共享，内部信息的快速沟通协调之外，还需要采取有效的手段来加强企业信息化系统的安全管理。互联网是一个开放的环境，企业的信息化管理的实施是建立在互联网的基础之上，众所周知，互联网不存在绝对的安全，病毒、木马、黑客等的攻击与破坏都会严重影响企业办公系统的正常运作，所以，要从人员管理、完善制度建立、加强技术防范等三方面来落实企业信息化办公系统的安全管理，确保企业管理工作有序安全开展。

三、结束语

综上所述，为了更好发挥出办公室的职能作用，协助企业做好各个方面的管理工作。必须从企业长远发展的角度出发，积极利用信息技术的优势，构建起高效的企业信息管理系统，利用信息技术的便捷性、及时性加强与各部门间的沟通以及信息交流，切实提升办公室的办公效率。同时，企业办公室管理部门间也要通力合作，对困扰和阻碍企业管理的因素进行持续的改革与完善，不断地优化企业管理流程，为企业的可持续发展做好后勤保障。